上海纸质档案整理扫描

　　上海纸质档案整理扫描

　　上海纸质档案整理扫描是指将纸质档案进行分类整理、数字化扫描，以便于管理、使用和存储。

　　整理纸质档案需要清点、分类、编目等步骤。清点是指对档案进行全面的统计、核对；分类是按照档案性质、用途、时限等进行划分；编目是为每个档案编写详细的目录和档案编号。

　　数字化扫描是将纸质档案进行数字化处理，将其转换为电子文件，方便存储、检索和利用。数字化处理可以采用扫描仪、图像处理软件等工具进行。

　　上海纸质档案整理扫描可以由专业的档案管理公司或机构进行，也可以自行进行。对于大量的纸质档案，建议寻求专业机构的帮助，以确保整理和扫描的质量和效率。

　　档案信息化建设——档案扫描

　　档案扫描工作量是非常大的，因此，如果用户文档资料量很大，没有足够的人力和时间对档案进行扫描，那可以采用外包扫描服务的形式。

　　外包扫描服务就是用我们的人力、我们的机器设备，到用户现场为您进行文档扫描加工、档案索引建立、档案目录打印等全套工作，作业结束后将资料刻成光盘，并把机器中数据

　　删除，保证资料安全性。

　　外包扫描服务，可以使用户在尽量短的时间内，享受到数字化档案管理带来的方便快捷，而您又不必担心数据的准确性和作业质量，因为专业的扫描加工队伍有着严格的流程管理

　　和丰富的文档扫描经验。

　　文档资料数字化加工服务管理流程：

　　1.提卷：与用户完成点交点收手续

　　2.案卷整理：按照加工服务操作规范将文档整理成元宝样式并填写流程单。

　　3.档案批量扫描：接受上一流程整理好的资料，按文件整理顺序进行批量扫描。保证扫描影像的清晰完整，方向正确，没有歪斜、黑边。

　　4.影像处理：对以上环节没有纠正的一些黑边/歪斜/顺序错误现象在系统中做人工处理或调整，保证文件顺序正确以及影像品质。记录不清楚的文件待补扫。

　　5.建立索引：按照要求在索引系统中对影像建立对应的索引信息。

　　6.图像补扫：按照补扫记录单记录的页号，对问题页采用相应色度一一补扫。

　　7.数据校对：对加工完成的索引数据及影像信息进行校对，对错误及时修正。

　　8.光盘刻录/数据备份：将加工完成的电子数据资料（数据库/电子影像）刻录到光盘中，刻录完成后再作一个光盘备份。

　　9.文档还原：按照用户要求将文档恢复成原状。

　　10.成品验收/还卷：质检通过的光盘及原件，移交用户。

　　扫描结束后，得到的数据光盘上就已经包含有单盘检索调阅软件，您可以方便地在任何

　　一台微机上检索光盘内容；如果用户有网络调阅需求，我们可以为您提供基于IE浏览器的文

　　档检索调阅系统，当然系统已经为您考虑到了权限设定、密级控制等各种安全措施；

　　如果用户有自己的OA系统、电子政务系统、或档案管理系统，本扫描生成的光盘数

　　据，具有很强的开放性，我们仍然能够将加工数据方便地与您的系统实现无缝连接。

　　档案室扫描文件的工作是什么？工作环境怎么样？

　　档案扫描员的具体工作主要是档案扫描整理工作。工作流程一般包括档案拆分、数据录入、档案扫描、图像处理、质量审查、质量审核、档案装订等流水化作业。扫描、图像处理、质检、审核一般电脑上操作，基本要求熟悉电脑，键盘、鼠标能够熟练使用，一般都有专门的扫描加工系统，在系统上操作就可以了。

　　工作环境相对还是挺好的，不过扫描有辐射，而且一页一页的扫描工作比较枯燥，天天摸档案，尤其是陈年档案，可能会有粉尘，不适合容易过敏的人。

　　拓展：档案扫描

　　档案扫描（也称为档案数字化加工或数字化扫描加工服务等）是近几年才兴起的一项服务形式，随着信息化建设的加速和无纸化办公的要求，要把纸质的档案转化成电子化的档案以方便查询和利用，档案扫描顺应了这一潮流，并在这几年内快速兴起。

　　档案扫描融合了档案扫描、CCD技术、OCR识别和文档管理等技术，可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化（数字化）文本、影像，并实现信息高速检索。

