青海档案数字化公司

　　毋容置疑，不管是在经济社会发展大局中，还是在青海档案数字化公司单位工作部署中，档案部门是个弱势部门。但是在互联网+信息化大背景下，档案部门迎来了难得的机遇，如果我们抓不住这次机会，那我们就正的失去了全面发展的机会。我们觉得“小档案也有大作为”，没有档案数字化，法院的信息化深度应用就大打折扣，档案信息化可以为智慧法院建设助力。通过近半年的不懈努力，取得了一些经验和成效。

　　档案信息化为智慧法院助力

　　人民法院档案，特别是诉讼档案,是国家重要的专门档案之一。做好法院档案工作，对维护司法公正、提高司法能力具有特殊意义。近年来，省高级法院以网上办公、网上办案为抓手，以电子文件同步生成归档和库藏档案数字化加工处理为切入点，不断促进法院档案信息化建设，把档案信息化建设作为全省法院一项战略性、基础性工作，为不断促进审判体系和审判能力现代化做出了不懈努力。

　　一、主要做法

　　（一）领会精神，精心准备。

　　一是认真学习贯彻最高人民法院办公厅关于推进人民法院档案数字化工作的通知精神，掌握工作要求，主动向院长办公会议汇报，争取院里和相关部门的支持。

　　二是深入有关部门进行调研学习，先后多次到省档案局、省保密办学习了解库存档案数字化工作流程和有关数字化过程中的保密要求。与行装处有关同志一起赴甘肃高院和兰州市中院学习了解数字化加工现场工作流程。

　　三是积极开展市场询价，先后与省内、省外有资质的四家公司进行询价，初步掌握了库藏档案数字化市场价格。四是积极做好数字化加工前期准备工作，办公室会同行装处就数字化加工所需的场地、灯光、桌椅、内网网线及插板、监控设备、工作人员休息区等进行了初步的协商和安排。

　　(二)攻坚克难，注重实效。

　　在工作中，我们深深地体会到，数字化加工重点是经费问题，关键是部门之间的协调配合，核心是确保数据质量准确可靠安全。

　　一是积极想办法筹措资金。由于数字化加工经费没有列入当年预算，且时间紧任务重，如果资金不落实，其他工作就无法开展。

　　根据我院数字化档案工作实际，向省财政厅呈送了《关于申请库藏档案数字化专项经费的报告》，院行装处领导向财政厅政法处有关领导当面汇报开展这项工作的要求和时限规定，并就具体事宜多次协调沟通，最后落实了180万元的数字化加工经费。

　　二是精心做好招投标工作。办公室档案科认真研究数字化加工技术参数和工作要求，负责制作招标需求，信息技术处负责技术把关，行装处负责招投标，各部门各负其责、通力协作，经过两次招投标，于去年8月16日完成了第二轮招投标事宜。

　　三是下大力气做好技术攻关。在数字化加工过程中，刚开始技术磨合阶段，数字化加工的需求与技术支持存在较大差距，各类技术问题层出不穷，制约了工作的有序开展。我们坚持问题导向，通过召开数字化加工例会等措施，先后解决了几十项关键技术问题，保障了数字化加工数据质量的准确可靠安全。

　　（三）细化流程，严格管理。

　　这次档案数字化加工，没有可资借鉴的经验，我们不断在干中学、学中干，为了确保完成院党组交给的这一光荣任务，牢固树立细节决定成败的理念，工作从细节入手，一开始就抓细抓小。

　　一是明确数字化加工的时间顺序。按照先易后难，档案年代由近及远，档案内容先民商事类后刑事类的先后次序，先诉讼档案后文书档案再基建档案、会计档案、声像档案、实物档案的次序有计划有步骤地对库藏档案进行集中数字化加工。

　　二是严格落实保密制度。在行装处、技术处的支持下，在档案库房楼道第一道门安装了一套门禁系统，只有数字化加工人员和档案人员可以进入，严把进人第一道关。配备保密柜，行李柜，凡进入档案加工现场，必须将手机等存入保密柜、行李柜。

