档案整理规定

　　档案整理规定收集是基础，整理是剔除无价值的资料，修复破损材料，分门别类，归档就是按照分类归入相应的档案类别中。首先需要熟悉规范要求，对文件归档整理规范，了解具体项目对档案管理的有关规定要求，监理单位对资料的有关要求。根据要求，收集后分类、分项目部位、分先后按规范排列顺序分别装入专用档案盒中，放在文件柜中，贴上标签，以便检查。

　　审计工作的规定

　　为了规范公司内部审计档案的管理工作，保证内部审计档案的质量，发挥内部审计档案的作用，根据《中华人民共和国审计法》《审计署关于内部审计工作的规定》及《公司关于内部审计工作的规定》制定本办法。

　　内部审计档案是指审计部在各项审计活动中形成和取得的具有保存价值的各种纸质文档、图表及电子形态的信息等记录资料，及以实物形态存在的实物证据。以电子形态存在的审计档案需刻录光盘和硬盘分开备份存放。

　　审计部负责人负责对公司内部审计档案的监督和管理，并指定专（兼）职档案管理员，对内部审计文件的立卷、归档工作进行监督和指导，负责审计[内审网注:各类审计方法案例报告模板关注公众号内审网可查阅获取]档案的收集、整理、保管、利用、借阅和移交工作。审计档案立卷、归档、保管具体规定如下：

　　一、应归入审计档案的文件和材料

　　（一）审计项目立项书、审计通知书、审计决定及公司、部门领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计业务资料；

　　（二）审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计项目组的书面说明，审计取证、审计工作底稿及相关资料；

　　（三）审计方案、审计发现整改计划表的整改情况、后续审计及审计结果执行情况的报告、领导批示和记录；

　　（四）与审计项目有关的访谈记录、会议记录；

　　（五）其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

　　二、审计卷宗内的文件和材料的排列

　　（一）审计卷宗内的文件和材料的排列

　　审计卷宗内的文件和材料按结论性文件资料、证明性文件资料、立项性文件资料、其他备查文件资料顺序进行排列。

　　顺序一：结论性文件资料

　　采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列

　　最后发出的审计报告

　　审计决定或审计意见书

　　被审计单位对审计决定或审计意见书的执行情况

　　审计事项的报告及公司领导的批复、批示，及审计结果的实施

　　被审计单位或人员对审计报告的书面意见

　　有关本项目的通报、处理意见

　　移送处理意见书

　　顺序二：证明性文件资料

　　按与审计方案所列审计事项或会计报表科目对应的顺序排列

　　审计证实问题汇总记录

　　审计证实问题分项记录

　　其他审计工作底稿及审计证据

　　顺序三：立项性文件资料

　　按文件资料形成的时间顺序，并结合文件资料的重要程度进行排列

　　公司领导对审计项目立项的审批

　　审计通知书

　　本项目的审计方案

　　顺序四：其他备查文件资料

　　按文件资料形成的时间顺序，并结合文件资料的重要程度进行排列

　　公司有关审计工作的规章制度、工作计划等文件

　　其他与审计有关的档案

　　每份或每组文件的排列规则

　　正件在前，附件在后

　　定稿在前，修改稿在后

　　批示在前，请示在后

　　重要文件在前，次要文件在后

　　汇总性文件在前，基础性文件在后

　　三、审计档案立卷

　　审计档案应按项目立卷，一个项目的文件资料立一卷，不得把两个以上项目的文件资料归为一卷。跨年度的审计事项存在于审计结束的年度。

　　审计项目终结后，审计项目负责人对审计项目形成的全部文件资料按立卷顺序进行归类整理、鉴别和筛选，对确定立卷归档的文件材料，应当检查有关程序、签批等是否完备，不符合要求的应当予以补救。审计项目负责人应将立卷的审计档案移交审计部档案管理员。

　　审计部档案管理员应对接收的审计[内审网注:各类审计方法案例报告模板关注公众号内审网可查阅获取]档案全面认真检查，凡有不符合归档要求的应当由立卷人进行补救或返工。对于符合要求的审计档案，应装好档案盒，编好档案编号、项目名称、登记备查表等。

　　四、档案的保管、借（查）阅

　　审计档案装订成册后，按照规定标注保管年限和密级，登记后专柜保管。应长期保存，涉密档案应做好加密保管措施。

　　公司外部借（查）阅审计档案的，应当经审计部负责人和公司管理层或审计委员会批准。

　　公司内部借（查）阅审计档案的，应当经借阅部门负责人、审计部负责人批准，必要时需经公司管理层或审计委员会批准。

　　办理借（查）阅审计档案，应当履行相关手续；借（查）阅档案者应当对档案的保密、安全和完整负责。

　　城市建设档案管理规定

　　（1997年12月23日建设部令第61号发布，根据2001年7月4《建设部发布关于修改城市建设档案管理规定的决定》修正）

　　第一条为了加强城市建设档案（以下简称城建档案）管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》，制定本规定。

　　第二条本规定适用于城市内（包括城市各类开发区）的城建档案的管理。本规定所称城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

　　第三条国务院建设行政主管部门负责全国城建档案管理工作，业务上受国家档案部门的监督、指导。

　　县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。

　　城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。

　　第四条城建档案馆的建设资金按照国家或者地方的有关规定，采取多种渠道解决。城建档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现管理现代化。

　　第五条城建档案馆重点管理下列档案资料：

　　（一）各类城市建设工程档案：

　　1、工业、民用建筑工程；

　　2、市政基础设施工程；

　　3、公用基础设施工程；

　　4、交通基础设施工程；

　　5、园林建设、风景名胜建设工程；

　　6、市容环境卫生设施建设工程；

　　7、城市防洪、抗震、人防工程；

　　8、军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

　　（二）建设系统各专业管理部门（包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门）形成的业务管理和业务技术档案。

　　（三）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

　　第六条建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。凡建设工程档案不齐全的，应当限期补充。停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。撤销单位的建设工程档案，应当向上级主管机关或者城建档案馆移交。

　　第七条对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施

　　工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案，凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制建设工程档案，并在工程竣工后三个月内向城建档案馆报送。

　　第八条列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。

　　第九条建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。

　　第十条建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有

　　永久保存价值的，在本单位保管使用一至五年后，按本规定全部向城建档案馆移交。有长期保存价值的档案，由城建档案馆根据城市建设的需要选择接收。

　　城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案应当在普查、测绘结束后三个月内接收进馆。地下管线专业管理单位每年应当向城建档案馆报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。

　　房地产权属档案的管理，由国务院建设行政主管部门另行规定。

　　第十一条城建档案馆对接收的档案应当及时登记、整理，编制检索工具。做好档案整理的保管、保护工作，对破损或者变质的档案应当及时抢救。特别重要的城建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。

　　城建档案馆应当积极开发档案信息资源，并按照国家的有关规定，向社会提供服务。

　　第十二条建设行政主管部门对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。

　　第十三条违反本规定有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

　　（一）无故延期或者不按照规定归档、报送的；

　　（二）涂改、伪造档案的；

　　（三）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

　　第十四条建设工程竣工验收后，建设单位未按照本规定移交建设工程档案的，依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。

　　第十五条省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门可以根据本规定制定实施细则。

　　第十六条本规定由国务院建设行政主管部门负责解释。

　　第十七条本规定自1998年1月1日起施行。以前发布的有关规定与本规定不符的，按本规定执行。