纸质档案整理标准规范

　　档案利用的价值，在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的需用求形式上。

　　纸质档案利用需求的原始属性，始终有草稿与印稿之分，有正本与副本的差异。正是如此，纸质档案整理标准规范利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性，而具有法律凭证的作用。

　　电子档案利用需用求的原始属性，其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行，要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在。正是电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点，对其原件的界定难于实现；由于电子档案的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。

　　电子档案往往可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”，是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题。

　　无论是电子档案还是纸质档案其目的就是要充分发挥档案的利用，两者都是为社会的利用者提供服务的。电子档案利用与纸质档案利用的需求，受其自身的职业、素质和爱好等的不同而显现出千差万别。因此，档案利用需求的社会性，体现在具有广泛的社会作用和社会价值。

　　档案利用需求的社会作用，在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中，电子档案利用与纸质档案整理标准规范利用都发挥着积极的作用。档案利用的社会价值，在于档案利用信息资源的原始记录性，都为将来的工作提供了借鉴。

　　为了使档案工作进一步规范化、标准化，应该采取以下措施:

　　一、建立健全切合实际的档案管理制度。

　　档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《档案法》为指导原则，首先，要加强硬件的建设；其次，建立档案工作网络，具体制定业务档案的各项管理制度；最后，要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

　　二、严格公文的制发。

　　公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。

　　三、做好文书以及电子文件的处理工作。

　　工作实践表明，文书是档案的来源，档案是文书的归宿。因此，要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。

　　电子文件也属于档案的一部分，在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命。在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。

　　四、实施“以我为主”的立卷归档原则。

　　“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。

　　在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

　　在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

　　五、提高纸质档案立卷的质量。

　　案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案整理工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索。另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

　　六、加强对档案的管理和保护。

　　声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。

　　要强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际,，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。

　　《纸质归档文件装订规范》(以下简称《规范》）（DA/T 69—2018）规定了纸质归档文件的装订材料、要求和方法，适用于文书以及按照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）整理的其他门类档案的纸质文件材料的装订工作。《规范》由国家档案局于2018年4月8日发布，10月1日起正式实施。

　　制定过程

　　2016年，《规范》制定工作被列入档案行业标准制修订项目计划，制定工作由国家档案局档案馆（室）业务指导司、青岛市档案局承担。标准起草小组通过了解各地区、各部门纸质归档文件装订的现实情况，收集相关素材，确定标准大纲，形成标准草稿。

　　2017年2月，对标准草稿进行内部讨论修改，形成标准征求意见稿，向各地区、各部门征求意见。2017年3月，汇总全国各省、自治区、直辖市及中央和国家机关、中央企业意见51条，采纳23条，形成标准送审稿。2017年4月，标准送审稿通过专家评审，全部采纳专家意见后报全国档案标准化技术委员会审查。

　　2017年5月，标准送审稿通过全国档案工作标准化技术委员会评审，采纳专家意见后形成报批稿，报国家档案局批准发布。2018年4月8日，标准由国家档案局发布，并于10月1日起正式实施。

　　编制思路

　　装订是纸质归档文件整理的基础环节。在整理中，装订在实体上将归档文件的整理单位——“件”确定下来，并为后续整理工作的开展提供条件。装订的意义在于：

　　一是以“件”为单位固定整理对象，区分不同的归档文件。

　　二是保障档案安全，避免因工作失误或违法违纪行为造成档案损失。

　　三是方便管理，减轻管理负担，降低在档案接收、利用时的工作量。

　　现实工作中，各地区、各部门装订材料各异，装订方式五花八门。除了回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等明显不适于归档文件装订的材料或方法外，还存在直角装订、缝纫机轧边装订、三孔一线装订、不锈钢订书钉装订、不锈钢夹装订、浆糊装订、封套装订等多种装订方式，装订方式和装订材料各异既不利于档案的统一管理，又会给档案安全带来潜在风险。

　　编制《规范》的重要目标，就是对这些装订方式作出判断和取舍，尽可能在兼顾现状的情况下，引导各地区、各部门把装订方式统一起来。

　　《规范》参考国际标准《Information and documentation—Requirements for binding of books,periodicals,serials and other paper documents for archive and library use—Methods and materials》（ISO 14416:2003）的编制体例、内容和方法，在权衡前述几种装订方式利弊的基础上，对每一种装订方式的材料要求、方式方法进行详细规定，提供了归档文件装订的详细规程。

　　《规范》在档案行业中首次明确装订用棉线、不锈钢订书钉、封套、浆糊等多种装订材料的材质和技术指标，与《归档文件整理规则》衔接配套，为纸质归档文件装订工作提供了有针对性的方案。

　　主要内容

　　1、装订原则

　　《规范》确定了装订的4项原则，为装订方式选择和开展装订工作提供了指导依据。

　　(1)稳定性原则

　　应对归档文件进行仔细检查和评估，制定适宜的装订方案。装订方案应考虑文件保管期限、文件纸张质量、文件厚度、纵横向、订口空白尺寸、原装订方式等因素。装订方案确定后，应保持相对稳定。

　　(2)最小影响原则

　　装订应尽量减少对归档文件本身的影响。应避免多次装订，对原装订方式符合文件保管期限等相关要求的，应保持不变。

　　(3)一致性原则

　　装订有利于归档文件的保护和管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的归档文件装订方式应相对统一。

　　(4)安全简便原则

　　装订应牢固安全、简便实用、整洁美观。装订材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

　　2、装订方式

　　结合保管期限划分、档案移交、档案数字化等工作实际和档案进馆要求，《规范》将装订需求分成5类，类型A：永久保管；类型B：定期30年保管，需要移交档案馆；类型C：定期30年保管，不需要移交档案馆；类型D：定期10年保管；类型E：需永久或定期保管，但尚未完成整理和数字化的归档文件，需要临时固定。

