档案整理有限公司

　　中博奥档案整理有限公司经过１５年多年的发展和积累，业务面逐渐拓展，从公司开办之初的档案整理服务，逐渐发展为档案业务的多元化，公司现提供各类档案的整理服务、各类档案的数字化处理服务、档案管理系统的研发与部署、档案用品销售、档案业务咨询、等服务。

　　中博奥档案整理有限公司让复杂繁琐的档案整理工作变得轻松简单，你需要专业规范安全便捷咨询服务公司。库藏“专业为基础、用心做细节”。

　　１，档案整理有限公司服务工作包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这８项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为６个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。

　　２，由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；

　　３，档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

　　４，整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。

　　５，它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

　　档案整理有限公司服务外包

　　档案服务的业务类型与档案服务外包的本质

　　《规范》４．１条提出，档案服务通常包括档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务、档案销毁服务６种业务类型。这意味着，并不是所有的档案业务都可以进行外包，有些业务是不适合外包的。

　　《规范》４．２条明确，档案寄存服务是指在不改变档案所有权和处置权的前提下，发包方将档案委托给承包方保管，承包方为发包方提供档案保管的库房、设备，进行日常保管、安全防护，并按需要提供利用的服务过程。这意味着，档案寄存服务不改变档案所有权和处置权，由此也更不改变档案的管理责任，档案寄存并不意味着档案安全责任的转移，档案安全的最终责任仍旧由档案所有权人负担。

　　２、档案服务外包工作中相关方的关系

　　《规范》对档案服务外包涉及的责任主体及其关系进行了规范。档案管理服务外包不仅仅涉及发包方和承包方，还涉及第三方和监管方。各方之间的关系如图１所示。

　　其中，应特别关注发包方、承包方和第三方机构与监管机构的关系。《规范》要求，发包方、承包方和第三方机构应主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查。发生（可能导致）档案受损或泄密的重大事件时，发包方、承包方应及时主动向监管机构报告。

　　３、对发包方的管理要求

　　（１）外包工作要坚持“三原则”

　　即合法原则、安全原则和可控原则。合法原则是档案外包服务工作不得违背法律法规等有关规定，不符合法律法规的外包不得实施，如不得将涉密档案外包寄存和数字化。安全性原则是指发包方应当制定和落实安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受到损毁，或造成国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。

　　可控原则是指发包方应对档案服务外包工作全过程进行监控，对承包方的人员、工作场所、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，将各种风险降低到可控范围之内。

　　（２）规范外包工作流程和要求标准

　　对发包方开展工作的流程提出了要求。

　　规划与审批、承包方筛选与确定签订合同、合同执行与监督、评估与改进５个环节是所有档案外包服务应遵循的流程。外包工作中遵循这个流程规范就可以有效避免外包工作的风险，保证外包工作安全。

　　其中，要重点关注的管理要求有承包方筛选与确定要求、签订合同要求、合同执行与监督要求。根据国家有关规定，《规范》对发包方如何选择和确定承包方提出了规范性建议。建议发包方在选择承包方时应从人员、资质、能力等方面全方位地了解承包方情况。

　　《规范》还提供了承包方的选定方法、考察要素和内容等。在合同签订方面，要求发包方合同内容和要素要完整，其中特别提出“合同中应明确规定因国家法律法规或商业环境等变化而引起的合同变更或终止的触发条件，合同变更或终止的过渡安排以及承包方在过渡期间应履行的主要职责”，这也是在吸取了前期外包工作经验的基础上总结出来的。

　　前期有不少开展档案寄存的发包方，由于只关注服务价格，没有关注合同变更或终止引起的各方职责，导致承包方在发包方档案转移时极不配合，漫天要价，给发包方带来极大的麻烦。在合同执行与监督要求方面，《规范》提出了定期巡检制和定期报告制，以方便发包方及时掌握承包方动态，避免承包方内部变化给业务带来风险。

　　４、对承包方的能力建设要求

　　《规范》按照ＰＤＣＡ（计划—实施—评估—改进）循环模型，提出了承包方的能力建设内容，绘制了内容模型，对承包方档案服务管理体系建设提出了要求。如图３所示。

　　这个模型也可作为发包方考察承包方能力的参考。承包方能力建设模型的提出有利于提高承包方服务质量，使承包方平衡发展，改变以前承包方基础条件和业务能力良莠不齐的状况。

　　５、承包方业务管理和安全管理要求

　　在承包方业务管理方面，《规范》提出承包方应加强业务流程管理，建立标准作业程序，并要求承包方的标准作业程序应符合国家法律法规要求，符合相关标准要求，如承包方的数字化工作流程应满足国家有关档案数字化工作的技术规范。

　　用于寄存档案的库房管理程序也应符合国家有关要求，如定期记录温湿度、定期巡检等；在安全管理方面，《规范》提出承包方在开展承包业务中应合规、安全、保密、控制风险、保护知识产权、保护职工健康、保护环境等要求。