档案数字化的作用包括

　　随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。档案数字化的作用包括我们生活的方方面面，下面详细讨论一下吧。

　　加强档案信息化建设,是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路。

　　数字化新时代档案工作的趋势

　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、存储技术等的发展产生的一种新型档案信息形态。数字档案主要把纸质载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库。

　　在我看来，实现档案数字化主要有以下三个方面的优点：

　　一是提高工作效率。在干部工作中在使用档案时能快速查阅档案，在管理档案时，从传统的查询工作中解脱出来，大大提高了工作效率，使档案管理再上一个新台阶。

　　二是档案信息得到有效利用，实现资源共享。可异地实时为利用者提供数字档案信息，打破了传统利用方式和时空局限，并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案，大大提升了档案服务的总体水平。

　　三是促进了档案的实体保护，档案保管更加安全。相对以往纸制档案不利于查阅，而且纸制档案易脏、易碎、易丢失。相对电子档案，档案人员不仅可以通过电子档案直接查询档案信息、而且可以通过终端上权限浏览非涉密级文档和涉密文档，有效的保护了档案的涉密程度，对档案实体起到了有效保护作用和物理隔离。

　　促进档案信息的充分利用是数字化建设的根本目的所在。因此亟待加强对数字化档案信息利用问题的研究。文章从权衡费用与价值，做好数字化档案的鉴定工作、加大数字化档案信息数据库建设的力度两个方面进行阐述加强数字化档案信息利用的措施。

　　数字化档案的特点和利用特点要求我们更新思维，采用科学的方法，促进数字化档案信息的利用，从而更好地为经济和社会发展服务。笔者认为，要做好数字化档案信息的利用工作，主要应把握好以下几个方面：

　　一、权衡费用与价值，做好数字化档案的鉴定工作

　　首先，要做好现有馆藏档案的鉴定工作。由于档案信息数字化建设是一项庞大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此首先要考虑对现有馆藏档案的鉴定，没必要也不可能对全部馆藏档案都进行数字化处理，因为馆藏档案中真正具有长期和永久保存价值、且利用率很高的档案的数量是有限的。

　　因此，档案部门要组织力量加大对现有馆藏档案的鉴定力度，对馆藏档案中保管期限为长期或永久的、并且利用率较高的、利用能产生广泛的经济和社会效益的档案数字化处理，而对那些利用价值不是很广泛、利用率不高的档案暂时不予考虑，从而保证数字化档案信息资源开发利用的效益。

　　其次，要权衡数字化处理费用与开发利用价值，循序渐进地进行。通过对现有馆藏档案开展鉴定工作，明确要进行数字化处理与不进行数字化处理的档案以后，也不能急于求成，而应分清轻重缓急，根据本部门的实际和档案利用需要的实际，循序渐进地进行。

　　具体应从以下几方面考虑：

　　1、在对传统介质档案数字化上

　　可以分两步走，第一步先实现馆藏目录数字化，编制电子目录检索工具，实现目录级数字化管理与检索利用。第二步，有条件的档案馆可以有步骤地实现档案全文信息数字化。要根据馆藏基础，分析用户需求，研究馆藏体系，在充分调研的基础上选择最优的方案。在对电子文件的归档上，要规范电子文件制度与范围，根据自身的条件有计划地接收具有长久保存价值的电子档案进馆，改善馆藏结构。

　　2、要考虑馆藏档案的利用率

　　选择数字化档案的内容要“经典”，主题与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，这可根据定期或不定期的统计结果来挑选，把那些利用率较高的且利用后能产生的巨大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费人力、物力和财力。

　　3、要考虑馆藏特色

　　确定本馆的特色档案，并选择这些特色档案进行数字化。从某种意义上说，有特色就有优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。因为这些特色馆藏是其他档案馆所没有的。选择其他档案馆没有的档案信息进行数字化，是档案馆在合作与竞争并存的信息时代更好地生存与发展的重要保障，同时也节约了资金，避免重复建设。如反映某一地区特色文化的档案，其他的档案馆一般不收藏，应该尽可能齐全、系统地将这些档案信息数字化。

