人事档案整理外包（档案整理外包服务方案）

　　中博奥人事档案整理外包公司：可为企业提供人事类档案整理、装订、入盒入库服务。丰富的档案整理经验，专业的硬件设备，提高档案整理工作效率，让企业档案管理更加规范。

　　档案管理是每个企业管理工作的重要一部分，是提高企业工作质量和效率的条件，档案在人们社会活动中起到不可替代的作用，特别是当今社会日新月异，就比如就业、失业、退休等变化，使档案整理变得十分重要。

　　很多员工进入企业时是一张表，出去时还是一张表。更有甚者，这个员工一走，这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了，这实在是大错特错的事。

　　人事部门对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人，说不定哪一天企业的员工成了名人，他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张，但并非没有可能。

　　人事部门应该加强员工档案管理，每年补充、更新员工档案内容，准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年，档案就应该记载多少年的主要成长历程。

　　企业人事档案应该成为员工成长的断代史。

　　但是很多企业在档案整理外包的过程中，因缺乏对档案整理外包的重视，导致档案整理外包业务很难顺利进行，不仅制约了自身的档案工作效率，同时也会为自身档案管理带来更大的风险。因此，要规避自身所带来的风险，则需要相关企事业单位必须重视自身的档案整理外包。

　　首先，应重视档案整理外包中介机构单位的选择，不能过于盲目。

　　其次，企事业单位自身的档案整理外包应结合自身的实际情况考虑，要明白外包的目标和要求是为了自身档案管理更加规范化，同时也为了顺应市场的发展需求升级档案工作，为自身的发展奠定基础。

　　再次，应实施科学的沟通和监控。很多情况下，企事业单位与中介机构两者之间缺乏有效的沟通，从而影响到档案整理外包的顺利进行，甚至引发更多的档案管理风险等。因此，双方都应重视相互之间的交流和沟通。

　　人事档案整理外包工作内容包括:档案整理，排序，编制案卷号，档案装订，粘贴卷脊，案卷目录著录，卷内目录著录、归档文件目录著录，打印案卷封面，案卷目录，卷内文件目录，全引目录，文号索引等。装盒排序，填写并打印盒脊，按进馆要求将缺漏项目补充完整，使之达到进馆标准。

　　一、档案规范整理

　　我们拥有专业的档案管理团队，同时与档案馆有良好的沟通机制，承接各类档案整理外包服务，我们可以为党政机关、事业、企业、社会团体、工程建设业主等单位进行档案规范化整理。

　　我们熟练掌握国家、省、市相关档案管理要求及各类业务标准，并结合客户特点，使其档案规范、科学、合理、利用方便，达到国家、省级、市级档案管理等级认证、年检或专项验收等标准。尤其在文书档案、工程档案、人事档案、业务档案、会计档案整理方面，拥有较多成功经验。

　　二、档案数字化服务

　　我们已取得重庆市国家保密局颁发的《涉密档案数字加工资质》，拥有数字化加工软件、先进的扫描设备及专业的数字化加工团队，可以提供专业的纸质档案数字化加工，包括数字档案室建设、历史档案数字化处理等。

　　我们的理念不是单一的追求数字化产量和效率，而是根据客户档案纸张质量、档案年代、文字幅面、字迹、黏贴情况以及扫描需求，选择最合适的数字化流程、设备及操作方式，以最大程度地保护原始档案为前提，得到最高数字化加工质量。对于历史档案数字化同时我们还可提供档案修裱技术服务。

　　我们还可以提供音视频等多媒体数字转换处理等加工服务，如供数据刻录备份、影视光盘制作、音视频磁带翻刻转换等。

　　三、档案实务培训

　　我们既有对员工内部实施培训，也可以为客户提供档案方面相关业务培训服务。从档案管理的超前控制理念出发，我们可以提供档案意识宣贯、档案收集动员、档案基础知识培训。

　　我们还可以对客户职能分部门进行具体培训指导，尤其适合工程档案专兼职档案员、施工方、监理方的培训。我们之所以认为做得更出色，是因为我们不仅是理论知识的传授，而是更着重于理论应用于实际操作，并结合多年的业务实践经验。所以客户反馈我们的信息多是培训很受参训人员的欢迎，培训收到了良好的效果。