　　装订方式分为线装法（T1直角装订、T2缝纫机轧边装订、T3三孔一线装订）、变形材料装订法（T4不锈钢订书钉装订、T5不锈钢夹装订）、粘接法（T6浆糊装订）、封套法（T7封套装订）4个类型、7种方式。

　　在装订方式选择上，《规范》分为“宜、可、不可、不得”4档，规定了不同装订需求下对应的装订方式。“宜”是《规范》建议、推荐的方式，“可”是该类型可以使用的方式，“不可”是在该类型中不建议采用的方式，“不得”是在任何类型中都不能采用的方式。从有利于长期保存、装订牢固度、空间占用、管理成本、操作难易程度、适合范围等方面综合考虑，《规范》提出了不同装订需求类型对应的装订方式（见下表）。

　　装订方式选择表

　　3、装订材料

　　《规范》对装订材料提出了基本要求。用于装订的材料，无论是其自身还是通过与其他材料及环境之间的接触反应，均不能包含或产生任何可能损害归档文件的物质。具体要求如下：

　　(1)棉纱线

　　线装法中均应采用棉纱线，棉纱线规格、质量、检测均应按照《棉本色纱线》（GB/T 398）的规定执行。棉纱线的粗细应与《纺织品纱线的标示》（GB/T 8693）所描述的R72texf4规格的棉纱线相当。线的断裂强度应不低于15N，检测应按《纺织品卷装纱单根纱线断裂强力和断裂伸长率的测定》（GB/T 3916）的规定执行。

　　(2)不锈钢订书钉

　　不锈钢订书钉产品质量要求、试验方法、检测规则均应按照《订书钉》（QB/T 1151）执行。不锈钢订书钉材质应选用S30408不锈钢，沿海地区应选用耐腐蚀性能更优的不锈钢。不锈钢规格、质量、检测均应按照《不锈钢和耐热钢牌号及化学成分》（GB/T 20878）执行。

　　(3)不锈钢夹

　　鉴于不锈钢夹仅适用于需要临时固定的归档文件，所以只要选择符合行业产品质量要求的不锈钢夹即可。

　　(4)浆糊

　　浆糊的质量要求、试验方法、检测规则均应按照《浆糊》（QB/T 1962）执行。除此之外还应符合《档案修裱技术规范》（DA/T 25）的要求。

　　(5)封套

　　封套用纸应轻薄、结实，材质选择对归档文件不应有负面影响或潜在负面影响。纸张定量应在110g/㎡～160g/㎡之间，检测应按《纸和纸板定量的测定》（GB/T 451.2）的规定执行。纸张的pH值应大于或等于6，检测应按《纸、纸板和纸浆水抽提液PH的测定》（GB/T 1545）规定的冷抽提法执行。

　　纸张撕裂度应大于850mN，检测应按《纸和纸板撕裂度的测定》（GB/T 455）的规定执行。纸张单层紧度应在0.6g/cm³～1.0g/cm³之间，检测应按《纸和纸板厚度的测定》（GB/T 451.3）的规定执行。

　　4、装订要求

　　《规范》要求，归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整，对归档文件已破损的、字迹模糊或易退变、使用易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品等情况分别采取修复、复制和去除不合格装订用品措施。要求装订牢固，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件应平整。

　　具体来说，直角装订要求选取较细缝线针，以双线为宜，以便缝线紧实。缝线按要求入针、环绕后打结。缝线与归档文件结合紧密的，也可以不打结，但入针、出针处应保留1.5cm左右的线头；缝纫机轧边装订应选用锁式缝合缝纫机，在文件左上方进行斜角装订，针脚距离应尽量加大，避免文件缝合处形成断裂。

　　入针、出针处应保留1.5cm左右的线头；三孔一线装订采取挤压式打孔，以免对文件造成过多损害。打孔前先用夹子固定文件右侧，确定孔距后用锥子或三孔一线打孔机打孔。3个孔孔与孔之间的距离，竖版文件以8cm～10cm为宜，横版文件以6cm～8cm为宜。三孔与左侧距离不低于1.5cm。

　　三孔一线装订在打结后应保留1.5cm左右的绳头，并在打结处用力压实；不锈钢订书钉装订应在归档文件左侧两钉装订，订位为两钉外，订眼距版面上下边缘各7cm为宜。不锈钢订书钉装订应无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，归档文件不掉页。

　　为保护文件，应尽量减少重复装订次数，需要拆除不符合要求的订书钉再用不锈钢订书钉装订的，拆除时应尽量减少对归档文件的损害，且装订位置尽量与原订书钉保持一致。

　　原装订位置不适宜继续装订的，不锈钢订书钉的装订位置可稍偏移；不锈钢夹装订应在归档文件上方或左侧装订，订位为不锈钢夹外缘距版面左上角顶端2cm～3cm为宜。不锈钢夹装订时，不同文件的装订位置应错开，以方便装盒，节省保存空间；浆糊装订采取左上角粘贴法，即在文件左上角涂抹浆糊进行装订。

　　浆糊装订前应将浆糊调匀，浆糊涂抹一般以离上方、侧方边缘2cm～2.5cm处为圆心，1cm为半径，涂抹的浆糊与上方、侧方应留有空白。

　　涂抹浆糊时注意用量适宜，分布均匀。浆糊装订在粘贴后要压实、晾干，待完全干燥后再装盒；封套装订后应保证文件平整，不能出现折、皱情况。