　　车购税纸质档案怎样整理出来

　　购税纸质档案怎样整理步骤如下。

　　1、制定档案整理计划，根据车购税纸质档案的数量和种类，制定整理计划，明确整理的目标和步骤。

　　2、整理分类，将车购税纸质档案按照时间，车辆品牌，车辆型号，购买人等分类，便于日后查找和管理。

　　3、清理筛选，将车购税纸质档案中已经无用的废纸和重复的文件清理掉，只保留真正有价值的文件。

　　4、标注编号，给每个车购税纸质档案标注唯一的编号或条形码，以方便日后查找和管理。

　　5、归档存放，将车购税纸质档案按照分类和编号存放在档案柜或档案盒中，并进行记录，确保档案安全，完整。

　　6、定期检查，定期检查车购税纸质档案的存放情况，确保档案的完整性和安全性。

　　7、数字化存储，对于长时间不需要查阅的车购税纸质档案，可以采用数字化存储的方式，将其扫描成电子档案，存储在计算机或云端，以节省空间和方便管理。

　　纸质档案数字化工作中应整理哪些工作

　　在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

　　①目录数据准备：按照《档案著录规则》等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

　　②拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

　　③区分扫描件和非扫描件：按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。

　　纸制品④页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理<压平或烫平等后再进行扫描。

　　⑤档案整理登记：制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

　　⑥装订：扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

　　如何做好纸质档案数字化工作

　　随着社会信息化的迅速发展，很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。接下来由我为大家整理出如何做好纸质档案数字化工作，希望大家喜欢！

　　一、扫描加工前阶段

　　这一阶段是数字化工作开展前的准备阶段，是该项工作的起步阶段也是关键阶段，本阶段的工作做好了就为后期工作打下良好基础。准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。

　　1、纸质档案的准备。

　　许多档案工作人员有着强烈的工作积极性和责任感，希望尽早把工作完成，这是好事，但不能盲目推进，在纸质档案没有准备好之前最好不要进入下一阶段，必须在纸质档案已按档案整理规则完成规范的归档整理后进行。若纸质档案整理不合格就开展数字化扫描，那么一旦纸质档案需要重新调整必然牵动相应的数字化档案的调整。档案整理人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则，整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、全年档案完成编目并准确无误等工作，确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范，同时要注意有些档案需要进行拆除装订物，修整页面，修补褪变、破损档案等工作，才能进行数字化加工。

　　2、基础设施的准备。

　　纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所，数字化加工场所应空间充足，布局合理，有条件的可配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质（如磁带、磁盘、光盘等），有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等，数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑，如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等，来保障数字化加工工作安全有保障。

　　3、人员的准备。

　　档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要积极向单位领导汇报反映此项工作的程序和需求，做好工作计划，确定工作形式（自主加工或业务外包），制定实施方案，成立档案数字化工作领导小组，工作人员要求责任心强，细心细致，能够严格把好质量关，实行数字化加工过程的全流程管理。

　　4、管理制度的完善。

　　科学、规范、可行的工作制度能够保障此项工作的顺利有序开展，纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等，要做好这项工作，应从这几个方面制定相应的制度，如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等，并在纸质档案数字化工作过程严格执行，确保档案的安全和工作的有机衔接。

　　二、扫描加工中阶段

　　这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段，是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法，充分掌握合格图像的标准要求。

　　1、掌握标准要求。

　　做好工作标准先行，纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准，也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描，图像按档案排列顺序依次扫描，每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应，每一件档案图像首页应含有归档章，各页有正确的页码标识，每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯，图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

　　2、掌握操作方法。

　　在未实现完全电子化办公情况下，纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的，要做好此项工作，操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。

　　扫描操作：档案扫描仪与计算机连接，安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂，就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。

　　但是这里还是强调不要急于扫描，在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等，应根据需要和档案的纸张质量进行选择，有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。

　　扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描，而色彩往往又与图像存储格式关联，彩色图像通常存储的格式为JPG，若存储为TIFF格式占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观效果的`重要参数，规范中规定最低为200dpi，要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

　　图像处理：规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌，但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响，可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题，出现这些情况就需要进行图像处理操作，一般需要采用专门的图像处理软件来实现，一般可以采用PS软件，也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件，能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作，使图像完整、整洁、端正。

　　三、扫描加工后阶段

　　一批档案扫描完，在移交档案管理部门前，还有一些工作要做，包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作，每项工作依次衔接完成。

