水利水电工程档案管理办法（水利工程档案整理规范）

　　水利水电工程档案管理办法：水利工程建设项目档案，真实记录和反映了项目建设的全过程，是工程建设管理、质量监督、资金监管的重要依据，也是工程运行管理、维修养护、改造扩建的重要依据。当前，水利工程建设项目数量多、规模大、投资高，做好水利工程建设项目档案工作意义重大。

　　为了加强水利工程建设项目档案规范化管理，水利部贯彻落实《中华人民共和国档案法》《政府投资条例》《建设项目档案管理规范》等法律法规和规范要求，修订印发了《水利工程建设项目档案管理规定》（以下简称《规定》）。

　　主要是强化了水利工程建设项目有关单位的职责任务、项目文件管理要求，细化了竣工图编制、项目文件归档程序和归档时间等具体要求，使水利工程建设项目档案管理更切合项目实际、更具可操作性。《规定》为水利部规范性文件，共八章四十五条，自2021年6月28日起施行。

　　修订必要性

　　水利工程档案是水利工程项目建设管理的重要内容，当前全国各类水利工程建设项目全面推进，工程档案管理方面还存在一些突出问题。

　　一是重建轻管的现象较为普遍。工程建设各有关单位对档案工作不够重视，项目法人和参建单位在项目文件管理人员、项目档案管理人员、档案工作经费等方面配置不足、力量薄弱，重视工程建设进度和质量，轻视项目文件和档案管理等基础性工作，档案完整性、准确性上出现较多问题。

　　二是参建各方对工程档案管理职责的理解存在偏差。许多参建单位认为水利工程档案管理是项目法人的职责内容，监理、施工等单位只要把建设过程中形成的文件材料交给项目法人整理就可以；项目法人各业务部门也认为文件材料整理归档等工作应该由档案管理部门负责，业务部门干好业务工作就行。这些认识上的误区影响了工程档案管理的质量。

　　三是竣工图编制存在问题较多。竣工图编制说明、编制依据、修改和重绘要求、竣工图折叠、竣工图章和竣工图审核章使用、档号章填写等方面还存在与规范要求不一致的问题。

　　《规定》就当前水利工程建设项目档案管理面临的突出问题提出了针对性要求，特别是强化工程档案与工程建设同步管理，要求把档案工作融入建设管理全过程，纳入建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制。

　　确保实现档案工作与项目管理的深度融合，确保工程档案完整、准确、系统、规范和安全，满足水利工程建设项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。

　　明晰职责任务

　　水利工程项目建设规模大、参建单位多，文件材料涉及面广、归档部门多，必须要明晰项目法人、参建各单位对工程档案的管理职责，才能实现统一管理、统一制度、统一标准的档案管理要求。《规定》分别对项目法人、项目法人档案管理机构、项目法人建设管理相关部门、参建单位所要履行的职责任务进行了明确要求，确保权责清晰、各负其责，共同做好工程档案管理工作。

　　项目法人主要履行职责任务

　　项目法人对工程档案工作负总责。

　　一是要明确档案工作的分管领导，设立或明确与工程建设管理相适应的档案管理机构；建立档案管理机构牵头、工程建设管理相关部门和参建单位参与、权责清晰的项目档案管理工作网络。

　　二是要制定项目文件管理和档案管理相关制度，包括档案管理办法、档案分类大纲及方案、项目文件归档范围和档案保管期限表、档案整编细则等。

　　三是要在招标文件中明确项目文件管理要求。与参建单位签订合同、协议时，应设立专门章节或条款，明确项目文件管理责任，包括文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任。

　　四是要建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成与收集、整理与归档等情况进行考核。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履约情况做出评价；在合同款完工结算、支付审批时，应审查项目文件归档情况，并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付前提条件。

　　应将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划、同步实施。

　　五是对档案主管部门和上级主管部门在项目档案监督检查工作中发现的问题要及时整改落实，对检查发现的档案安全隐患应及时采取补救措施予以消除。

　　项目法人档案管理机构主要履行职责任务

　　档案管理机构是统筹协调工程档案管理各项工作的核心部门。

　　一是要组织协调工程建设管理相关部门和参建单位实施项目档案管理相关制度。二是要负责制定项目档案工作方案，对参建单位进行项目文件管理和归档交底。

　　三是要负责监督、指导工程建设管理相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作。

　　四是要组织工程建设管理相关人员和档案管理人员开展档案业务培训。

　　五是要参加工程建设重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、专项及阶段性检查和验收。

　　六是要负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。七是要负责项目档案的接收、保管、统计、编研、利用和移交等工作。