　　4、要考虑用户的需求

　　针对用户的需求进行数字化，在实际工作中，某些专业利用者不再满足于一般性的服务，而要求档案馆提供综合性强、全方位的信息服务，因此在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，以用户为本，分析需求的方方面面，做到按“需”数字化。

　　5、对电子文件的接收也要权衡费用与价值

　　保管文件需要很多方面的支出，如保存空间、装具、人力等，对于纸质文件来说，空间的问题最为突出，对于电子文件来说，保存空间不是很重要的一个问题，但是，管理电子文件的费用大量转移到为保障其安全性、可读性、易用性等所需要的技术设备和环境维护中。

　　所以必须考虑档案保管机构是否有足够的资金和技术力量来支持电子文件的技术要求，尤其是那些对特定的复杂软件具有特殊依赖性的文件。

　　如果不能采用与软件无关的格式统一保管的话，档案保管机构还需要设法获得该文件的运行软件，而这类软件往往是昂贵的，或者是专利性的，软件拥有者可以有种种理由不愿无偿移交。

　　在这种情况下，档案机构需要根据电子文件的价值和自身的实力做出决断：或者购置相应软件甚至全套系统以保障文件的维护和使用，或者与文件形成机关达成协议，由他们按照国家的有关规定实施管理。

　　档案信息的数字化工作面广量大，耗时耗财，必须十分讲究数字化工作的效益，应在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案，这包括选择最优的工作流程、最合理的技术手段和最适宜的数字化加工设施等；

　　认为，在进行数字化建设过程中，一定要把握好档案数字化处理的度，通过对数字化处理的成本、所需费用与档案开发利用的价值、效益进行权衡，避免不必要的浪费、减少日后的管理成本，如果不进行成本、效益分析，档案数字化建设所产生的价值等于或小于建设所需费用，档案数字化建设就没有任何意义，甚至是一种浪费。

　　因此，在档案数字化建设中，要讲究成本观念和效益观念。

　　二、加大数字化档案信息数据库建设的力度

　　数字化档案信息资源数据库是对数字化档案信息进行存储、处理和维护的软件系统，包括数字文件管理系统、数字目录中心管理系统、数字化档案管理系统等。

　　首先，要加大数字化档案信息资源数据库建设的力度。

　　数字化档案信息资源数据库是数字化档案信息利用的基础条件。档案信息数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见。

　　检索性数据库主要用于介绍开放档案的范围、目录和网上检索途径；文件性数据库主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。

　　建设具有大容量、高速度、稳定安全、主题鲜明的数字化档案信息数据库，这是开发利用信息资源的一种重要手段，为此要做好两方面的工作，一方面本着可行性原则、合法性原则、规范性原则、效益性原则、安全性原则等档案数字化的基本原则做好传统档案数字化工作；另一方面要加强对电子文件的接收与管理。

　　档案馆应该对移交单位产生的电子文件有目的、有重点地开展研究，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法和系统。通过这两个途径，积极推进档案信息数据库建设，实现档案目录信息或全文信息查询，不断提高利用效率和质量。

　　其次，要加大电子文档管理系统建设的力度。

　　电子文档管理系统是管理数字文件和数字化档案的核心。电子文档管理系统是以网络化应用为基本特征，对以数字化形式存在的各种类型电子文档进行录入、修改、查询、起草、审批、签发、归档等操作的软件应用系统；该系统不仅能够通过扫描、数码摄像等方式将以传统物理形式存在的各种信息进行数字化转化，而且能够对新生成的数字文件的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对这些文档的实际管理与利用状况进行实时监控。

　　根据国务院印发《“十四五”国家信息化规划》,（以下简称《规划》）相关要求，加快数字化发展，建设数字中国，打造数字经济新优势，推进网络强国建设，加快建设数字经济、数字社会、数字政府、以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革，充分发挥海量数据和丰富应用场景优势，促进数字技术和实体经济深度融合，赋能传统产业转型升级，催生新产业新业态新模式，壮大经济发展新引擎。

