建设档案管理信息化

　　建设档案管理信息化标准规范建设，档案信息化是一项系统工程，其建设的最终目的是使各地区的档案信息资源库连成一体。为避免各级各地档案信息化建设各自为政，必须出台统一的规划、法规、标准与政策。

　　建设档案管理信息化

　　1.立法相对滞后

　　法律规范是由国家最高权力机关，按照一定的立法程序制定并依靠国家强制力保证实施的行为规范，表现形式一般是在有关法律文件中的禁止性条文、义务性条文、授权性条文等。

　　事实上，有关档案信息化的法律、法规建设问题是信息时代出现的一个新问题，一方面我国档案信息化建设起步较晚，基础薄弱；信息技术发展迅速等许多未来形势发展存在的大量不确定因素造成立法滞后。

　　另一方面由于各国政治、经济体制、科学技术发展水平的不同，以及文化传统、价值观念、文件与档案管理方式的差异，迄今出台的法律、行政与技术规范的内容不尽相同，但资源共享的共同目的又使各国朝着与国际接轨的方向努力。

　　立法滞后严重限制了档案信息化的发展，我们有必要学习和借鉴其他国家的先进经验，努力缓解信息技术的快速发展与法律、法规相对滞后之间的矛盾。

　　2.建立标准与规范

　　标准、规范是实施档案信息化建设的重要基础。数字资源形式是多样的，社会对数字资源共享的要求是广泛的，相关技术、设备是不断发展变化的，没有标准规范体系，数字资源难以确保其内容的长期保存、有效操作、数据交换、长期管理、资源共享。

　　在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形成各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。从信息化建设的科学性要求和解决目前信息化建设中突出存在的各自为政、相互封闭、重复建设的问题出发，在档案信息化建设中必须统筹规划，统一规范，制定统一的档案信息化标准规范，这是信息化建设的第一步。

　　所谓标准，“是对重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，经有关方面协商，由主管机构批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据”（《标准化基本术语》GB3935.1-83）。

　　所谓标准化，是指“在经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念，通过制定、发布和实施标准，达到统一，以获得最佳秩序和社会效益”（《标准化基本术语》GB3935.1-83）。

　　档案信息化的根本目标是实现档案信息资源的社会共享。档案信息资源共享体系建设是一个以档案信息资源库建设为核心，以信息技术应用为手段，以网络建设为基础的系统工程。档案信息资源共享体系建设涉及各种数据、网络建设和应用体系开发等各方面，档案信息标准是档案信息资源共享体系建设的重要保障。标准分国际、国家、地方三类，根据国际、国内标准及行业发展趋势制定出信息化过程中共同遵守的各项标准（原则上应与国际接轨）。

　　标准统一是网络互联互通、信息共享的基本要素。标准规范体系包括管理、业务、技术三个层面。管理性标准规范包括计算机安全法规与标准，工作人员、用户及设备管理规范，利用管理规定数字档案信息资源合法性的确认等。业务性标准规范包括术语标准以及相关电子文件和电子档案管理的标准、规范。技术性标准规范，可分为硬件、软件、数据标准等三方面。硬件包括计算机、网络服务器、网络通信等有形电子设备；软件包括系统软件和应用软件。

　　如Windows 2000、UNIX操作系统及数据库管理平台等系统软件是所有应用软件运行的基础，因此要求选用支持相同标准的同构平台。数据标准是确保档案数据的通用、共享与交换，确保在软、硬件环境变化时档案数据的完整、安全和有效。