档案整理档案数字化加工

　　档案整理档案数字化加工业务的流程：调卷——整理（编页、核对目录）——分解——扫描——还原装订——图像处理——索引著录——质量检验——数字化挂接——电子版刻录——档案归还。在没有特殊要求的情况下，基本按照此流程进行操作。

　　近年来，档案馆加快馆藏档案的数字化和数据库建设步伐，把档案数字化工作作为重要工作，并采取一系列有效措施推动馆藏档案数字化，在加快档案数字化进程的同时，有效地带动了档案基础业务和利用工作的发展。

　　在档案馆纸质本当案数字化工作过程中，深深感到加强档案数字化加工工作实施过程管理，是保证纸质档案数字化加工工作顺利开展的关键。结合开展纸质档案数字化加工工作实际，谈谈对规范纸质档案数字化工作实施过程管理的认识。

　　一、纸质档案数字化加工前整理过程的管理

　　数字化是将纸质档案数据图像的转换，而这个转换的基础是在完整、准确、清晰的档案前处理、整理后进行的。纸质档案数字化加工的一般流程包括：档案前处理、档案扫描、图像处理、档案审核、对照原文补录、档案装订、档案归还。

　　在工作中，往往会忽略数字化加工的前处理过程，《纸质档案数字化技术规范》规定在扫描之前，根据档案的管理情况，按目录数据准备、拆除装订、区分扫描件和非扫描件、页面修整、档案整理登记、装订等步骤对档案进行适当整理，并确保档案数字化质量。

　　由于现存的纸质档案产生的时代不同，档案的纸张、笔迹各不相同，特别是传统方法归档的档案，分为案卷级和卷内级，各个时期形成的案卷和卷内条目的著录和格式五花八门，行文不统一，有些用语不规范，页码编错等问题很多。所以，数字化的前准备就是尤为重要的一项环节。

　　因此，首先必须搞清纸质档案现状，并进行整理。纸质档案的现状主要包括以下几个方面：档案的产生年代、档案使用的纸张环境（包括纸张的厚度和损坏等情况）、档案使用的笔类（含内文书写的颜色）、档案的装订情况（线、孔、胶水、螺丝及硬、软封面、内文状况）、档案的目录状况（含目录与内文是否吻合、目录内容是否完整性）、档案编页准确的数量等方面。

　　因此，在对纸质档案数字化之前，必须分清轻重缓急，在开展鉴定工作以后，根据馆藏档案重要程度、破损情况、利用需求等，详实进行统筹规划，分步实施数字化。以馆藏重点档案、重要全宗的档案和涉及民生等档案优先进行数字化。

　　二、纸质档案数字化加工操作过程管理

　　加强纸质档案数字化处理过程管理，是确保档案原件和数字化档案信息的安全的重要保障.档案数字化的加工重点在于过程管理，建立一个严谨、保证质量、快捷利用的健康数据库，并按照工作岗位的不同给相关工作人员分配使用权限，实现全程管理、适时控制。

　　笔者以为，纸质档案数字化项目的管理，首先要从数字化项目的全程管理人手，主要是对纸质档案数字化项目的准备、前处理、数字化转换、后处理、验收移交等程序阶段实施全过程管理，对项目的安全、标准、质量、进度等进行有效控制；其次，是数字化工作中的文档管理，主要明确纸质档案数字化过程中形成文档的整理、归档、移交等管理要求统一进库保管。

　　为保证纸质档案数字化每个工作环节的正常进行和各个工作环节的顺利衔接，我馆在纸质档案数字化基本环节管理中按照《纸质档案数字化技术规范》的要求，制定了一系列纸质档案数字化加工流程表，如《档案数字化扫描批次表》《档案数字化领卷、还卷登记表》《纸质档案数字加工交接登记表》《档案电子目录质检登记表》《纸质档案数字扫描验收表》等。

　　这些登记表在纸质档案数字化加工流程和数字化加工管理过程中起了重要的保障作用。数字化加工完成后，我们应及时将这些登记表整理、汇总、装订成册，并在此基础上详细编写档案或全宗档案的数字化加工说明，包括全宗号、目录号、年代、案卷总数、件数、总页数、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等，形成一套完整、规范的资料，保存起来，以备后查。

　　首先纸质档案数字化若数字化后的数据在验收时或使用时发现问题，它们也是回查问题、解决问题的最重要的依据。其次这也是留给后人的文字记录，是保证档案数字化工作前后一致和衔接不同时期、不同全宗档案数字化工作的有效手段。

