档案整理数字化公司

　　档案整理数字化工作的发展和推进，离不开众多企业公司的帮助，发挥企业优势，调动市场资源，有利于档案数字化向更好更高的方向发展。档案数字化的基础工作就是纸质档案数字化，依托档案整理数字化公司参与海量的纸质档案数字化工作，压缩了数字化时间，提高了信息化进程。在档案整理数字化公司参与工作的过程中，需要按照相关标准、规范、要求做好保密、协调、业务督导等工作。

　　一、档案外包服务的政策法规依据

　　1、《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第47号）

　　第三十五条各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

　　第三十八条国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

　　2、《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）

　　第十一条机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。

　　机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T68）规定。

　　第五十六条机关应当开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。

　　二、档案外包服务的国标规范

　　1、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）5.7档案数字化外包

　　（1）纸质档案数字化工作如需外包，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照GB/T 20530-2006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。

　　（2）在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

　　（3）档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

　　2、《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2020）

　　（1）档案服务通常包括档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务、档案销毁服务等几种业务类型。

　　（2）档案寄存服务是指在不改变档案所有权和处置权的前提下,发包方将档案委托给承包方保管,承包方为发包方提供档案保管的库房、设备,进行日常保管、安全防护,并按需要提供利用的服务过程。

　　（3）档案数字化服务是指承包方利用计算机技术对发包方的纸质档案、音像档案、缩微档案等进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘、固态硬盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。

　　（4）档案整理服务是指承包方按照一定原则对发包方形成的档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的服务过程。

　　（5）档案管理咨询服务是指承包方通过口头或书面形式为发包方提供意见、建议,指导、帮助发包方解决档案工作遇到的问题的服务过程。

　　（6）档案开发利用服务是指承包方帮助发包方将其保存的档案通过多种途径、手段和技术、方法进行开发,形成各种形式的信息、知识产品,提供利用,发挥档案价值的服务过程。

　　（7）档案销毁服务是指承包方帮助发包方将经过鉴定、需销毁的档案作毁灭性处置的服务过程。

　　三、档案数字化外包服务选择的注意事项

　　1、对数字化项目的档案内容进行调研

　　需要详细了解数字化项目档案的内容，是什么类型的档案，是哪个时期的档案，是否需要修复，档案的材质如何，采用哪个规则进行整理，扫描分辨率如何，图像文件的格式、命名、压缩、存储等等。作为一个项目进行外包，项目的经费预算有多少，招投标的形式如何，项目的实施工期有多长，如何实施，在哪里实施，如何监管，验收工作如何开展等等。

　　2、外包服务公司的选择

　　档案数字化外包服务是一种政府采购的委托服务形式，需要按照政府采购的流程确定外包服务公司，一般都是采取公开招投标的形式来确定选取哪家公司。在采购的时候需要对公司做出相关要求，如企业性质、企业规模、注册资金情况等方面资质条件，安全保密、技术认定、履约情况等技能实力。通过市场竞争的形式，选择资质条件最优，技能实力最强的公司来胜任外包服务项目。

　　3、制定规章制度，严格执行落实

　　为保障档案实体和档案信息数据的安全，需要制定岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的规章制度。制度的生命力在于落实，作为业主的档案馆室，需要做好监督指导工作，作为承包项目的外包服务公司需要按照规定流程操作，将制度严格执行落实在各项工作环节中。

　　4、互助互利，共同完成数字化项目

　　发包与承包，是互助互利的关系，档案馆室与外包服务公司需要明确责任与义务，完成进度的快慢，成果质量的好坏，直接影响着整体项目的进展。档案馆室与外包服务公司需要共同努力，良性循环，想方设法共同完成数字化项目。

　　档案整理数字化的工作流程

　　一、《纸质档案数字化规范》对工作流程控制的规定

　　1.应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。纸质档案数字化流程示例参见附录A。

　　2.应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。

　　3.应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。

　　二、档案数字化项目开展中如何做好流程控制工作

　　1、加强组织领导，明确工作责任制

　　档案数字化项目开展不是某一个科室就能独立完成的工作，也不是完全甩手托付于外包服务公司完成，而是档案部门与外包服务公司需要通过共同努力而完成的一个项目，一个工程。要想按照标准规范完成好项目工作，无论是档案部门还是外包服务公司，都需要有牵头领导，需要有分管负责，需要有具办人员，并且按照相关职责进行履职尽责。

　　档案的出入库、数字化前处理的规范化、数字化扫描、目录建库、数据挂接、成果验收，可能涉及到各个科室，需要大家共同参与完成整个项目。

　　2、组织培训，掌握档案数字化工作技能

　　现代社会信息化发展的速度越来越快，覆盖面越来越广，档案部门的同志也需要掌握现代化的管理手段，而不是仅仅依赖于外包服务公司，否则档案数字化开展的过程中会出现很多问题，如标准不明确，操作不统一等等，甚至影响整个项目的整体质量。

　　档案外包服务公司也需要对参与的员工积极开展培训，档案整理规范、著录规范、数字化扫描规范、安全保密要求等等，全方位的提高参与者的综合素质。

　　3、适时监督，控制项目成果质量

　　作为档案部门需要对档案数字化项目进行适时监督，事前规范，事中抽查，事后验收。档案部门的具办同志，需要熟练掌握档案业务知识、档案数字化技能。监督成果质量的同时，既是保证项目顺利进行的保证，也是对自身业务素质水平的提高。外包服务公司也需要积极配合，对监督的过程中发现的问题及时补差补缺，并总结提高避免再发生类似事件。

　　4、及时反馈，协调解决问题

　　项目开展的过程中，总是会有各种不确定因素的产生，无论是档案业主，还是数字化公司，都需要及时反馈，在共同协商的基础上群策群力解决问题，推进项目的进行。

　　5、组织验收，确保项目顺利完工

　　数字化成果的验收是对项目的肯定与答复，也是对成果质量的一个确认。大型的档案数字化项目可以分批次、分阶段组织成果验收，最终正式验收的时候能减轻很多压力。