工程档案系统（工程档案系统对档案的功能和作用）

　　工程档案系统数字化不仅仅意味着技术的变革，更意味着以人为关键因素的管理方式的变革。通过实践案例可以看出，建设工程档案管理系统，使得企业能够通过信息化技术，提高档案管理的整体水平和质量。

　　这不仅有利于规范化管理工程档案，减少人力资源消耗，同时能推动企业知识资源的沉淀与传播，为企业的不断创新和进步提供源源活力。相信，以数字化赋能工程档案管理，让信息技术融入档案管理的方方面面，将会为企业带来的效能回报。

　　工程档案记录了工程项目建设生产活动的全过程，是工程项目不可或缺的一部分。对于企业来说，该如何布局规范化的工程档案管理系统呢？从下面这几个方面为大家分享一下。

　　1、工程档案有什么特点？

　　工程档案，是指工程从提出、立项、审批、设计、监理至验收等全过程中形成的应当归档保存的材料，包括文字、表格、声像，图纸等各种载体材料形式，是工程项目不可或缺的一部分。

　　2、工程档案为什么这么重要？

　　一方面，工程档案是项目竣工验收的必备依据。如果工程档案资料在建设过程中发生了遗失、损毁等情况，将会导致工程验收不能顺利进行。另一方面，工程档案是已完工项目进行维护、维修、改造的重要依据，如果没有妥善管理，工程后续工作将难以推进。从长远来说，工程档案是工程质量的重要凭证，也是储备工程技术、工程经验的重要载体，具有重复利用、提供借鉴以及促进创新的重要价值。

　　3、工程档案管理的难点在哪？

　　管理难度大、检查强度大。为了保障工程的正常进行，工程档案资料必须确保真实、准确、完整，与工程实际相符合。此外，工程资料的归档、立卷等步骤需按照严格而细致的要求来执行，这些在《建设工程文件归档整理规范》都有相关规定。

　　时间周期长、工作量大。无论是新建、改建、扩建等建筑工程，工程档案管理需覆盖工程项目前期、工程建设期和竣工验收期等阶段，时间可能长达数年，工作量大，耗费人力大。

　　标准化难度高。工程项目中包括有建设、勘察、设计、施工、监理等单位的参与，涉及组织及环节多，管控难度高。

　　综上所述，企业在工程档案管理的推进过程中，往往面临着诸多挑战。

　　工程档案管理系统实践

　　在引进工程档案管理系统前，公司的工程文件和档案资料分散在各部门员工电脑上，未形成统一化归档。这不仅给档案管理带来了诸多掣肘，员工查阅、利用的效率亦有待提高，公司亟需一个统一的平台来实现规范化管理。

　　为此，经过多方考察，引进了工程档案管理系统。系统针对在工程档案管理工作中遇到的难点，作出了以下部署：

　　01、统一平台管理，工程档案系统全把控

　　针对工程档案资料分散的情况，为其构建了一个一站式工程档案管理平台。企业通过一个平台，即可完成各类工程档案从起草、录入、归档到再利用等的全生命周期管理，并能对实体与电子档案实施同步管理。

　　应用后，无论是工程实施过程中的过程文件，还是项目结束后的成果文件，都能集中统一实现规范化归档。保障了归档及时性的同时，也能通过档案到位情况，实时对工程项目进度进行监控，推动了工程管理效率的提高。

　　02、有序化分类，满足规范管理需求

　　通过自定义分类及属性的功能，按不同船舶工程项目对进行了档案分类，并根据管理需求在对应分类下进行档案立卷，规范收录从工程项目从招投标阶段、立项阶段、建设阶段到竣工验收阶段的各类报告、设计图、合同、审批等材料。属性明确，分类清晰，员工可快速查找到所需档案，后续的统计、分析也有了支撑。

　　03、依权限利用，兼顾安全与高效

　　在项目工程的推进过程中，员工常常需要进行档案的查询、借用等。这时候，通过受权限管控的搜索、借还功能，即可在保障安全性的前提上，实现档案的高效协作与利用。

　　检索功能：应用搜索平台，员工可随时随地在PC或移动端上，通过组合关键字、组合搜索条件或者是二次搜索等方式，快速、精准找到所需档案。搜索结果将会依权限展示，仅拥有对应权限的用户才能查看。

　　借还功能：员工通过借阅流程，即可申请以线上、线下或线上线下结合的方式借用档案。借还过程通过流程化处理，申请人、借阅用途、归还日期都会一一自动登记，便于追溯。此外，管理人员可通过统计功能，直观查阅工程档案的利用情况，助力档案管控更到位。

　　工程档案系统对档案的功能和作用

　　伴随着电子信息技术的飞速发展，建筑资料管理方法也产生很大的变化，从传统的的档案保管向智能化档案保管全过程已不可避免。怎样在新的态势下，加强档案资料数字化管理，充足研发和运用工程档案系统也变成人们关心和考虑的话题讨论。

　　工程档案系统对档案的功能和作用

　　一、工程档案系统的运用基本原理：

　　1、工程档案系统将工程施工管理中相关品质动态控制的各类文档.检验数据信息等品质保证材料在电子计算机中开展储存.查看.解决，充分利用网络开展相关资料的在网上送检.审核.品质签认工作中，完成施工质量的动态控制，减少报审周期时间，保证管理资料的电子化纪录和全自动存档梳理。

　　2、根据依靠电子计算机进行数据信息键入.导出及复印作用，将繁杂.混乱的材料定编.梳理和查看工作中越来越简易.轻轻松松和井然有序，使材料管理者可以便捷和便捷地定编各种各样施工工艺用表，明显提高效益。

　　3、根据系统软件标准和合理的材料管理体系，可以集中体现工程施工管理的程序化交易规范性和系统化，让施工资料可以真真正正详细体现工程施工流程的实际情况，进而协助各相关责任人能够更好地掌握和把握施工质量，保证建筑项目的质量管理，提升建设项目的品质管理能力。

　　二、中博奥软件工程档案系统的作用

　　1、提高工作效率

　　档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源;如发现漏输的档案信息，

　　可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。

　　2、能够更好地开发档案内容信息

　　应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。

　　档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。

　　3、更好地实现档案保密功能

　　一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。

　　档案管理系统软件还配备了电子锁，这样便可以锁、机分离，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。

　　过去工程项目施工技术资料的搜集整理，一直以来以人力填写.手工制作测算.打印纸张传送的传统式方法开展管理方法。现如今可以选用工程档案系统，逐步推进工程项目施工技术资料的“自动化技术.电子化”，进行材料在小区业主.工程监理和施工方相互之间的全过程动态性网络化管理和工程施工质量的实时监控系统。