企业档案电子化管理（档案电子化管理系统软件）

　　随着全球电子化发展，档案电子化管理以其独有的便捷、高效和节约管理成本的优势在全球范围内迅速的兴起和得到广泛的推广。而我企业档案电子化管理工作开展的主要目的在于与办公自动化更好的连接，对档案的管理更加方便，其中包含了纸质档案数字化后的管理，使得对企业的文件更加有效的查询和搜索。

　　在国企档案电子化管理的发展过程中，一些信息化的安全隐患也随之而来，导致了国企运用的系统受到攻击和破坏，不利于国企档案管理的顺利进行，对国家各级机密无法进行良好的保护，存在泄密的风险。

　　目前，国企档案电子化管理工作主要分为归纳和整理两个阶段，合理的规划有利于管理的良好实施，有利于国企档案得到有效的保护；有效的管理使得档案的安全性更高，国企的发展处于正常，确保各环节的准确性，达到良好的效果。

　　国企档案电子化管理的现状

　　基层档案管理不完善。档案的发展随着国企的发展而不断变化，若是没有前人的资料作为参考，也就无法及时的对历史进行研究，分析利弊。对于档案的价值而言，上级档案管理部门应当重视档案管理工作。

　　但就目前国企的档案电子化管理现状而言，档案管理工作者对其不够重视，没有相应完善的制度，管理工作者缺乏，设施不完善等情况一直存在。这是国企现阶段存在的典型问题。一般情况下，基层工作应当按照相应的分类方式对企业的档案进行合理的收集和整理。

　　但纸质的档案往往会出现描述不同的现象的存在，在信息时代发展下，国企的档案管理工作实现信息化是现代发展的必然趋势。但管理者对信息化档案管理不熟悉，缺乏相应的指导，导致档案管理出现无序的现象，不利于文件查询。人才队伍有待加强。

　　人才在档案管理工作的开展中占据着主导地位，其影响着档案管理的正常进行，由此可见，人才是档案管理工作的核心力量。在国企中，档案管理方面的人才存在欠缺，档案价值高，档案管理工作往往被忽视，致使不是所有人都能认识到档案管理工作的重要性。

　　有些人认为档案管理部门就是个养老部门，对档案工作的开展不重视，绝大多数年轻人对进入档案部门工作的积极性不高，认为没有前途，对自身的未来看不到希望。这实际上也是揭示了对档案工作人员的不认可，因此导致了对档案管理注入的新鲜血液不足。

　　尽管现有人员的学历较高，但不代表其业务能力足够强，导致了人才队伍结构存在不合理的现象，导致档案管理人才队伍的建设方面有待加强。

　　国企档案电子化管理的安全对策

　　完善管理制度，设置专门人员。国企在对档案部门进行建设时，应当加强对对其制度的健全，随着社会的发展，不断完善档案管理制度，并紧跟时代步伐，建立档案电子化管理，充分考虑信息化中管理可能存在的问题，促进档案更好的管理，使得档案管理制度更加完善。

　　同时，档案部门应当设置专门的档案管理人员对国企的档案进行电子化管理，对每类文件进行及时的整理、归纳，熟练的掌握信息化相关技术的操作，并对档案的保存及维护进行重视，确保档案的安全性，有利于档案处于可控的范围内，防止档案被窃取。且档案管理人员还应当对档案进行定期的维护和检查，确保档案处于正常状态。

　　设置“预整理模块”，防止档案丢失。如今，我国国企大部分档案还未完全实现档案电子化管理自动化。在实际工作开展过程中，经常会出现大量档案无法及时保存的现象出现，造成了文件的损失，及电子文件的三十。

　　若是抱有电子化归档多少就存档多少的心态，将会导致国企的档案出现大批量的遗失和不足等，对今后电子档案的借阅及整理存在不便现象，同时也为借阅者带来了极大的不便，导致一系列不安全隐患的产生，对档案电子化的后续工作的开展产生一系列的影响。因此，应当在正式对档案进行管理时设置一个“预整理模块”，有利于防止电子档案的丢失，防止档案散失。

　　定期对档案进行抽查，防止改变。涉及档案有关国家或国企规定的保密范围的，应当加强对其的重视程度，不易大范围的进行传播，应当进行严格的安全控制。涉及档案的密级电子化时，操作错误或篡改将会导致一系列安全问题的产生。

　　目前，国企档案电子化管理相关系统的开发不够完善，需要国企档案管理人员对本企业的档案进行定期的抽查，防止档案出现变更或缺失，不利于国企的正常发展，不利于档案电子化的进行。

　　因此，档案管理者应当定期对企业的档案进行及时的核对，避免不稳定因素的干扰，提高档案的正确性，同时还要将人工与电子自动化有机的结合起来，提升档案的安全性，并对档案的防御系统进行不断的更新、优化，增强档案的防御能力，有利于档案更好的保存，有利于为企业今后的发展提供可靠的数据化依据。