　　在做好上述环节工作的同时，着重要重视数字化扫描等环节的质量问题。

　　严把扫描图像质量关。在档案扫描的实际操作中会碰到各种问题：

　　（1）漏扫与多扫问题。一是漏扫描档案文件资料、大图纸的信息。有的档案页面折皱遮字，信息没有全部扫描出来；二是对列为不进行数字化处理的对象进行了扫描。

　　（2）大幅面图像的拼接处理问题。由于机器的限制，很多大幅面档案、资料、图纸无法整页扫描，只能进行分区扫描，形成的多幅图像按要求进行拼接处理，使之合并为一个完整的图像，以保证档案资料数字化图像的完整性。

　　在扫描过程中，从技术上完成多幅图像的拼接处理是完全没有问题的，但是在扫描加工的实践中却很容易忽视这种情况，影响全文档案数据的未来利用。

　　（3）在选择扫描分辨率方面，相关工作人员没有根据档案纸质的不同、采用不同的分辨率，没有严格按照图像清晰、完整、不影响图像利用效果的要求进行扫描。对同一卷档案采用同一种分辨率、同一种模式进行扫描，完全不考虑在同一卷档案中也会有不同纸质质量。其产生的后果是，有的幅面比较清晰，有的幅面则清晰度较差。

　　（4）在扫描过程中也会出现档案原件页面上会有多页粘贴的情况，遇到这样的情况时需要工作人员分次有序扫描，形成完整档案文件。

　　（5）档案全文扫描后的划分关系到条目与扫描图像的挂接，工作人员要根据所输入的条目，认真仔细的划分，确保挂接后数据与图像的一致性。

　　严把档案资料原件还原关。在数字化扫描进行前我们都要拆卷（件），拆除装订物，完成扫描后再重新装订起来，按技术要求，案卷装订要保持档案的原貌。

　　由于档案案卷的历史原因和实际操作的疏忽，致使出现两种不应该出现的状况：一是发生漏装订部分档案页面；二是把属于本案卷的文件，错装进另一案卷。

　　这些问题的出现势必会使与档案案卷原貌不相符，以致影响到档案复原后的质量，因此一定要按照档案整理的技术要求，认真细致的做好数据档案的还原装订，确保档案的前后一致性。

　　三、纸质档案数字化加工成果数据验收过程管理

　　根据《纸质档案数字化技术规范》规定数据验收主要包括：数据抽检、验收指标、验收审核、验收登记四个方面的内容。组织严格规范的数据验收，是保证数字化加工质量的重要手段，纸质档案数字化加工，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。

　　要赋予数字化加工各环节工作人员质量检查任务，每个工作人员操作前，要先对上一环节提供的档案或数据进行质量检查；档案扫描员负责检查档案前处理质量，图像处理员负责检查档案前处理和档案扫描质量，数据挂接员负责检查档案前处理、档案扫描和图像处理质量，质检员负责检查所有环节工作质量，各班组长负责检查本班组人员工作质量。

　　数据验收包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量，抽检的比率是一个全宗不得低于5%，如出现目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”；一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上时，给予验收“通过”，验收结论必须经处室相关人员、局馆领导审核签字后方可有效，并填写纸质档案数字化验收登记表单，数据验收过程结束。

　　四、纸质档案数字化加工成果安全管理

　　为保证纸质档案数字副本是档案原件真实、完整、可靠与可用的复制件，必须在纸质档案数字化过程中实施全程安全管理。应建立安全管理措施，对数字化对象实行审批制，采用适合的数字化技术，执行规定的质量控制程序，准确制作各个环节并由当事责任人的签字，数字化成果按规范要求移交，确保档案原件与档案信息安全。

　　对进行数字化的档案原件，在拆装、整理、修复等过程中，应遵循最小干预、保持原貌以及适宜性、相似性与可逆性原则，最大限度减少数字化转换对档案原件可能造成的损伤或形制变化。

　　数字化档案离开了计算机及相应的软件，就无法生成、传递、识别，为保证数据安全，完整数据应及时进行备份，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

　　备份数据也应进行检验，备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

　　纸质档案数字化加工工作是一项长期而又复杂的任务，在开展纸质档案数字化加工实践过程中会不断地涌现新的情况、新的问题、新的技术，这就要求我们必须不断加强规范纸质档案数字化加工的过程管理，确保纸质档案数字化加工工作的顺利开展。

　　1.前处理阶段

　　首先对未编页号或页号不规范的案卷，加工人员需要重新进行编号，根据客户的不同要求可采用2B铅笔或者自动页码机两种编号方法。

　　其次对档案中的原金属装订物，如书钉、回形针、大头针和金属夹等，加工人员必须在不损毁档案的前提下小心拆除。

　　最后对确定扫描的档案进行逐卷检查，检查是否存在破损、霉变、重复的情况，并在《备考表》上做出相应的登记说明，《备考表》需要加工人员及检查人员的签名（盖章）。在备考表中除标明文件页数、重份、页面缺损等情况外，还可注明特殊档案和需要说明的情况。如邮票、商标、名人手迹、实物档案及特殊文种等。