　　项目法人工程建设管理相关部门主要履行职责任务

　　一是要负责对水利工程建设项目技术文件的规范性提出要求。

　　二是要负责对勘察、设计、监理、施工、总承包、检测、供货等单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。

　　三是要负责对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。

　　参建单位主要履行职责任务

　　参建单位是开展工程档案收集整理归档的主体。

　　一是要建立符合项目法人要求且规范的项目文件管理和档案管理制度，报项目法人确认后实施。

　　二是要负责本单位所承担项目文件收集、整理和归档工作，接受项目法人的监督和指导。

　　三是监理单位要负责对所监理项目的归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审查，形成监理审核报告。

　　明确归档要求

　　工程档案必须真实、准确，与工程实际相符，项目文件材料整理归档要保证格式规范、内容准确、文字清晰、页面整洁、编号规范、签字及盖章完备等规范要求。

　　强调照片、声像档案收集整理归档

　　照片和音视频文件归档是工程档案管理中的薄弱项，很多单位对其重视程度不够，把归档文件狭隘理解为纸质文件，导致档案收集不完整、整理不规范等现象比较突出，造成无法弥补的损失。

　　《规定》特别强调，水利工程建设项目重要活动及事件，原始地形地貌，工程形象进度，隐蔽工程，关键节点工序，重要部位，地质、施工及设备缺陷处理，工程质量或安全事故，重要芯样，工程验收等，必须形成照片和音视频文件，并按照相关档案管理规范进行整理归档。

　　确定工程档案的归档范围

　　《规定》附件2中制定了水利工程建设项目文件归档范围和档案保管期限表，从前期工作、征地补偿与移民安置、建设实施（工程建设管理文件、招标投标/合同协议文件、施工文件、设备制造/采购文件、信息系统开发文件、监理监造文件、科研项目文件）、生产准备/试运行、竣工验收等5个类别提出了167方面应归档文件材料的范围，并注明了保管期限。

　　这个归档范围和保管期限是从全国各类水利工程建设项目中总结归纳的，结合到具体的水利工程建设项目，必须根据实际情况，由项目法人技术负责人牵头、各工程建设管理部门和参建单位技术负责人员、档案员参加，共同研究制定适合本项目实际的文件归档范围和档案保管期限表，印发工程管理各部门和各参建单位对照执行，确保应归档文件材料收集齐全完整。需要提醒注意的是，该文件归档范围不能直接作为项目档案分类方案使用。

　　建立工程档案审查机制

　　项目法人与参建单位按照职责分工，分别组织对归档文件进行质量审查。

　　一是施工文件、设备采购制造文件，参建单位组卷、整理完毕并自查后，依次由监理单位、项目法人工程建设管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。

　　二是信息系统文件，参建单位组卷、整理完毕并自查后，依次由监理单位、项目法人信息化管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。

　　三是监理文件、总承包文件、科研项目文件和第三方检测文件，有关单位组卷、整理完毕并自查后，依次由项目法人工程建设管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。四是项目法人各部门文件，依次由部门负责人、项目法人档案管理机构进行审查。各审查责任主体对审查发现的问题，要形成记录并反馈被审查单位，被审查单位要及时整改，形成整改闭环，合格后方可归档。

　　明确各类文件归档时间

　　项目文件何时归档，一直以来都是项目法人相关部门和参建单位牵扯不清的地方，很多项目建设都出现项目文件归档迟滞的现象，有的项目甚至出现参建单位承担工程完工验收几年后其文件尚未归档移交的情况，直接影响到项目后续验收等相关工作的开展。《规定》从11个方面明确各类文件的具体归档时间，要求相关文件要经规范整理及审查后及时归档。

