纸质档案数字化整理

　　纸质档案数字化整理是采用扫描仪或数码相机等设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘等载体上，并能被计算机识别的数字图象或数字文本的处理过程。开展纸质档案数字化是规范档案管理、保护纸质档案的有效途径，更是现代社会对档案信息化发展的要求。大数据时代档案信息化的基础工作就是纸质档案数字化，将散存各部门、各单位的档案收集、归档、数字化，如何更好的为人民服务，为社会服务，是每个档案工作者的时代要求。

　　开展档案数字化项目时，首先要对本项目的工作内容进行调查研究，确定好工作思路和工作计划，有目的有计划的开展档案数字化工作。具体实施过程中，应按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）标准规范进行操作，本章简单谈谈档案数字化的前处理工作。

　　纸质档案数字化整理

　　一、《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）第七章数字化前处理

　　1、确定扫描页

　　原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

　　2、编制页号

　　（1）应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

　　（2）重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

　　（3）书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

　　（4）应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

　　3、目录数据准备

　　（1）按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

　　（2）对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

　　4、拆除装订

　　应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

　　5、技术修复

　　（1）破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。

　　（2）折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

　　二、档案数字化前处理相关要求

　　1、应对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性进行检查。档案实体有破损、残缺的要进行登记，征求档案保管单位同意后，对破损、残缺的档案进行裱糊抢救。档案目录错误的要予以修正，无数字化目录的要予以著录。

　　2、扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整处理，对错误、漏编的页号进行修正或补编页号。扫描工作结束，需对纸质档案进行恢复性、规范性整理装订。拆卷和装订不能损害档案原件。拆卷时不允许裁切档案纸张，装订时应尽量按原有顺序原孔装订，案卷不掉页，右边和底边整齐，左侧不及装订线的要加装订边。

　　3、如果该档案为涉密档案，则不能直接进行数字化，需使用涉密计算机进行操作，著录过程需要标记密级符号，题名、文号特殊处理，扫描件特殊存储。