　　四、档案场馆建设与维护

　　公司拥有成熟的档案场馆建设及日常管理模式，针对企业档案库房紧张、档案设施设备不齐全、档案管理制度不健全、档案管理人员不专业、档案管理成本较高等问题提供完整的解决方案。

　　可为企业建立标准化档案场馆，建立管理制度、设施设备采购及人员培训；也可派驻专业档案管理人员进行日常档案的收集、维护。同时，为企业提供已建档案场馆的后期维护工作，对逐年更新的档案材料进行归档，根据单位需求提供整理、数字化等精准服务。

　　五、档案咨询服务

　　我们会结合客户实际需要制定咨询服务方案，有计划地提供档案业务指导。公司派遣的咨询顾问均为资深档案管理员。咨询服务期间也可培养专、兼职档案员。我们还可提供档案全程管理跟踪服务，此项服务在工程建设档案管理项目实施较多，如阿里巴巴新办公大楼工程项目。软件系统开发需求设计和咨询指导，如外海集团档案系统软件开发项目。

　　我们还可以提供档案外包监理服务。当机关、企事业等单位档案工作外包时，我们可以提供第三方全程监理服务，审核报价、服务方案，提出合理建议，并对服务商的工作质量和进度监控和督促，让客户的档案工作科学规范、有效管理、利用方便。

　　六、档案管理软件开发

　　我们拥有专业的开发团队，可针对不同企业的需求提供适合企业的档案管理系统解决方案。我们将通过对档案集中管理结合权限分配机制，实现企事业单位电子档案从收集、整理、鉴定、保管、统计、检索到利用、编研等一系列档案管理过程的管理。

　　同时，依托目前比较成熟的无线移动网络、互联网及多媒体技术，通过各种移动设备（如手机、平板电脑等）实现档案工作者随时随地的进行档案数据的查询、浏览与借阅的档案馆（室）信息的平台。

　　档案整理外包服务方案

　　DA/T68.4—2022《档案服务外包工作规范第4部分:档案整理服务》

　　1、范围

　　本文件规定了档案整理服务外包工作中发包方工作规范、承包方工作规范、信用评价与质量监督的要求。本文件适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织开展不涉及国家秘密的传统载体档案整理服务外包工作。

　　2、规范性引用文件

　　下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

　　GB/T17242投诉处理指南

　　DA/T68.1—2020档案服务外包工作规范第1部分:总则

　　3、术语和定义

　　下列术语和定义适用于本文件。

　　3.1档案整理archivesarrangement

　　按照一定的原则，对档案实体进行鉴定、审核、分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。

　　[来源:DA/T1—2000，5.1，有修改]

　　3.2档案整理外包

　　archivesarrangementoutsource

　　发包方根据需要，对指定范围内的档案，将档案整理(3.1)工作部分或全部委托给承包方的行为。

　　3.3档案整理服务

　　archivesarrangementservice

　　承包方根据合同约定，按照一定的原则和方法，对发包方指定的待整理档案提供特定服务，以满足发包方需求的行为。

　　3.4整理服务项目组

　　archivesarrangementserviceprojectteam

　　承包方根据发包方的业务需求、档案特点及其管理要求，为完成发包方的档案整理任务而建立的工作组。

　　4、发包方工作规范

　　4.1总体要求

　　发包方应按照DA/T68.1的规定，坚持合法、安全、可控原则确定档案整理服务外包范围，开展外包工作。根据国家法律法规，结合各地区政策实际，选定符合条件的承包方，签订服务合同和保密协议，并履行组织、管理、检查、验收责任，做好对外包项目全过程、全方位的管控。

