为什么要做档案整理数字化（档案整理数字化的意义）

　　为什么要做档案整理数字化?近几年，国家与各事业单位都开始进行了一项工作，那就是“档案数字化”这是未来发展的趋势，也是时代的走向。但还是有许多的档案人员还不知道档案数字化这项活动。

　　什么是档案数字化

　　档案数字化是将纸质档案经扫描、修图、编目、最终合成为图像（PDF）格式文件保存在电脑、移动硬盘中的一种方法。使用档案数字化后纸质档案无需再翻动，有利于原始档案的保存。档案数字化实现档案一键查找、打印，既方便又快捷。档案数字化已成为现代化办公及档案整理的发展趋势。

　　档案数字化的必要性

　　现在我们的生活已经进入了信息时代，生活中的各个方面也在发生了很大的变化，而档案数字化就是信息时代档案工作的主题。也是对档案管理过程的一种巨大的转变。

　　我国提倡档案数字化，其实，这些都是有原因的。我们以前档案管理的方式，大多都是以手动的方式进行整理的。有着许多不方便的地方，不论是效率，还是对档案的保存上，更是对档案的利用上，都有着许多不便之处。

　　那么，档案进行数字化后，都变成了计算机里的语言了，那么我们应该怎样去管理呢？有没有什么好的方式进行管理呢？

　　为了使档案的价值得以充分的发挥，为了档案整理的效率得到提升，研发人员夜以继日的开发了一套软件。

　　也就是“档案管理系统”可以将数字化过后的档案进行集中式的管理，省去了原本手动管理的过程，极大提高了数字化的效率，是为档案数字化量身定制的工具，能一键式解决档案存管难题。下面我们来看下档案管理系统大概有哪些功能作用；

　　标准化档案的统一管理

　　数字档案管理系统为档案的输入，方便而有效；

　　高效、智能化的档案归集

　　数字档案管理软件可以根据不同类别的不同档案类别，根据客户需求，进行自动的资料比对，并可实现档案编号的自动产生。

　　快速便捷的文件查询

　　该软件可实现跨类别检索、跨年度检索和跨部门检索，并提供了一个完整的检索库。

　　文件使用的安全性和可靠性

　　电子文件管理体系对涉及机密文件的查询和使用权限进行了严格的规定，确保了数据的安全性；对文件的智能化、数据的利用、全程留迹可溯源、在线借阅与审批、优化借阅利用管理流程。

　　动态灵活的基础设置

　　数字档案管理系统可自定义设置角色系统，并为不同用户角色配置系统访问权限。

　　为什么要做档案整理

　　（1）防治档案的损坏要了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门的有的放矢技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小范围内。

　　（2）延长档案的寿命档案保管管理工作不仅仅在于只是一味地防治档案的自然损坏，而且还要从根本上采取更积极的措施，尽可能最大限度地延长档案的寿命，或者说，尽可能延长档案被自然损坏的时间。

　　（3）维护档案的安全维护档案的安全，一方面是指档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其安全存在下去；另一方面是指档案作为一种社会现象，要在整个政治斗争范围内，不致因为保管的不当或条件的低劣使档案丢失而发生泄密，造成政治上的不安全。

　　3、档案管理工作的基本要求

　　（1）以防为主、防治结合

　　（2）加强重点，照顾一般

　　（3）自力更生、勤俭节约

　　（4）立足长远、保证当前

　　档案整理数字化的意义

　　档案整理数字化的意义是查询方便，保存数据大，节约库房和成本，传输档案数据资料便捷快速，从而提高工作效率，实现档案管理无纸化，网络化。

　　一、提高经济效益过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　二、提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。

　　与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。