　　越来越多的国家高新技术企业响应国家号召和要求，积极推动档案数字化发展，通过不断改进和测试，开发一系列解决目前档案采集、加工、存储、查阅等档案数字化加工过程质量管理问题。

　　下面我们从探讨新时期档案数字化管理的必然性出发，分为几点来探讨档案数字化管理的新思路：

　　⑴领导决策阶层积极辅助完善档案数字化管理

　　相关部门领导要充分认识到实现档案数字化管理的重要性，对于档案数字化管理工作予以全力支持辅助，创造出一套与当前时代发展相适应的管理方法。首先应该根据自身情况建立各项规章制度，比如可以将档案管理工作纳入到绩效考核中去，调动工作人员积极性。

　　同时加大在软硬件方面的投入，为保证相关部门档案管理工作能够正常进行提供良好的基础，软硬件设施的完备加上制度的辅助作用，会加快我国对档案进行信息化管理朝着规范、科学化方向发展。

　　⑵加强相关人员专业素质培训

　　要想真正实现信息化的管理，就需要拥有一支爱岗敬业的相关专业技术人员。决策层应当建立一支专门的具备计算机技能、对软件开发和利用有经验的专业人员。为他们建立专门的科室，时时信任他们，建立相应的绩效管理制度，任务分解到个人，使他们做到各司其职。

　　并且及时的对他们进行相关的培训，有条件的话可以邀请有关方面的专家来进行讲座，及时发散他们的思维，生活上关心他们，让他们真正做到踏踏实实搞研究，为相关部门实现真正的档案数字化管理贡献自己的一份力。

　　⑶及时更新完善相关信息

　　中国文化源远流长，经过这么多年的演变，信息量之大难以估量。随着网络的不断发展，利用信息化技术实现信息的管理工作大势所趋。以往传统的文书档案管理工作者缺乏对档案系统的管理理念，对信息的更新不能做到既准确又及时，这就使得网络化档案管理工作趋于紊乱。

　　因而应该加大对信息的管理力度，让工作人员改变以往事后整理数据的习惯，真正融入到收集资料的大潮中去，做到事前进行介入、参与事中去、事后及时跟踪，只有这样才能及时更新完善相关信息，从而确保各部门档案管理工作正常进行。

　　⑷资源为本、高效利用、依法治档

　　档案主要用于对相关信息进行完整、真实的记录，旨在为相关部门工作提供相关信息，只有信息足够准确，才能真正实现档案本身的作用。而且，在网络不断发展的时代下，需要定期对相关人员进行法律知识方面的培训。

　　各部门营造出一种依法治档的氛围，使得相关工作人员拥有较高的法律意识，比如可以组织时间进行法律方面的辩论会，或者将法律知识纳入考核绩效等方式，推动各部门向着法制化、制度化、科学化方向发展。建设档案管理信息化平台，大力倡导人们使用该平台，向他们讲解该平台的优势所在，这种平台的建立真正为社会各部门实现网络化管理建立了良好基础。

　　⑸建立数字电子档案

　　加强档案数字化管理可以建立相关数字电子档案。数字电子档案一般以磁性材料为载体，将信息录入到光盘中，也可以将信息直接储存在电脑硬盘中。这种数字化电子档案的管理方式，可以让人们随时进行读取和下载，为人们获取信息带来了极大便利。

　　但是这种数字信号为主的信息也较容易被人随意改动，对此可以规范相关的管理标准，设立特定计算机技术人员进行信息的管理工作，必要时可以对文件设置密码，以防资料信息被盗或丢失。

　　档案数字化管理的为实现我国档案管理的信息化和网络化，为我国文明的传承，信息的广泛传播带来了新思路。互联网盛行的当今社会，将以往的文书档案管理模式转化为数字化管理模式更能与现如今社会发展相适应，人们的工作质量和生活水平在一定程度上也会得到很大提高。

　　因而对档案进行数字化管理的工作方式势在必得，我们可以通过建立健全完善的信息资料库，配置足够完备的软硬件设施，合理利用相关技术人员，再加上领导的全力支持，实现档案数字化管理将不再是梦，我国社会在当前潮流下也会朝着科学化、制度化、规范化的方向发展。