　　4.2前期准备

　　4.2.1发包方应提供待整理档案的清单。

　　4.2.2发包方应提供与档案安全保管和整理工作量匹配的场所、设施、设备。

　　4.2.3发包方应组建档案整理外包工作小组，指定专人负责与承包方对接，有序推进档案整理服务外包工作。

　　4.2.4发包方应明确档案整理的工作内容、工作要求和应遵守的规章制度，审定承包方的整理服务方案，与承包方做到权责明晰。

　　4.2.5发包方应与承包方履行待整理档案的交接手续，做好清点交接工作并形成交接文据。交接文据上应区分类别，标明数量、移交人、接收人和移交时间等内容。

　　4.3人员管理

　　4.3.1发包方应对承包方整理服务项目组人员名单的确定与调整进行审核备案(备案表参见DA/T68.1—2020附录B)，并对承包方整理服务人员的情况进行监管。

　　4.3.2除发包方档案整理外包工作小组人员及承包方档案整理服务项目组的人员，凡进入整理场所的其他人员应履行登记手续。整理场所人员进出登记表参见附录A。

　　4.3.3外单位人员及承包方非整理服务项目组备案人员，均作为访客管理。访客进入整理场所应经发包方审批。访客进入整理场所审批表参见附录B。

　　4.4场所管理

　　4.4.1档案整理场所一般宜安排在发包方的办公地点，确需安排在承包方提供的场所，应在合同中明确责任。

　　4.4.2档案整理场所应符合安保、消防等档案安全管理要求。

　　4.4.3档案整理场所应设置档案存放区、工作区。整理场所外应配备专柜，供存放私人物品。

　　4.4.4发包方和承包方应落实专人，加强整理场所管理。

　　4.4.5发包方应对整理场所进行定期或不定期的巡查并建立台账。台账应反映检查时间、检查人、检查事项、存在问题、整改措施及落实情况等。

　　4.4.6整理场所应安装视频监控系统，实施全方位监控，重点覆盖档案整理场所的门窗、档案存放区、工作区，监控应避免直接摄录档案内容。视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月。

　　4.4.7发包方应定期对视频进行回放检查，并建立回放记录台账。档案整理场所设于承包方的，应要求承包方移交视频监控数据及回放记录台账。

　　4.4.8进出整理场所人员不应携带照相机、摄像机、手机、电脑、移动存储介质等电子设备和智能穿戴设备。确需携带的，应经发包方安全检查，形成进出场记录，并指定专人管理。

　　4.4.9档案整理场所内除档案和必备的工具器材设备之外，严禁存放任何易燃易爆危险品，严禁将火柴、打火机、水杯、饮料、食品、动物等私人物品带入档案整理场所。

　　4.5设备管理

　　4.5.1发包方应做好整理服务所使用的信息设备和存储设备的管理。

　　4.5.2整理服务入场时，发包方应做好设备的信息安全技术检测和登记工作，并采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口。

　　4.5.3整理服务过程中，应对设备使用情况进行检查，严禁连接互联网和其他公共信息网络，严禁档案服务项目组工作人员擅自删除或下载档案数据。

　　4.5.4整理服务撤场前，发包方应对承包方携带的设备进行信息安全技术检测，彻底清除整理服务过程中产生的所有数据;或者由承包方按合同约定将设备移交发包方。

　　4.6过程管理

　　4.6.1发包方应加强对承包方档案服务过程中安全保密工作的监督检查，及时消除安全隐患。

　　4.6.2发包方应对承包方的实施质量进行监督检查，必要时引进第三方机构进行服务监管。

　　4.6.3发包方应及时协助解决承包方在档案整理服务过程中发现的档案应归未归、缺章少页、无处理结果等相关问题并做好收集、增补等工作。对确实无法收集、增补的，应出具情况说明。

