婚姻档案整理服务公司

　　婚姻登记档案是婚姻历史的真实凭证和法律保障，为了确保婚姻登记档案管理规范化，方便婚姻登记当事人的查阅，婚姻档案整理服务公司与婚姻登记处合作为整理婚姻登记档案做了大量的准备工作，合理有效利用时间，对办理的婚姻登记档案进行整理归档，从整理、装订到归档，认真仔细核对检查每一份婚姻登记档案。确保婚姻登记档案的齐全和安全，防止档案的丢失。

　　婚姻档案整理服务公司婚姻登记档案数字化加工规范

　　一、参照的规范

　　婚姻登记档案数字化加工应参照下列规范：

　　DA/T 31—2017《纸质档案数字化规范》

　　DA/T 22-2015《归档文件整理规则》

　　DB35/T 161-2002《文书档案目录数据交换格式和著录细则》

　　二、数字化前处理

　　1．确定扫描页

　　应将纸质婚姻登记档案全部扫描。

　　2．编制页号

　　（1）应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

　　（2）重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

　　（3）书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

　　（4）应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

　　3．拆除装订

　　应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。

　　三、目录数据库建立

　　婚姻登记档案文件级目录应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）及福建省《文书档案目录数据交换格式和著录细则》

　　（DB35/T 161-2002）的有关规定。电子数据格式统一为DBF格式，目录数据结构必须完全符合标准要求。

　　1．目录数据准备：按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

　　2．对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

　　3．婚姻登记档案的文件级目录数据库结构：

　　（1）*为可选项

　　（2）“登记时间”即结婚、离婚、补发婚姻登记证的时间。

　　（3）“文号”即撤销婚姻登记时“决定机关的文号”。

　　（4）“文件时间”即撤销婚姻登记时决定机关发文的时间。

　　（5）婚姻登记档案的“类别号”由门类号（H）+婚姻登记档案类别号（J、L、BJ、BL、CX）构成，即：结婚登记类档案为“HJ”；离婚登记类档案为“HL”；补发婚姻登记证类档案（补发结婚登记档案为“HBJ”，补发离婚登记证档案为“HBL”）；撤销婚姻类档案为“HCX”。

　　（6）档号结构：全宗号—年度—类别号—目录号—馆编卷号。

　　四、档案扫描

　　1．基本要求

　　档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果接近档案原貌。

　　2．扫描设备

　　（1）扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

　　（2）应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

　　3．扫描色彩模式

　　为保留档案原件信息，全部采用彩色模式进行扫描。

　　4．扫描分辨率

　　扫描分辨率为300dpi，应保证扫描后图像清晰、完整。

　　5．存储格式

　　（1）纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、PDF等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

　　（2）同一批档案应采用相同的存储格式。

　　6．图像命名

　　（1）应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

　　（2）应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。扫描文件的存放路径应根据档号命名格式逐级建立四级文件夹存放。第一级文件夹以“全宗号”命名，第二级以“全宗号-年度”命名，第三级以“全宗号-年度-类别号”命名，第四级以“全宗号-年度-类别号-目录号”命名，扫描文件放在第四级文件夹中。

　　五、图像处理

　　1．旋转及纠偏

　　对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

　　2．裁边

　　如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至

　　3毫米处裁剪图像。

　　3．去污

　　如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

　　4．图像质量检查

　　（1）数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。

　　（2）对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。

　　（3）数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　（4）对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。

　　六、数据挂接

　　1．应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

　　2．逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

　　七、数字化成果验收

　　纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、存储载体等。进行验收时，抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。

　　八、档案装订

　　1．纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

　　2．婚姻登记档案宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。