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本文咱们来聊一聊企业为何要开展档案实现数字化建设?还有如何开展档案数字化建设?
档案实现数字化建设
一、企业为何开展档案数字化建设?
(1)为企业节省资金:档案数字化,就是把纸质档案用电脑来存储,可以减少人工,用材,印刷设备等费用支出。
(2)保护档案原件:企业档案的价值就在于利用,生产安全,企业管理,法律法规等方面都需要档案资料的支持,而纸质档案反复利用之后,都会造成一定的损坏与老化,进行数字化管理后只需电脑上进行利用即可,避免上述难题。
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(3)提高利用效率:档案数字化后,需要用到档案资料的时候,无需再进行查找翻阅,直接用电脑搜索该档案,系统立即弹出,并支持下载,打印,传输等功能。
二、如何开展数字化建设
(1)制定制度
1:根据企业的基本情况,制定按时归档制度,对于无法按时归档的人员进行严肃处理。
2:分配职责,相关资料由指定人员进行管理,使其相互监督,相互之间又为一个整体。
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3:培养良好习惯,对于新上传或需要销毁的档案进行详细处理,避免造成档案的杂乱不堪,不便于利用等后果。
(2)保密工作
对于企业来说,档案的重要性不言而喻,所以在数字化建设过程中,应制定严格规定,并加强相关人员的意识,确保档案资料不会被泄露以及损坏,以此来避免不可挽回的损失。
(3)体系建设
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对于档案的利用应该进行精细化管理,明确档案管理要求,培养专业档案人,极大程度的利用档案资源。
上述就是我对于档案数字化建设的,原因以及如何开展带来的解答。
我们都应该认识到,现在是信息化的时代!在某个方面来说,现在的市场竞争,就是企业之间对于信息的竞争,档案作为企业存在的基础是无法被替代以及舍弃的,所以,我们要想在这个竞争力巨大的市场中获得有利地位,就必须加快档案数字化建设!