　　同时，督促数字化加工公司在加工现场安装了8套监控系统，对加工现场24小时360度全方位监控，确保了审判秘密安全。

　　三是严把档案出库入库关。档案出库是数字化加工的第一道程序，档案的入库是数字化加工的最后一道程序。制作档案交接清册，做好档案出库前、入库前的清点、核查、交接工作，每一道工序均做到有据可查。

　　数字化加工结束后档案交接清册作为原始资料建档，为以后的查证提供第一手资料。做到基本数据心中有数，交接手续完备，入库时与出库数据一一对应，确保档案实体安全。

　　四是做好日常安全检查。坚持加工现场安全检查常态化，每天对加工现场的电源、暖气、消防设施进行专人检查记录，特别是对电源的开、关都落实责任人，杜绝安全隐患，确保加工现场安全，万无一失。

　　（四）统筹部署，狠抓落实。

　　最高法院办公厅《关于推进人民法院档案数字化工作的通知》要求，“在开展新生档案数字化的同时，各级人民法院应当加大力度推进库藏档案数字化工作。

　　高级人民法院完成全部库藏档案数字化处理；中级人民法院和基层人民法院完成全部库藏档案的数字化处理。”

　　一是及时传达学习最高法院办公厅《通知》精神。收到《通知》后，及时向院党组专题汇报，并将《通知》和院党组要求转发各中级法院，印发《关于深入推进人民法院档案数字化工作的通知》，对下一步工作提出要求。

　　二是制定《实施方案》。研究制定《档案数字化工作实施方案》，从目标任务、工作流程、方法步骤、工作要求等方面作出具体的安排部署，确保全省法院库藏档案数字化加工统筹推进。

　　三是对全省法院档案基本情况进行调研。根据调研和平时掌握情况看，全省法院档案人员兼职多，档案底数不清，数字化工作还没有引起足够的重视。为此，去年及时下发《关于加快推进库藏档案数字化工作的通知》，要求采取外包方式进行库藏档案数字化的，必须尽快完成招投标工作；要统一数字化加工标准，保证数字化工作质量；要严格遵守保密规定，保证档案实体和信息安全。

　　四是总结经验，方便下级法院借鉴。通过省高级法院数字化加工实践，我们总结出了一些可借鉴、可复制的经验。制作了浅显易懂的《青海省法院系统库藏档案数字化加工的若干问题》PPT，将高院的经验通过较简单的方式传达给各中、基层法院。建立“青海法院档案”的微信群，进一步加大交流联系工作力度。

　　二、经验和成效

　　一是领导重视是关键，档案工作得到了各级法院的普遍重视。省高级法院档案工作有如此成绩，是历届院党组高度重视的结果，特别是近年来主要领导亲自过问档案工作，听取工作汇报。

　　去年以来，董院长和分管院领导分别到档案部门检查指导，听取工作汇报。特别是根据库藏档案数量大、任务重、工期紧的现状，政治部为档案部门聘用3名档案人员，为数字化工作发挥了重要作用。

　　全省中、基层法院也初步认识到了档案信息化在智慧法院建设中的重要作用，开始谋划库藏档案数字化加工工作。西宁、海北、海南、玉树两级法院已经做了前期准备工作。

　　另外，先后有省档案局的领导、海西州档案局领导、青海电信公司主管档案领导和省直有关部门档案培训班人员到省高级法院档案室参观学习和检查指导工作。

　　二是坚持制度是保障，为下级法院积累了一些可复制可借鉴的经验。

　　档案工作事无巨细，我们在档案数字化工作中严格遵守国家有关安全保密的法律、法规和规范性文件。要求严禁发生失泄密事件，对于管理不到位，保密措施不严格，发生失泄密事件的要严肃追责。

　　外包档案数字化加工过程中，严格按照《档案数字化外包安全管理规范》的要求，确保数字化过程中档案实体和信息的安全。对涉密档案进行数字化加工时，严格执行《国家秘密载体印制资质管理办法》，委托具有相应资质的单位承担。