　　2.扫描阶段

　　扫描阶段是数字化加工的第一步，加工人员需要做的事情就是把实体文件扫描成电子文件。

　　加工人员根据档案页面的尺寸大小选择对应规格的扫描仪，在设备类型方面，加工人员一般使用平板扫描仪对档案文件进行扫描。在整个扫描过程中，加工人员必须按照客户指定的扫描模式、扫描分辨率、扫描格式等要求，对档案进行扫描，并做到不漏页、不重页，确保图像的完整性。

　　3.质检阶段——图像处理

　　质检阶段的主要工作是对扫描后的档案进行图像处理，加工人员严格按照《纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）》的要求，对图像进行优化处理，包括旋转、自动纠偏、去污、裁边、拼接等修复工作，使图像保持清晰、整洁、美观。

　　4.审核阶段——对照实体档案

　　审核阶段是对质检后的文件进行审核，再次确保扫描件与原图的一致性与准确性，使得最终加工成果符合客户的要求，因此加工人员必须对照实体档案原件进行逐件核对。在审核过程中若出现缺页、漏页、重页或顺序错误等情况，必须要求加工人员对这批不符合质量要求的扫描件及时进行重扫、补扫、调整等操作；若是图像偏斜度、清晰度、方向等未达到技术规范，加工人员必须重新处理或重新扫描。

　　5.对照原文补录——自动识别

　　要对扫描好的档案文件进行检索利用，自然少不了要对档案目录的核对补录工作，档案目录的录入有两种方法，第一钟方法就是对照档案原文进行录入。第二种方法是针对于纸质较好，且非手写的档案文件来说，可以采用OCR技术，对原文进行自动识别入库，这样做不仅可以大幅度提高录入的工作效率，而且还能有效降低手动录入带来的错误率。

　　6.装订阶段——装订整理

　　加工人员采用三孔一线装订法对案卷进行装订，装订之前必须认真整理档案文件，保证档案页面整齐统一，避免纸张的颠倒、错页。务必确保装订后的档案结实牢固，与案卷原件保持一致。

　　《数字化加工处理单》

　　在档案数字化加工的各个环节中，加工人员必须按照规定认真填写《数字化加工处理单》，包括案卷档号、具体加工人员、时间、抽查情况等项目，尤其要核实实际扫描页数与档案整理时填写的档案页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法，确保形成详细、规范的加工流程跟踪日志。

　　一、档案数字化实施主体

　　1.纸质档案数字化加工的责任主体为实施档案数字化的各级国家综合档案馆及机关、团体、企业事业单位、社会组织（以下简称“数字化实施单位”）。

　　2.纸质档案数字化加工可由数字化实施单位自行组织人员开展，也可以由数字化实施单位采取业务外包的方式委托给具有相关资质和能力的档案数字化服务机构（以下简称“数字化服务机构”）完成。

　　二、数字化加工基本原则

　　1.统筹规划，分步实施

　　根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分步实施。国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应优先列入数字化加工对象。

　　数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。

　　2.加强管理，保障安全

　　遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。涉及国家秘密的档案，不得以外包方式委托进行数字化加工。加强档案数字化各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。

　　3.完善细节，规范流程

　　对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象，应用文字做出说明，并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加工。应加强数字化加工流程管理，界定各个环节的职责任务，堵塞漏洞和缺憾。

　　4.分工协作，夯实基础

　　加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数字化相结合，开展传统载体档案清理、整理、鉴定、修裱等基础处理工作，为加快推进档案数字化创造有利条件。

　　三、数字化加工基本环节

　　纸质档案数字化的基本环节为数字化前期准备、数字化前处理、数字化扫描、数字化后处理、数字化成果验收移交。内容主要包括：制定数字化工作方案、案卷整理与交接登记、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果移交及管理等。

　　档案数字化从整理分件到案卷还原的各个环节，应以卷（盒）或批次为单位建立档案数字化加工流程单，记录每卷（盒）或每批档案数字化过程，确保档案扫描加工质量和效率。

　　四、制定方案

　　对档案实体的基本情况进行摸底排查，根据排查结果，制定总体规划和分年计划，并按照本规范编制数字化工作方案。包括档案数字化的内容和范围、数量以及先后顺序、数字化的形式、技术参数、时间安排以及经费预算等内容。