产品档案整理（产品档案的分类方法）

　　工业生产技术档案也称工业产品档案，简称产品档案，是在工业产品设计、研制活动和生产制造活动中形成的科学技术档案，主要产生在工业产品的设计部门和工矿企业单位。工业产品档案内容十分丰富，专业极其繁多，形式多种多样。

　　简单说，五花八门的工业产品世界，有多少种工业产品就有多少的工业产品档案。从各种机床、车辆、飞机、船舶到采矿机械、起重机械等机器或机械产品；从电视机、录音机、计算机、雷达等电子产品到冶金、石油、化工产品，从纺纱织布、衣帽鞋袜到陶瓷器皿，等等。在所有这些不同专业的工业产品设计、研制和生产、制造活动中形成的科学技术档案，都是产品档案。

　　一、产品档案归档范围及保管期限

　　产品档案的特点之一是以型号成套。一个型号产品的档案，是具有有机联系的整体。构成这个整体的基本文件一般包括：技术任务书、设计和研制文件、工作图（底图和蓝图）、工艺文件、检验文件、定型和总结文件等。

　　（一）归档范围

　　（1）产品型号规格。

　　（2）设计文件。包括设计图、计算文件、技术条件、说明书。

　　（3）工艺文件。包括工艺总方案，工艺流水分工原则、路线材料消耗、检验、生产、6术目录式文件、生产工艺规程等。

　　（4）工装文件。包括工艺装备图样、工具（刀具、量具、夹具、模具）等。

　　（5）鉴定文件。

　　（二）产品档案保管期限

　　产品档案保管期限的制订，各厂矿企业可按照《国营企业档案管理暂行规定》、《工业企业档案分类试行规则》要求，结合本单位的实际编制保管期限表。

　　二、产品档案整理方法

　　产品档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，进行分类、组卷、系统排列、著录编目和编写形成说明书的工作。

　　（一）分类

　　各种产品，一般由科研单位研制成功，然后转交给工厂投产。也有工厂通过国外引进或自行设计、试制，经过国家鉴定验收后投产的。对于这种产品档案，尽管分类时已经遵循和吸收了各自不同型号所反映的企业、品种、结构、功能等因素，但由于生产的周期和产量不同，在采用分类方法上也有一定的差异，大多采用以下三种方法：

　　（1）专用产品分类法；

　　（2）通用产品分类法；

　　（3）简单产品科学技术档案分类。

　　（二）组卷

　　同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程，在组卷的时候，要保持它们之间的有机联系，注意以下几点：

　　（1）一个完整成套的产品文件材料，可以组成一个案卷，如果文件材料数量较多，也可以按其内在联系，分开组成若干个案卷。

　　（2）不同价值和不同机密程度的产品文件材料，在保持其固有的内在联系前提下，要适当地分别组成案卷；如果分开会有损于保持产品文件材料的有机联系时，就不要硬性分开。

　　（3）注意便于保管和提供利用。

　　（三）卷内产品档案材料的排列

　　1．图样材料的排列

　　机械产品的图样材料，一般都反映出一定对象的结构隶属性。因此，可以按照图样的隶属关系进行系统排列。

　　2．文字材料的排列

　　卷内文字材料的排列方法中，按时间先后排列和按问题重要程度排列这两种方法采用得比较多，适用范围较广，也可以与其他排列方法结合起来运用。

　　3．图文交错材料排列

　　图文交错混合组成的案卷，其卷内材料的系统排列，一般采取以下两种方法：

　　（1）如果卷内的文字材料是对整个案卷的全貌进行说明或指示的，要排在图样材料的前面。

　　（2）如果卷内的文字材料只是对本卷内的图样材料进行补充或局部性的一般说明，图样材料应当排列在前面，文字材料要排在图样材料的后面。

　　（四）装订

　　产品档案装订是一项细致具体的工作，在满足长期保存的要求时，突出讲究美观、方便的效果。具体要求是：

　　（1）案卷可采取装订和不装订两种形式，如果一个案卷内文字材料占多数，图纸数量较少时，采用装订的形式，装订采用三孔一线的方法。如果一个案卷内全部是由图纸组成的，可采取不装订的形式，按照卷内目录的编排秩序排列有序，图纸折叠呈手风琴“风箱”式，折叠后的尺寸应是297mm×210mm，并在每张图纸的背面盖上档号章。

　　（2）案卷装订前要对卷内文件材料进行全面检查，材料不完整的要补齐；对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱；字迹已扩散的或用圆珠笔复写的应复制并与原件一起立卷；订口过窄或有字迹的要粘贴衬纸，纸张过大的材料要修剪折叠。加边、加衬纸、折叠后的尺寸应是297mm×210mm。