　　制作《案卷核实登记表》、《库藏档案统计表》、《借阅案卷登记表》、《档案数字化工作流程单扫描页码统计表》、《流程单、mdb模板、电子档案、实体档案页码核对统计表》等多个登记、统计类表格，通过制度规范保障了工作的顺利开展。

　　向省保密局提交《青海省高级人民法院库藏档案数字化加工情况说明》，严格审查投标单位的保密资质。去年以来，经过实践不断摸索，通过落实保密制度、例会制度、安全教育和日常巡检等措施，档案工作实现了“三个转变”，(即，实现了档案工作从幕后“守摊子”到台前服务的转变；实现了档案管理从粗放型向精细化的转变；实现了档案利用从简单调卷向数据深度应用转变。)并在全省档案工作会议上就档案信息化作了经验交流，为全省法院库藏档案数字化工作积累了一些可资借鉴的经验。

　　三是数据质量是核心，档案数据质量得到显著提升。

　　按照档案“存量数字化、增量电子化”要求，认真落实《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》，遵守“谁形成、谁立卷”原则，采取“书记员立卷、主办法官检查、审管办督查、档案部门接收”的方式开展电子诉讼档案接收。

　　针对案卷信息不完整、卷内目录不能反映案件材料信息，影像不清晰、扫描格式不统一、图像未压缩等问题，印发《关于规范纸质案卷材料扫描上传工作的通知》，进一步明确诉讼档案扫描范围、扫描技术标准、上传要求以及电子案卷归档签收等环节工作。

　　细化诉讼档案扫描挂接上传、纸质卷宗的装订，检查签字验收、入库等工作环节的规定，保证诉讼档案归档准确率和通过率。在数字化加工过程中严格工作流程，严把前处理、录入、扫描、图处、质检、装订、总检七个重点环节，在数据录入质量上下功夫。

　　同时，为了保证档案数字化加工数据质量，便于后期利用，全部采用分辨率不低于300dpi的全彩色进行扫描。通过加工人员自检、企业复检、档案人员抽检三道工序，确保合格率达到95%以上。

　　四是部门协调配合是基础，库藏档案数字化加工基本完成。

　　这次数字化加工，时间紧，任务重，内容多，要求高，不仅涉及部门多，而且关乎全省法院档案工作大局。我们深感责任重大，一开始就注重部门之间的协调配合，办公室加强与行装处、技术处、审管办协调配合，保障了工作顺利推进。

　　同时，加强衔接技术问题，使一些棘手的技术问题顺利得到解决。由于工期紧，档案科的同志自动放弃休息日，配合外包公司加班加点。从开始数字化加工处理，到所有纸质档案扫描结束。目前，库藏档案数字化加工工作已接近尾声，现正在进行涉密信息甄别、数据整合和深度融合。

　　近年来，省高级法院档案工作取得了一些成绩，这与省档案局和最高人民法院档案部门关心指导是分不开的，但与新形势对档案工作的新要求还有不少差距。主要表现在：一是档案制度化、规范化管理程度不高，特别是信息技术手段管理档案方面的措施研究不够；二是基层法院档案人员多为兼职档案员，系统培训少，专业素质缺乏、业务能力不强；三是档案信息化仍处于起步阶段，技术薄弱、经验不足，制约了工作深入开展。

　　下一步，我们按照省档案局、最高法院档案管理部门的要求以及省高级法院党组关于网上办案、网上办公和库藏档案数字化工作有关要求，加强信息技术在档案管理中的深度应用，发挥档案在智慧法院建设中的重要作用，强化档案工作提质增效和转型升级时机。

　　为人民法院信息化全面覆盖、移动互联、跨界融合、深度应用，透明便民、安全可控的信息化3.0版助力。更好地为审判工作和人民群众服务，把“死”档案变成“活”信息，切实发挥档案在服务民生方面的重要作用。