档案数字化的质量和安全保密控制

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，本文首先简要介绍了我国档案数字化的现状，在此基础上，分别对档案数字化的质量控制和安全保控制的内容和手段进行重点阐述，以期为确保数字化工作的质量和安全保性提供一定的参考。

档案数字化始于2O世纪80年代末，成长于90年代，并在2l世纪进入全面快速发展阶段，其最初主要进行的是案卷级目录、文件级目录数据库建设，实现计算机辅助管理。

目前，全国各级档案馆主要开展了档案全文信息的数字化。一部分档案馆已可提供档案信息的远程网络查询和利用，实现了档案信息资源的交流与共享，拓展了档案利用服务的范围，提高了档案利用服务的质量，节约了大量社会资源。档案数字化的方法主要有五种：一是纸质档案的扫描；二是缩微拷贝片的扫描；三是数码相机的拍摄(包括非纸质档案)；四是激光三维立体扫描；五是音频、视频档案的数字化采集。

1. 档案数字化的质量控制

质量控制，即为达到质量要求所采取的作业技术和活动，它是为了监视质量形成过程，消除质量环节上所有引起不合格或不满意的因素，以达到质量要求。档案工作的特点要求在档案数字化过程中，必需对其进行质量控制。

1.1质量控制的内容

1.1.1优选数字化方案正所谓谋定而后动，一项工作中，方案、计划或规划等的制定至关重要。档案数字化工作也是如此，数字化方案制定是否合理，将直接影响档案数字化的质量。档案数字化方案包括 ：档案数字化策略与原则 、技术路线与支持 、流程 重组与再造 、操作方法与步骤等。

1.1.2正确选择数字化软件

数字化软件的种类繁多，各具特色，因此，在选择时，要对其进行广泛调研，并结合各单位自身的特点选对软件。选择适用的数字化软件是控制档案数字化质量的一个重要环节，对之后的工作能起到事半功倍的作用。

1.1.3人员选拔和培训

任何实践活动中，人都是决定性的因素。档案数字化过程中，应关注人员的选拔和培训。在人员选拔上，一般要求从事这一工作的人应具备较强的责任心，工作细致负责。而人员的培训的内容则主要包括：一、学习各种相关标准规范和规章制度；二、学习并熟练掌握相关设备和软件的使用。

1.1.4制定标准、确定参数

档案数字化质量控制过程中的关键环节，是制定标准和确定参数。目前，国家已经制定出了档案数字化的国家标准，各行业、各部门可在此基础上，根据自身特点制定出适用的标准。

1.1.5检查、监督、验收及评估

检查、监督、验收及评估是整个质量控制的最后一关，档案数据库建设的成功与否取决于它。检查的对象包括设备、人员和工作流程i个方面。监督就是要不断发现问题并针对所发现的问题提出解决方案，若有解决不了的问题则上报上级主管部门。验收分为粗验和细验。粗验主要由自动验收软件完成。细验就是在自动验收软件验收的基础上，分别对每个画幅进的完整l生、清晰度、重页、拼页等进行检查。评估就是对整个数字化过程中，档案的扫描质量、档案信息的真实完整性、档案数字化成果的网络利用效果等进行综合测试和评价。

1.2质量控制的手段

1.2.1明确分工和责任

工作方案、单位规模、档案总量不同，档案数字化流程是不一样的，但都要求分工明确。预处理、分发、扫描、检测、验收、人库、网络维护、设备维护、安全管理等工作都要分配到人，分工要科学合理，职责要清晰。

1.2.2建立健全规章制度

档案数字化是在档案信息化建设这一大背景下进行的一项基础性工作，必须遵循统一的标准规范，建立健全一系列相关的规章制度，确保数字档案信息资源的互连和共享。例如，根据《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》，在纸质档案数字化过程中要制定《纸质档案数字化质量标准》、《档案数字化加工操作规程》、《档案扫描参数设置规定》、《档案扫描数据验收标准》等规章制度，使档案数字化工作有章可循 。

1.2.3开展阶段性讲评并辅以适当的奖惩制度

档案数字化是一项基础性、实践性很强的工作，同时也是一项全新的档案工作，没有成功的经验可以借鉴，需要在实际工作中积极探索。要保证档案数字化工作的质量，就必须进行阶段性讲评，它能帮助工作人员了解前一阶段工作的优点与不足，及时改进工作方法，提高工作效率，为下一阶段的工作打下基础。讲评过程中应辅以适当的奖惩制度，能起到更好的督促作用。

1.2.4进行严格的检查和验收

检查和验收是保证工作质量的基本方法。档案数字化工作是将档案信息数字化的过程，它是后续档案工作的基础，其工作质量会直接影响其它档案工作的进行，检查和验收既能保障档案数字化工作的质量，又能为档案利用、查询等工作的开展打下坚实的基础。

2、档案数字化的安全保控制

安全保工作是档案工作的重要内容。档案数字化的安全保控制，就是要保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免出现泄问题。安全保控制是档案数字化过程中应优先考虑的问题。

2.1安全保控制的内容

安全保控制是指对档案数字化实施过程中存在的不安全因素进行预先分析，并依据数字化工作中人、物、环境等因素的运动规律，从技术和管理上采取措施，有效控制泄事故的发生。档案数字化工作的安全保控制主要包括：规章制度的建立，网络和计算机安全方案的确立，场所的选择和安防系统的建设，档案实体的使用和保管，数据库的维护、整理和数据备份。