　　4.6.4发包方应定期听取承包方档案整理工作的进度汇报。发现实施进度与计划出现偏差、发包工作量与合同约定有出入等情况，双方应及时沟通，必要时签订补充协议。

　　4.6.5发现档案丢失、损毁、信息泄露等情形的，发包方应采取应急措施并及时向同级档案主管部门报告。

　　4.7项目验收

　　4.7.1发包方在确定项目完成后，应及时组织验收。

　　4.7.2档案数量较大、服务周期较长的项目，发包方可组织阶段性验收。

　　4.7.3发包方应以国家有关标准规范和档案整理外包项目形成的招投标文件、合同、整理服务方案等为验收依据，从工作责任制和管理制度落实情况、整理场所设施设备配置使用情况、人员管理情况、整理服务质量情况、合同履行情况等方面进行验收。

　　4.7.4整理服务质量主要从分类的准确性、文件和案卷排列的合理性、著录的规范性、条目数据与档案实体对应关系的一致性、档号编制的准确性等方面进行抽查，抽查比例不应少于各类档案总量的20%。整理服务质量准确率要求达95%及以上，其中条目数据与档案实体对应关系的一致性、档号准确率要

　　求达100%。

　　4.7.5验收未通过的，发包方应出具整改意见并要求承包方限期整改。整改完成后再次组织验收，直至验收通过。

　　4.7.6验收通过后，发包方应出具验收报告，与承包方做好档案实体清点，办理交接手续。

　　4.7.7项目自验收报告形成之日起进入质保期，质保期一般不少于1年。质保内容和范围可在合同中明确。

　　4.7.8发包方应对档案整理外包项目形成的招投标文件、合同、整理服务方案、交接文据、工作联系单、检查台账、验收报告等材料及时收集并归档。

　　5、承包方工作规范

　　5.1总体要求

　　承包方应按照DA/T68.1的要求，加强自身目标与原则管理、战略管理、资源管理、业务管理、安全管理，遵循有关标准规范，优质高效地完成档案整理服务工作。

　　5.2开工准备

　　5.2.1承包方应与发包方充分沟通，深入了解发包方的历史沿革、机构职能、拟发包项目的概况、服务内容、服务时间、服务数量、分类方案、管理现状等信息，必要时形成会议纪要。

　　5.2.2承包方应编制整理服务方案，主要包括服务目标、服务依据、人员配置、服务时间、服务地点、整理方法、整理内容，以及进度控制、质量控制、安全保密措施等，并提交发包方审核确认。

　　5.2.3承包方应对项目负责人、整理人员等项目组成员进行岗前培训和技术交底。

　　5.2.4承包方制定的项目管理、质量管理、现场管理、保密管理、安全管理等制度，应提交发包方审核备案。

　　5.3人员保障

　　5.3.1承包方应根据招投标文件、合同等约定，成立整理服务项目组，按发包方要求配备具有相应知识水平、业务技能的项目负责人和整理人员，并保证项目组成员在服务过程中的稳定性。人员中途更换应征得发包方同意并及时报发包方备案。

　　5.3.2承包方有责任对整理服务项目组人员进行背景调查，确保社会关系清楚，历史清白。

　　5.3.3承包方应对档案整理服务项目组人员进行安全保密教育，签订劳动合同和保密责任书(保密协议)。保密协议条款参见DA/T68.1附录C。

　　5.4场所管理

　　5.4.1承包方可对发包方提供的整理场所提出合理化建议。

　　5.4.2承包方应与整理服务项目组负责人签订承诺书，明确其对整理场所负直接管理责任。

　　5.4.3工作期间，整理场所应封闭管理，非整理服务项目组备案人员，未经发包方审批，访客不应随意进入。

　　5.4.4整理场所应整洁有序。私人物品应放置在专柜，不应带入档案存放区和工作区。

　　5.5作业管理

　　5.5.1承包方应掌握所承接档案类型的整理标准和规范，按照标准和规范做好档案实体鉴定、审核、分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒等整理服务工作。

