智慧电子档案系统，智慧电子档案系统怎么用

　　智慧电子档案系统：智慧档案馆是智慧城市中的一个子系统，“是适应大数据背景下的第四代档案馆，是继数字档案馆之后档案信息化发展的高级形态”。笔者认为，智慧档案馆的目标是实现跨时空的档案信息资源共享、跨平台的服务集成，使用户可以一站式获取所需要的档案信息资源。

　　一、智慧电子档案系统简介

　　智慧档案建设方案基于某司多年来在大数据、人工智能领域的技术积淀与建设经验，深度融合OCR识别、人脸识别、NLP及区块链等技术，支撑档案“数字化、数据化、知识化、智慧化”的档案“四化”建设，具有“自动高效、深度挖掘、智能利用、安全可控”的优势，集中表现为：

　　（一）提供高度智能化、自动化、低成本的档案数字资源建设方案，推进馆藏资源快速数字化；

　　（二）对于档案数字资源实现智能自动分类、著录、索引、关联，提升档案整理与管控效率；

　　（三）提供基于海量数据分布式存储、冷热分离、蓝光存储的档案资源保存与基于区块链的电子文件四性保证方案，解决海量数据下存储成本激增与电子档案“单轨制”应用等问题；

　　（四）基于档案资源构建档案知识图谱，实现对于档案信息的语义检索、智能检索、图谱检索、多维分析、智能编研，改变传统检索查全、查准率低、海量资料查阅鉴别困难的现状，降低档案信息获取成本，拓展信息获取边界，实现智能化检索利用；

　　（五）支持“国产自主、安全可控”环境。同时为档案信息安全提供基于人脸识别、认证/比对的强生物特征安全认证技术，提升档案信息系统安全保护能力,有力保障国家安全、社会秩序稳定与公民的合法权益。

　　二、智慧电子档案系统技术全景图

　　三、智慧档案“四化”设计理念

　　四、四性校验工具

　　基于《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894-2016，可自定义检测项目及标准，适用于归档、移交及长期保存过程中电子文件的四性校验。《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T 70—2018)由国家档案局正式发布。

　　五、文书档案自动著录

　　基于OCR+NLP技术，对于经全文识别的档案全文文本信息，聚合其文字及字坐标信息，通过命名实体识别及智能推理等方式，实现档案关键要素的自动识别与提取。可针对不同档案类型，提供自定义模板，支持不同档案类型的版式分析、识别提取要素设置与分析。

　　六、人脸识别技术——以图搜图

　　基于面部特征素材库，扫描历史已有照片、视频档案，进行匹配并关联已有特征库。对新入库的照片、视频，进行扫描匹配，并建立历史数据关联，支持图片与视频的人像检索、人名标识与快速关联整理。

　　采集已知个体的多张不同环境和时期照片进行识别，包括视频帧，对其进行著录、索引，构建面部特征素材库。

　　基于历史已有照片、视频及录像带资料，对其进行模数转换，形成数字化照片、视频库。

　　七、结束语

　　系统满足《电子档案管理系统基本功能规定》相关要求，实现电子文件采集、整理、归档及电子档案鉴定、保存、销毁、统计、编研、检索、利用、移交等全流程信息化管理。

　　传统的档案整理主要依靠档案业务人员对于档案进行基于经验的档案分类与保管期限鉴定，主观性较大；且由于档案部门人员有限，受人员基本业务素质与流动性影响，对于档案分类的准确性、时效性均有较大影响，往往易造成档案在集中归档时期大量积压，无法分类、鉴定的结果也直接影响档案形成数字化档案的转化效率。

　　人工智能中的OCR识别、自然语言处理技术，通过深度学习的机器模型，可实现对于档案影响的自动识别、分类，大大提高档案分类整理效率。目前已用于文书档案、不动产登记档案、诉讼档案等档案的整理与数字化加工流程中。

　　智慧电子档案系统怎么用

　　智慧档案馆是智慧城市的重要组成部分，智慧档案管理指的是采用射频识别技术，能对实体档案进行存、查、借、还、防等流通环节进行全面数据可视化的查询和管理。

　　据国家档案局统计数据，截止2016年，全国各级综合档案馆藏档案65062.5万卷，资料3968.2万册。除此之外，还有各类声像档案、以磁盘光盘为载体的电子档案、照片档案等。

　　每年全国各地的档案库房都要承担大量档案进馆储存任务，绝大部分档案库房已接近饱和。因此，如何更加高效的利用有限资源，限度的开发已有档案库房的保管能力，就成为急需解决的问题。

　　RFID技术应用优势

　　RFID技术即通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，无须人工干预，具有工作距离远、精度高、信息收集处理自动快捷等一系列优点，优于传统的手工录入方式，大大提升效率。

　　智慧档案管理特色功能

　　1.身份权限管理

　　对于工作人员以及外来人员发放一张RFID门禁卡，作为出入档案室的身份标识，用于身份辨识与查阅权限操作等。

　　2.精准的定位检索

　　在先进的RFID技术基础上，配合先进的软件系统算法和硬件部署，可以支持对档案的多种检索，并实现快速精准的定位。从而实现高效的档案检索、存取，提高档案的可管理性，提高工作效率。

　　3.档案的快速盘点

　　档案管理系统的查询子系统发出盘点指令，RFID手持机扫描档案标签，收集存储信息，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。盘点过程不需要打开档案袋即可完成对整盒档案的盘点。

　　4.一体化联动

　　系统支持门禁、视频监控、环境监控、LED公告显示等系统的一体化联动，从而使得这些独立的系统互相配合工作，实现化的功能应用。

　　应用案例

　　最高人民检察院

　　最高人民检察院档案馆共三层，总面积3800平米，馆藏量达90多万卷、件。需求文书、诉讼、音像、检查技术、实物档案和文件资料等多种形式的档案存放。项目需求数字化加工用房、实物档案修复室、裱糊修复室、有害生物防治室、影像放大冲洗室、复印室、视频阅览室、电子阅览室、电子文件采集室等16个功能用房和报告厅、服务厅、会议室、修史编志室、研讨室等。

　　通过此项目的建设，可使人民检察院档案馆成为集实体化与数字化、智能化有机统一的现代化、综合性档案馆，能够利用网络信息管理平台发挥档案的收集、管理、存储和利用等功能，能为院领导、机关干警、检查系统及其他有关单位提供更加便捷的服务。