　　（3）文件材料上的金属物必须去掉。

　　（五）案卷的排列

　　案卷的排列按同一产品型号规格进行排列，保持其内在联系。

　　三、产品档案编目

　　产品档案的编目是以一定的形式固定产品档案系统整理的成果，揭示档案的内容特征和形式特征的一项工作。编目主要包括卷内档案材料的页号、卷内目录、备考表以及案卷的封面、背签等工作。

　　（一）编页号

　　编页号，就是对档案按页（张）编制顺序号。编页号的具体方法，是在档案顺序确定的基础上，用号码机将号码依次订在档案每一页的右下角或背面的左下角，统一采用阿拉伯数字，从“1”开始标注。

　　（二）编制卷内目录

　　编制卷内目录是对卷内每一份产品档案编制清单，卷内目录的内容一般包括：

　　（1）序号。指该份材料在卷内的排列顺序。

　　（2）文件编号。指产品档案文件在编制过程中的编号。

　　（3）责任者。指产品档案文件编制的单位名称。

　　（4）文件材料题名。指产品档案文件的具体名称。

　　（5）日期。指产品档案形成的日期。

　　（6）页次。指产品档案在卷内的起止号件，要标出起止号。

　　（7）备注。凡是在编制时就已经形成目录的产品档案，比如成套的图样材料，且目录是打印的，在编制时可以尽量利用原有的目录清单。

　　（三）编制备考表

　　备考表，是用来记载和说明本卷产品档案归档前后的基本情况和演变过程的一种工具。

　　（四）编制案卷封面

　　产品档案封面，是以一定的形式简要介绍卷内产品档案的一种载体。案卷封面直接关系到产品档案的提供与利用，一定程度上起到保护档案的作用。案卷封面的内容项目，大体由三个部分组成：

　　1．案卷题名

　　案卷题名应反映以下内容：产品名称、产品档案的内容（结构）、文件材料的名称，如任务书、协议书、说明书等。

　　2．案卷管理性的内容项目

　　其主要内容项目有：编制日期、归档日期、页数、保管期限和密级，都置于封面的下方。

　　3．档号

　　档号即档案馆（室）在整理和管理产品档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号标在产品档案保管单位封面的左上角，便于档案的保管和提供利用。案卷封面的项目采用电脑打印。

　　（五）编制案卷背签

　　为了揭示卷内产品档案内容，提供档案保管和查找的线索，应该编制案卷背签。背签包括“档号”、“案卷题名”等项目。

　　（六）档号的编制

　　对不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。档号结构必须与档案的整理分类体系相适应，档号一经确定，一般不应随意改变。产品档案档号结构为：类别号—型号规格—案卷号—件、页（张）号。

　　产品档案的分类方法

　　产品档案和设备档案的分类是有区别的，产品档案整理是以产品的部件，批次，名称，规格，型号，按顺序排列，登记造册，而设备档案的分类，是以档案的成套性进行整理，保证档案的完整性，比如：设备的设计，可行性报告，图纸，零配件加工，试验结果，检测报告等等。

　　1.以档案的形成者为依据可分为：

　　国家机关档案、社会组织档案、企业档案、事业单位档案、家庭档案、个人档案。

　　2.以档案的内容范围为根据可分为：

　　综合性档案和专门性档案。

　　3.以档案内容性质为根据可分为：

　　文书档案、人事档案、诉讼档案、会计档案、科技档案、军事档案、外交档案、司法档案、经济档案、工商企业登记档案、教学档案、艺术档案、书稿档案、病例档案、人口普查档案、地名档案、城建档案、商标档案、专利档案、产地产档案、金融档案、涉外项目档案、宗教档案等。

　　4.以档案的制成材料为根据：

　　除纸质档案外，还有甲骨、竹简、缣帛、胶片、磁带、光盘和其它实物形式的非纸质档案；按信息表达方式又可分为文字档案、音像档案等；按记录方式还可分为普通档案（机械和模拟记录）、电子档案（数字）等。

　　5.按档案所属时期可分为：

　　有建国前档案（包括革命历史档案和旧政权档案）、建国后档案（包括建国以来党和国家和各个机关、部队、团体、企业和事业单位的档案）。前者通常称为历史档案，后者通常称为现实档案。

　　6.以档案所有权形式为根据可分为：

　　国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。

　　7.以档案的语种为根据可分为：

　　中文档案、外文档案。中文档案还可细分为汉文档案、满文档案、满汉对照档案等；外文档案也可细分为英文档案、日文档案、俄文档案等。

　　8.以档案的产生领域为根据可分为：

　　社会管理领域档案，科学技术领域档案，医疗卫生、文化教育领域档案，军事领域档案，外交领域档案，文学艺术领域档案等。

　　目前，被人们普遍认可的现实种类（非严格逻辑种类）有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、电子档案、实物档案。