　　5.5.2承包方在整理服务过程中应形成相应的工作流程单，对档案整理服务各操作环节或步骤做好相应记录，保证档案整理服务过程的可追溯性。

　　5.5.3承包方在整理服务过程中，发现问题应向发包方出具工作联系单(见附录C)。

　　5.5.4承包方在整理服务过程中应建立质检管理机制，落实质检人员，对各操作环节或步骤进行质检，质检情况可形成项目问题跟踪表(见附录D)。

　　5.5.5承包方应定期向发包方汇报整理服务进展情况。

　　5.5.6未经发包方允许，承包方不应将档案、档案复制件及其他各种文件材料带离整理场所，不应带入有信息录入、传播功能的设备，不应以任何形式泄漏、传播、公布档案信息。

　　5.5.7承包方在整理过程中发现需要调整分类方案，或发包工作量与合同约定有出入等问题时，双方应及时沟通，必要时签订补充协议。

　　5.5.8承包方应将整理服务过程中形成的备查资料或认为不需要归档的文件登记造册，供发包方审定、处置。严禁擅自销毁文件。

　　5.5.9承包方在整理服务过程中，应落实好档案安全和保密制度，确保档案实体和信息安全，保守国家秘密，保护发包方的知识产权、商业秘密和个人隐私安全。

　　5.5.10在档案整理过程中需要提供利用档案的，承包方应协助做好相关工作。

　　5.6交付撤场

　　5.6.1项目完成后，承包方应提出验收申请，配合发包方开展验收工作。

　　5.6.2通过验收后，承包方应及时办理交接手续。

　　5.6.3承包方撤场前应将档案实体、电子目录、纸质目录、整理说明、工作台帐、数据及存储设备、办公设备、耗材、办公用品等移交给发包方。

　　5.6.4承包方携带进场的信息设备、存储设备等须经发包方安全确认，方可带离。

　　5.6.5由承包方安装的视频监控系统，应将监控数据和回放记录移交发包方保存。发包方应对监控数据做好安全保密工作。

　　5.6.6承包方撤场前应向发包方有关人员做好整理成果的使用说明，并按要求做好相关培训。

　　5.7后续管理

　　5.7.1承包方因服务项目形成的招标文件、投标文件、合同文件、整理服务方案、工作联系单、验收报告、客户满意度调查表、核算材料、支付凭证等文件材料，应及时归档。

　　5.7.2承包方对验收发现的问题应落实整改，直至验收通过并积极总结经验，提升服务能力。

　　5.7.3承包方应以发包方需求为中心，在整理服务流程中按照“计划-实施-评估-改进”循环执行，持续提升服务质量和用户满意度。

　　5.7.4在质保期内，承包方应依据合同约定对发包方进行回访，向发包方提供技术指导，总结项目情况并持续改进。

　　6、信用评价与质量监督

　　6.1信用评价

　　6.1.1发包方可对承包方的工作质量进行评价，必要时出具评价意见。

　　6.1.2承包方应根据企业信用评价情况建立服务信用评价档案。

　　6.1.3承包方应配合档案主管部门、保密行政管理部门及其他部门，做好业务管理、安全保密等各项检查。

　　6.2服务质量监督

　　6.2.1发包方档案整理服务外包工作应接受国家有关部门的监督。

　　6.2.2承包方应依法合规开展档案整理服务，并接受国家有关部门的监督。

　　6.2.3档案主管部门依法履行行业监管责任，督促档案服务外包单位落实管理责任，检查档案服务外包中的档案安全、服务质量、管理措施和条件保障等情况。

　　6.3服务质量投诉

　　6.3.1承包方应建立服务质量投诉机制，对外公布投诉联系方式。

　　6.3.2承包方应按照GB/T17242的要求建立投诉受理机构，定期或不定期收集各方反馈意见和建议并建立反馈意见档案。

　　6.3.3发包方和承包方发生服务质量争议时，双方应协商处理;协商不成的，可申请调解、仲裁或提请诉讼。