整理数字化档案（数字化档案管理）

　　整理数字化档案一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。

　　数字化的好处是：检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全，开展数字化扫描工作之前，应根据纸质档案实际情况，按整理数字化档案步骤对档案实体进行整理鉴别，对需要说明、修裱、扫描等内容进行标识，以确保扫描加工质量和效率。

　　1、分件

　　按传统方法整理的档案，应将案卷拆分为件进行扫描。件的划分应遵照DA/T22的规定进行，注意保持文件的齐全、完整，尽量避免以组合件的方式进行扫描。按新方法整理的档案，件的划分遵循档案形成规律和DA/T22的要求。

　　分件过程中，应注意理顺文件的排列顺序。对文件形成过程中产生的，除正本以外的一般性修改稿、底稿、重复件及没有保存意义的制表说明等不予扫描的页面，应加以标注。

　　为便于数字档案（正文）的利用，应将文件处理签或领导（职能部门）签署的意见、有本级党政领导亲自批示和审改内容的文件底稿等不便提供利用的文件，在档案目录数据库中进行标识。

　　2、编页

　　没有编页或编页不规范的档案，原则上应重新进行编页。文书档案正面页号应编在右下角、背面页号应编在左下角，科技档案页号应统一编在右下角，没有信息的档案页面不编号。

　　页号不应压盖档案内容；重新编写页号时，应将原页号用铅笔划去,以示区分

　　3、装订物处理

　　对已装订成册，不去除装订物会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时,应注意保护档案不受损害。

　　对已装订成册，不去除装订物不影响扫描工作进行的档案，应维持原样。

　　4、页面修整

　　对破损严重无法扫描或折皱不平影响图像质量的纸质档案，应先进行技术修复或压平等相应处理后再进行扫描。

　　5、装订还原

　　纸质档案扫描加工完成后，对拆除过装订物的档案实体进行装订还原。装订还原应符合国家档案装订规范，要保持案卷整齐、卷内文件排列顺序正确、不掉页、不压字等。

　　对装订还原的档案实体进行质量检查、登记，出现卷内文件不完整、前后顺序排列不正确及装订不符合国家规范等情况，应退回重新整理。

　　6、交接登记

　　档案数字化过程需要交接的环节,应当填写档案调还卷登记表，确保交接清楚，手续完备，有据可查。

　　中博奥实物档案数字化管理方案

　　实物档案数字化加工

　　规范要求：应采用有效的管理和技术手段，确保实物档案数字化成果质量。实物档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映实物档案的有关信息，最大程度地展现档案原貌。

　　实物档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。

　　如何对于数字化加工成果进行精确分类，数字化的成果如何与实体档案建立联系以及数字化的成果怎样才能更好的利用起来，中博奥文书定协助组织实现实物档案数字化加工。

　　中博奥解决方案：

　　1、档案梳理分类

　　中博奥提供档案管理分类制度、归档要求模板，帮助组织实现对纸质档案的初步整理工作，补充档案缺失信息，针对每个补充完整的档案，形成目录数据。

　　2、OCR识别

　　中博奥文书定可结合扫描仪，高拍仪等硬件设备对实物档案进行扫描加工处理，处理过程中利用OCR识别技术，对档案正文部分的内容进行识别，最终生成数字化的档案文件或图像文件，在档案的检索利用阶段，可以直接通过关键字快速定位档案。

　　3、数据管理

　　中博奥文书定可对整理后的档案条目数据以及数字化加工处理后的成果文件进行进一步的检查，最终将档案条目数据批量导入系统，并将数字化成果与条目数据批量挂接，建立档室元数据及电子文件之间的关联，预置实物档案存放位置信息，实现电子档案与实物档案的实时同步管理。

　　库房管理

　　规范要求：应加强实物档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。

　　现在，还需要有相应的实体库房对实体档案进行统一存放和管理。

　　中博奥解决方案：

　　中博奥文书定把实体库房虚拟化，把纸制档案和电子档案一一对应，从而实现实物档案、实体库房的线上化管理。

　　统一维护组织内部的实体库房，包括库房基本信息、区域、密集架等，在系统中定义虚拟库房及密集柜、档案柜等，方便通过系统实现对于纸制档室的流程化管理和操作记录。

　　为了解决实体档案保管的问题，比如检索不便，管理记录混乱等，中博奥档案管理库助力组织实现档案入库、上架、出库、移库、盘点等全过程数字化管理。

　　档库房维护支持库房、区域、密集架等设置，可以定义库房等面积、位置、管理人员信息。

　　将库房内部支持分隔成多个区域，每个可以设置多个不同等密集架，设置不同密集架的规格、容量等信息。能够打印密集架的便签，便于后期扫码上架操作。

　　（档案库房管理）

　　能够录入库房的温湿度信息，系统提供标准接口，可与外部温湿度传感器对接，自动完成温湿度采集工作。

　　为了档案库房安全，保障档案实体和信息安全，需要定期对档案库房进行检查，需要将每次检查结果录入系统统一管理。

　　因为档案库房专人管理，非工作人员允许不可随意进入，日常管理要求坚持出入登记制度，随时记录利用岗外档案工作人员出入库情况。