电子卷宗档案数字化

　　电子卷宗档案数字化

　　电子卷宗档案数字化是指将纸质卷宗和档案数字化，存储和管理在计算机系统中的一种技术。它可以通过扫描、OCR（光学字符识别）、数字化摄影等技术，将纸质文件转化为数字文件，并存储在计算机系统中，方便了文件的检索、查询、共享和管理。电子卷宗档案数字化可以提高办公效率，降低文件管理成本，保证文件安全性和完整性，是现代化办公的重要手段。

　　电子卷宗和纸质卷宗严重不符

　　纠正提交申请。

　　因为纸质档案与电子档案不一致，应该尽快去找到材料形成原始记录，核实情况，找到出错地方，并提交申请，哪个地方出错就纠正哪个地方，以免产生麻烦，所以不符可以纠正提交申请。

　　电子卷宗，是指在案件受理前或者案件受理过程中，将装订成卷的纸质案卷材料，依托数字影像技术、文字识别技术、数据库技术等媒介技术制作而成的。

　　纸质档案数字化处理的基本程序与方法

　　任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。

　　下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。

　　创建档案管理分类架构

　　检察院的综合档案管理，分类架构一般为：

　　文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。

　　各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。

　　取卷

　　从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：

　　准确记录所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。

　　档案定义

　　档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。

　　关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。

　　拆卷

　　拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。

　　拆卷的注意事项：

　　保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。

　　保持案卷的清洁。

　　拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。

　　取掉案卷中的金属物。

　　将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。

　　为了方便扫描及时与扫描人员沟通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。

　　如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。

　　录入卷内文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。

　　如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。

　　扫描

　　对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。

　　3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。

　　如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。

　　扫描时的注意事项如下：

　　根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。

　　对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。

　　根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。

　　将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。

　　法院扫描电子卷宗流程

　　法院电子卷宗同步生成的4个步骤您好，亲，一键转档：指令、整理、评查、归档四个步骤。指令是指在电子卷宗汇编成册后，由法官在网上发出归档指令；整理是书记员对部分需要归档的纸质卷宗进行排序、归目、校对、整理；评查就是由档案管理办公室对电子卷宗和纸质卷宗的一致性、质量是否达标等问题进行全面评查；

　　归档就是质量全部合格后，电子卷宗一键转档，生成电子档案。全省法院的电子档案由我院统一管理，纸质卷宗则留存本地档案室妥善保管。电子卷宗一键归档使书记员不用再扫描、整卷、订卷，可以腾出更多时间协助法官处理审判事务。同时，有效保障了同步生成的电子卷宗更规范、更统一，质量更好。

　　电子卷宗系统和档案管理系统的区别

　　1.案卷由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。2.件件是档案管理中最基本的单位，多件可以放在一个案卷里。区别：件是案卷的组成部分。