　　一是前期文件在相关工作结束时归档；

　　二是管理性文件宜按年度归档，同一事由产生的跨年度文件在办结年度归档；

　　三是施工文件（含竣工图）在项目合同验收后归档，建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档；

　　四是设备制造采购文件在相关工作完成后归档；

　　五是信息系统开发文件在系统验收后归档；

　　六是监理文件在监理的项目合同验收后归档；

　　七是第三方检测文件在检测工作完成后集中归档；

　　八是科研项目文件在结题验收后归档；

　　九是生产准备、试运行文件在试运行结束时归档；

　　十是实行总承包的项目文件在项目合同验收后归档；

　　十一是各专项验收和竣工验收文件在验收通过后归档。

　　明确项目档案管理卷要求

　　项目法人档案管理机构负责建立项目档案管理卷，是《建设项目档案管理规范》中提出的要求，在实际工作中也特别具有现实需求。

　　《规定》明确提出，要把项目建设过程中形成的包括项目概况、管理办法、分类方案、整理细则、归档范围和保管期限表、标段划分、参建单位归档情况、档案收集整理情况、交接清册等凡是能说明项目档案管理情况的有关材料组成专门案卷。

　　待项目竣工验收后，无论是移交工程运行管理单位、项目主管部门、档案馆或者是其他管理人员都可以一目了然地通过项目档案管理卷了解该工程档案相关情况，方便档案管理和档案检索利用。

　　《规定》还对项目电子文件和电子档案管理、档案验收与移交等进行了明确规定，附件1对水利工程建设项目竣工图编制要求从6个方面予以专门表述，方便档案管理人员对照执行。

　　水利工程档案整理规范

　　《水利工程建设项目档案管理规定》

　　1、什么是水利工程档案？

　　水利工程档案是指水利工程建设项目根据水利工程建设程序在工程建设各阶段（前期工作、施工准备、建设实施、生产准备、竣工验收等）形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　2、水利工程档案的特点

　　专业性：是水利工程建设活动的真实记录，包括了工程勘察、设计、地质、水文、测绘、地震、建筑施工、设备制造及安装、安全监测、水土保持、环境保护、自动化、科研等专业内容；

　　成套性：围绕一个工程项目，规律的形成了一系列相关文件材料，记载和反映了这一工程项目建设活动全过程和成果，构成了一个工程建设项目完整的整体；

　　现实性:具有较强的现实实用性。

　　3、档案归档的几大关键词

　　案卷——指由互有联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。组卷原则是遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系和案卷的成套性、系统，便于档案保管和利用；

　　档号——是指以字符形式赋予档案实体的用于固定和反应档案排列顺序的一组代码；

　　工程文件归档——是指工程项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设管理单位移交经组卷整理的全部相应文件材料；

　　案卷目录——登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录；

　　卷内目录——登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

　　4、归档依据

　　水利部发布《水利工程建设项目档案管理规定》（水办［2005］480号），自2005年12月10起施行。电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002

　　第一章总则

　　第一条为加强水利工程建设项目（以下简称"水利工程"）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。

　　第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。

　　第四条本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。

　　第二章档案管理

　　第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

　　第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。

　　第七条项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

　　第八条勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

　　第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

　　第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。

　　第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

　　第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。

　　第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》。

　　第三章归档与移交要求

　　第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。

　　第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

　　第十六条水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

　　第十七条水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T1182-2000)。归档文件材料的内容与形式均应满足水利工程档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。

　　第十八条竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"，有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：

　　（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；

　　（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；

　　（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"。

　　第十九条水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。

　　第二十条电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

　　第二十一条项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：

　　（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；

　　（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；

　　（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；

　　（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料。

　　第二十二条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

　　第二十三条工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。

　　第四章档案验收

　　第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。

　　第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。

　　第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。

　　第二十七条水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。

　　档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。

　　第二十八条档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。

　　第二十九条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：

　　（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；

　　（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；

　　（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；

　　（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；

　　（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；

　　（六）验收组成员进行综合评议；

　　（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；

　　（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。

　　第三十条档案专项验收意见应包括以下内容：

　　（一）工程概况。

　　（二）工程档案管理情况：

　　1、工程档案工作管理体制与管理状况

　　2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量

　　3、竣工图的编制质量与整编情况

　　4、工程档案的完整、准确、系统性评价

　　（三）存在问题及整改要求。

　　（四）验收结论。

　　（五）验收组成员签字表。

　　第五章、附则

　　第三十一条本规定由水利部负责解释。

　　第三十二条本规定自2005年12月10日起施行，原水利部制定的《水利基本建设项目档案资料管理规定》（水办[1997]275号），同时废止。