　　1、图像检查。

　　数字化加工的成果好不好，在数字档案利用过程中会得到检验，但是作为加工工作来说，不能等到利用时发现问题再回过头来修改，就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题，这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求，然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责，在可能的情况下实现100%的检查，最低不能低于10%，对抽检到的内容要达到100%的合格率，一旦发现问题，必须进行修改，该处理的处理，该重扫的重扫，该补扫的补扫，并要进一步扩大检查范围，再检查完善。

　　2、数据对接检查。

　　目前，利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据，因此目录与图像及数字化副本能否一一对应，也是检查的重要内容，检查率应为100%，如果发现问题，必须重新修改完善。

　　3、数据存储。

　　在前两步骤没有问题的前提下，就可以将数据进行脱机存储，目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质，存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等，其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立，而相关文件说明要尽可能地齐全，包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等，建立起完整的项目档案元数据。

　　4、数据移交。

　　这是扫描加工工作完成前的最后一项内容，将前期工作成果向档案管理部门移交，移交的内容由档案管理部门规定，移交过程包括移交前的验收和办理交接手续，此验收由档案管理部门来验收，验收合格则进行下一步——办理交接手续，如果验收不合格，那么说明前期的工作还存在问题，需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后，标明此次工作即圆满完成。

　　档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一，这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心，但只要掌握具体规范，并在工作中积极总结经验，都能够把这项工作很好地完成。

　　请问公司档案外包怎么弄？

　　档案外包管理

　　在企业档案及相关业务中，因为涉及各种为企业发展所考虑的因素，企业对进行外包的档案业务有时也有所侧重。企业一般会将不涉及企业机密、专利等内容的非核心的档案及相关业务或与企业业务无关的档案业务进行外包。具体外包的档案业务大致可以分为以下几类：

　　（1）档案保护的外包。这项业务包括企业档案文献以及特殊载体档案的编目、考订、修裱修复、保管与维护。档案在长时间的日常管理和使用中会有一定的破损，特别是特殊载体的档案，破损程度更为严重，需要经常对档案进行修裱、修复。在企业档案工作人员结构中，掌握这项技能的档案人员所占比例较少甚至不存在。

　　即使存在会技术保护的档案人员，也因为器械设备不足而无法进行修裱或修复，因此企业需要将这些业务进行外包，获取更专业的保护。对于某些小企业而言，因资源的有限，档案文献的编目、考订也是需要通过外包来完成的。

　　（2）档案的数字化。大量、企业面临着将档案数字化的问题。这个过程对于许多企业来说需要大量人员及必需的设备，而这些人员和设备在数字化之后又面临闲置的问题。因此，许多企业将这项工作交由专业机构或单位完成，通过外包的形式解决数字化过程中所遇到的各种问题。

　　例如太平洋保险（集团）股份从2007年8月起，进行长期的档案业务扫描外包工作，从而达到将档案数字化，提高业务档案利用率，更好的保护原始的纸质档案，为档案利用提供安全便捷的服务等目的。国泰君安为减轻各营业部的档案电子化处理压力，降低档案在分散情况下因调阅、存管情况下造成的损毁、遗失风险，特别将档案电子化业务外包。

　　（3）档案的日常使用业务。档案的日常使用业务也可以进行外包。例如上海仁通档案管理咨询就开展了寄存、整理、查询、快递、销毁业务，除此外还包括对备份文件的保存等工作。特别是到期销毁的档案业务，许多企业为了方便，更为了销毁档案的专业性，将此项业务交由其他专业机构或有专业设备的企业完成。

　　（4）档案馆后勤业务外包。后勤业务包括：物业管理、运输业务和其它后勤服务等。包括企业档案馆内及周边环境卫生、借阅室清洁消毒、库房温湿度调节、杀菌消毒、档案馆安全保卫等。这些工作与档案相关但与企业业务无关，为了避免其影响企业的工作，往往采用外包来完成这项工作，充分利用外部资源，利用外包企业的专业优势，将自身的薄弱环节交由外部完成，提高档案的整体业务水平。

　　（5）人员的培训和教育工作外包。包括档案馆工作人员的岗前培训和继续教育。档案事业在不断前进发展，档案业务因此也不断丰富，档案工作人员特别是企业内档案工作人员因为企业的发展也面临着对档案更高的工作要求，因此，需要对企业内档案工作人员不断培训，岗前培训是为了使员工更好的适应企业的工作环境，继续教育是为了使员工在企业发展中更出色的完成工作任务。