单位档案整理的方法

　　单位档案整理的方法是按照业务、项目、档案材料形式等各方面来分类档案，然后按照时间或者业务进行的顺序来排列档案，打印目录，装订入册，编制电子目录。

　　档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

　　更全面地说，档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。

　　通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理，它包括以下三方面的工作内容：

　　（一）档案馆对接收与征集档案的整理

　　1、系统排列和编目

　　在正规的工作条件下，档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案室馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。

　　2、局部调整

　　对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量；另一方面，某些档案材料由于保存的时间校长，其自身或档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。

　　3、全过程整理

　　档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。

　　档案整理工作的重要意义：

　　它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

　　档案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

　　档案整理的方法有两种：

　　一是以“案卷”为单位整理。

　　按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：

　　（1）分类。分类方法有多种，常用是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。认为文书档案运用年度――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；

　　（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。

　　在确定某组文件能否组成一卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围。

　　每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；

　　（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；

　　（4）编制卷内目录（样式附后）和备考表；

　　（5）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；

　　（6）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；

　　（7）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；

　　（8）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

　　二按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：

　　（1）对归档文件逐件装订固定；

　　（2）对归档文件以“件”为单位进行年度――保管期限分类（不确定期限的，只按年度――问题分类即可）；

　　（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；

　　（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”，并填写有关栏目的内容.

　　人事档案的六大功能

　　1.保留个人原有干部身份;

　　2.办理工作调动时需要个人档案;

　　3.参加公务人员招聘考试，需档案确定身份;

　　4.办理个人退休手续时，要查看档案记录;

　　5.专业职称晋升的参考依据;

　　6.出国政审和公证时，需要查阅个人档案。

　　人事档案如此重要，企业应如何整理人事档案呢，首先我们要了解人事档案的特点。

　　全面性

　　人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料。

　　因此，人事档案能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

　　现实性

　　由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

　　真实性

　　这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

　　动态性

　　人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。

　　因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

　　流动性

　　人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。

　　因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

　　机密性

　　人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等。

　　因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

　　档案分类整理方案

　　为提高档案管理水平，促进本单位档案管理规范化、科学化、标准化，更好地为本单位各项工作服务，根据《归档文件整理规则》，《科学技术档案案卷构成的一般要求》，《会计档案管理办法》，《照片档案管理规范》结合工作实际，对本单位形成的各种门类文件和载体的档案进行集中统一管理，并按照其内容和载体的不同，制定分类方案如下：

　　一、分类原则

　　以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类，保持文件之间的有机联系，便于档案的科学管理和利用。

　　二、全宗内档案门类

　　本单位所有门类、载体档案，共有文书档案、会计档案、照片档案、实物档案、光盘档案、专门(业务)档案、设备档案、基建档案共8大类。

　　三、全宗内各门类档案的分类、编号

　　（一）文书档案

　　1.1949~2001年，按保管期限—年度—机构(问题)分类组卷，每个保管期限内案卷号混年度编写大流水号。

　　保管期限为：永久（目录号1）、长期（目录号2）、短期（目录号3）。

　　机构分类类目为：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。注：机构分类或问题分类选其一，不同时存在。

　　文书档案档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。

　　案卷标签采用以下式样：

　　——红色为永久保管期限、绿色为长期保管期限、蓝色为短期保管期，字体是仿宋4号。

　　背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。

　　2.2002-2006年，采用保管期限—年度—机构（问题）分类法，按归档文件整理规则，以件为单位整理。保管期限为：永久、长期、短期。2007年开始，保管期限为：永久、30年、10年。

　　机构分类类目为：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。

　　文件件号编制为：按照保管期限—年度—机构（问题）分别编制流水号。

　　3.归档章的使用：

　　在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章，文件处理单随同文件一道归档的可盖文件处理单上。填写编号项目的字迹材料应耐久。

　　归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数（见图）。

　　①全宗号：C80是由档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的暂时不填。档案管理软件中可用单位名称的拼音字母代替。（以下各门类的全宗号填写都按此规定）

　　②年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二○○二年表示为"2002"，不能简化为"02"。

　　③室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从"１"开始逐件编号，不同类目不能混合编号。

　　④保管期限：归档文件保管期限统一为"永久"、"长期（30年）"、"短期（10年）"标识。在2006年前的档案保管期限是永久、长期、短期；2007年开始根据国家档案局8号令保管期限是永久、30年、10年。

　　⑤机构或问题：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；例：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委。按问题分类的，用中文填写类目名称，例：党群类、行政类。企业在归章中的“问题”可以填写原大类代号。

　　⑥馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。

　　⑦总页数：每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计，批文单与文件一同归档的，应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。