　　总而言之，国企档案电子化管理在对文件进行传输、整理和储存过程中具有较为重要的作用，同时其过程存在着内容丢失，信息被窃取或被病毒侵犯的风险，导致相关国企的私人信息受到损伤。

　　因此，应当对国企的档案电子化管理进行严格管理，妥善处理存在的不安全隐患，完善档案电子化体系，并及时的采取相关的防控措施，使得国企电子化档案得到良好的维护，确保了档案的安全性。国企档案电子化归纳整理阶段的安全得到良好的保障，有利于实现跨越式向前发展，为我国国企电子化档案的安全奠定了坚实的基础。

　　档案电子化管理系统软件

　　中博奥档案电子化管理系统软件（以下简称“中博奥档案管理系统”）凭借在推动档案电子化、无纸化落地的方面的卓越表现及其创新的软硬一体化特性。

　　中博奥智慧档案是公司基于在电子档案领域多年的研究与实践，遵循电子票证管理标准和规范，将电子档案系统与智能设备相结合，推出的全新一体化解决方案。

　　通过构建贯通企业产业链上下游内外部数据互通的协同体系，融合ＲＰＡ、ＯＣＲ、区块链、物联网、ＡＩ等多种新技术能力，建立企业统一的电子档案管理系统和档案信息资源共享平台，实现了电子文件采集、归档和电子档案管理“三位一体”的全生命周期管理。

　　同时，基于沉淀的海量数据资产及完整的业务关联，构建起电子信息流网状、立体化的知识图谱，保持档案的原貌与全貌，支撑档案数据资产洞察利用。

　　中博奥智慧档案创新点

　　档案采集：自动智能采集，全面无纸化

　　建立银企、税企、政企、企企互联通道，实现外部电子文件在线全量采集，并建立与企业内部财务业务数据的关联，助力财务业务的全程无纸化、自动化、智能化；强化企业内部前端业务载体数据在线与贯通，推动前端业务活动全流程电子化（数字化），构建以信息互联为主，离线采集为辅的电子文件全面采集体系，形成全量电子档案票据池。

　　档案归档：电子和实物档案分册归档，一体化管理

　　建设电子档案资源、业务、管控和共享的一体化平台，将业务处理过程中产生的电子档案进行前置采集，以原始单据影像化、系统单据版式化、档案电子化为目标，对业务信息系统中的重要数据进行归档固化、关联整理和长久保存。

　　实物档案通过采用成熟的二维码和ＲＦＩＤ技术，实现粘贴单二维码与档案盒ＲＦＩＤ的绑定，并同步至电子档案系统，通过电子档案系统存储的记账凭证与粘贴单二维码和记录、更新的ＲＦＩＤ信息，实现纸质实物档案的装盒、上架、借阅等管理。

　　档案保管：实物档案无序存放，电子存档长期保存

　　根据档案分类方案进行档案的分类整理，对文件进行真实性、完整性、可用性、安全性的“四性”检测，然后根据配置的业务流程完成档案组卷、装盒、上架等虚拟化库房管理操作，线下利用ＲＦＩＤ射频识别技术同步完成实物归档操作，保持线上线下状态一致。

　　接着按照保管规则、备份方案进行电子档案的备份管理、状态监控。“四性”保障贯穿于数据形成、归档到保管的全部环节，以完善数据格式转换、封装等长期保存功能，确保长期可读，实现公司总部、分子公司档案工作的一体化管控。

　　档案查阅：分级授权，多维度标签追溯

　　建立一站式档案利用服务平台，提供包括普通检索、智能检索、个性推荐和知识服务在内的“一站式”数字档案利用服务，通过人工智能技术赋予机器理解文档的能力，自动从海量文档中提取出结构化信息，生成档案元数据，给归档文件自动打标签，提供档案管理的多维信息，满足电子档案智能保管、高效利用的场景需求。

　　档案安全：新技术加持，高性能高可用

　　通过统一身份认证配合区块链、数字签名、数字水印、防读写等技术手段，从源头确保了会计档案的“安全性”“真实性”；电子归档文件按照原始文件格式和可视化的版式文件归档，以纸质、电子介质会计凭证的独立编号，保障电子会计档案的“可用性”“完整性”；通过二维码、智能设备、物联网技术等实现纸质实物档案全过程管控，并与电子档案数据互联，实现实物档案管理的智能化升级。

　　随着各行各业数字化转型的不断深入，推动档案数字化建设已是大势所趋。目前，中博奥档案软件已成功打造了２０多个不同规模的智慧档案项目，助力了浙江、甘肃等地多家单位成功通过增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点验收，档案管理相关的软硬件产品已在北京、海南、广东、新疆等全国多个省份的１０００多家单位成功应用。下一步，中博奥档案软件将继续创新、深化、完善档案产品，帮助企业加快推进档案电子化、无纸化落地，推进绿色低碳发展。