　　4.档案盒盒脊：

　　在盒脊设置的项目有：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。

　　全宗号用红色耐久材料盖章，其余用黑色耐久材料盖章，其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号。

　　盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写，平时用铅笔填写，脊背上的字体是仿宋4号

　　5.卷盒排列方法：

　　以件为单位整理的档案按保管期限—年度—机构（问题）顺序排列。

　　（二）会计档案

　　按会计档案管理办法规定，以卷为保管单位。

　　采用核算单位——年度——形式（名称）分类。核算单位按顺序从1开始编制流水号，每个核算单位对应一个目录号。

　　如：核算单位有3个，核算单位代号1为行政会计(目录号4)，核算单位代号2为党委会计(目录号5)，核算单位代号3为工会会计(目录号6)。(注：这里的样本目录号是临时的，各单位要根据你前面的文书档案的目录号确定目录号，核算单位有几个要给几个目录号)

　　案卷号编制方法：

　　同一核算单位下按照凭证、帐簿、财务报表、其他顺序排列编年度小流水号。

　　会计凭证装盒，财务报告和其他类用硬卷皮装订，会计账薄不另加装具，加贴规定的封面。

　　会计档案档号编制方法：

　　全宗号—目录号—年度—案卷号。

　　标签式样如下：

　　蓝色标签代表定期保管期限，红色标签代表永久保管期限，全宗号、目录号用红色耐久字迹，其余用黑色耐久字迹。

　　背脊标签粘贴方法：离底边2公分处粘贴。

　　（三）照片档案（目录号7）

　　按年度(内容)分类并组成案卷，以张为单位，按拍摄时间先后顺序排列，编写卷内照片小流水号。每一本照片册为一个案卷号，混年度编写案卷大流水号，并编制案卷目录。案卷封面不填写内容，背脊采用标签。四线格标签(或者用文书档案标签)。

　　保管期限：永久。

　　照片档案档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。

　　例：

　　标签：式样如下

　　——红色为永久保管期限、字体是仿宋4号。

　　背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。

　　照片的整理：

　　题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由、背景、摄影者六要素尽可能齐全。

　　（四）光盘档案（目录号8）

　　光盘类档案以张为保管单位，每一张为一卷，按形成时间的先后顺序排列。案卷号的编制按照混年编大流水号。

　　保管期限：永久。

　　档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。

　　例：

　　标签：有二种式样如下。多可以用。

　　背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。

　　——红色为永久保管期限、字体是仿宋4号。

　　背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。

　　（五）实物档案（目录号9）

　　实物类档案以件为保管单位，每一件为一卷，按形成时间的先后顺序排列。案卷号的编制按混年编大流水号。

　　保管期限：永久

　　档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。

　　例：

　　标签：式样如下。标签在实物背面离底边左边(或者右边)3公分处粘贴。(上下左右各单位自已统一)

　　（六）专门(业务)档案

　　业务档案分为公交行政许可档案、出租车行政许可档案、出租车行政处罚档案、三轮车从业人员管理档案四种。

　　专门(业务)档案的档号编制方法：全宗号—分类号—年度—案卷号。

　　分类号一级类目采用代号KG表示，二级类目采用阿拉伯数字代表，类目之间用间隔符号“.”分开，分类号与案卷号之间用“—”表示。

　　案卷号在最低一级编年度小流水号。

　　例：

　　标签：式样如下。标签的位子离底边3公分处粘贴。

　　专门(业务)档案分类号附注表

　　分类号

　　档案内容

　　KG·1

　　公交行政许可档案

　　KG·2

　　出租车行政许可档案

　　KG·3

　　出租车行政处罚档案

　　KG·4

　　三轮车从业人员管理档案

　　（七）设备档案

　　设备档案按各种设备型号分类组卷。

　　档号编制方法：全宗号—分类号(设备代号民)—案卷号。

　　分类号一级类目采用代号S（设备）表示，二级类目为设备代号，采用阿拉伯数字代表，类目之间用间隔符号“▪”分开，分类号与案卷号之间用“—”表示。

　　案卷号在最低一级类目下编流水号。

　　例：

　　标签：在科技档案盒档号位置粘贴。在档号上面盖期限图章。

　　式样一如下。

　　式样二如下。

　　（八）基建档案：

　　基建档案按建设工程项目分类组卷。

　　档号编制方法：全宗号—分类号(项目代号)—案卷号。

　　分类号一级类目采用代号J（基建）表示，二级类目为建设项目顺序号，采用阿拉伯数字代表，类目之间用间隔符号“▪”分开，分类号与案卷号之间用“—”表示。

　　案卷号在最低一级类目下编流水号。