2.1.1规章制度的建立进行数字化处理的档案中包含程度较高的信息，要保证这项工作能安全高效地进行，必须有一套行之有效的安全保管理制度，通常包括：档案数字化系统及设备使用的安全保规定，数字化加工人员选择和管理办法，数字化加工场所安全保方案，档案数字化设备的安全管理制度，参与人员身份识别管理制度，访问控制规则设置的规定，码钥的保管理规定，扫描员、系统维护员、扫描质检员、系统安全员、档案保管员、值勤警卫工作职责等。

2.1.2网络、计算机安全保方案的确立

为了确保档案数字化过程的安全性，应设计好网络、计算机安全保方案。首先，所有的操作必须在一个封闭的计算机网络中进行，与所有的外网物理隔断；其次，档案数字化客户端计算机及服务器必须存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外来人员进行物理破坏和盗取，还要防止外界电磁场对数字化网络系统各个设备的电磁干扰，防止由于计算机、服务器及其他网络设备电磁辐射而造成的泄事故，保证数字化加工工作在安全保的环境中进行；

第三，工作人员(即直接接触档案数字化系统的人员)进入系统前必须进行身份鉴别，防止非法用户的进入，这是保障数字化系统安全的第一道防线；第四，就是对参与档案数字化工作的人员进行分类，区分出不同的任务群体，并对这些群体访问系统资源的权限做出严格的界定，以阻止合法用户访问其权限以外的资源，其中，访问控制要遵循“最小授权原则”，尽量细化到单个用户、单份文件；最后，要防止电磁泄露，有条件的单位应在屏蔽的空间内进行档案数字化工作，不具备此条件的单位应选择低泄射的设备，加装高强度的电磁干扰器。

2.1.3场所的选择和安防系统的建设

档案数字化工作主要在档案馆内进行，但也有一部分外包给专业公司。数字化加工场所的选择一般要遵循以下几个原则：首先，要便于档案实体的保管，即加工场所尽量选择距离档案实体保管场所近的地方，如果就近选择有困难，则应选择在档案运送路线与外来人员进出路线不交叉的场所；其次，尽量选择与档案保存环境较相似的场所。

加工场所必须配备安全系数高的安防系统，包括门禁系统、防盗报警系统、闭路(带红外)电视系统、消防报警及自动灭火系统、恒温恒湿空调系统等，保证整个加工场所的安全防护。同时，安防系统分布要有所侧重。比如，对数据库服务器的操作显示器要有特写，使其能记录下操作人员的每一步操作过程，以备审查和检验。

2.1.4档案实体的使用和保管

档案数字化过程中要大量利用档案实体，为了确保档案在使用和保管过程中的安全保性，必须有与之相配套的制度跟进。首先，对进入档案库房的人员实行双人制，形成互相监督机制；其次，实行安全巡视制，即安排巡视员定期在档案运送路线上巡逻，保证档案不丢失；第三，档案交接时必须登记，交接过程应受到监督，确保档案交接清楚明了；第四，档案交接完成后要对档案实体保管情况及注意事项进行讲评，避免工作人员在扫描过程中因不了解情况而破坏档案；最后，临时存放档案的区域必须配备保装具和安全防护设备，并对该区域进行 24小时不问断录像。

2.1.5数据库的维护、整理及数据备份

数据库存储的是档案数字化工作的成果，其重要性不言而喻，它是档案数字化安全保工作的关键部分。数据维护主要是防止数据的丢失、破坏、被盗、更改，消除电磁辐射、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因子的出现。数据整理是对数据进行校对，删除错扫、多扫、重复发送的数据，分发打包预处理，为下一步骤做准备。数据备份是为了防止数据丢失、破坏、更改及预防在维护过程中对数据库的误操作。数据备份时必须做好登记。此外，还应对数据及时加。

2.2安全保控制的手段

2.2.1加强教育，提高人员思想素质

档案数字化过程中存在着许多不安全因素，其中，人的不安全行为是安全保控制的重点。人的不安全行为是与人的心理特征相违背的、非理智的行为。为此，可通过加强教育来控制人的不理智行为。首先，应组织工作人员学习档案安全保的相关规章制度。其次，科学地设计档案数字化工作流程，明确各个环节需要注意的安全保问题和需要遵循的原则，从而提高参与人员的安全保意识。第三，组织定期或不定期抽查，发现问题及时纠正，并对参与人员进行批评教育。

2.2.2强化人员管理

人是档案数字化工作的主体，强化人员管理，能为安全保工作奠定坚实的基础。为此，可从以下三个方面人手：第一，严把人员政审关。第二，明确参与人员的岗位和职责。第三，对工作人员的思想意识、工作质量等情况进行定期考核。此外，对于退出此项工作的人员，要及时收回其证件、门禁卡等，并在门禁系统中删除他们的认证权限。

2.2.3落实制度建设和安全系统建设

安全保制度在档案数字化工作开展之初都已建立，但其在贯彻执行过程中往往会大打折扣。这主要是由一些原因引起的，如错误地认为执行安全保制度会影响工作效率，工作中麻痹大意等。为此，我们要克服错误认识，严查细究，对人为造成的泄问题，要按照相关规章制度严肃处理，使安全保工作受到应有的重视。

同时，还应落实安全系统建设，强化技术防范手段，配备安全防护设备(包括视频监控、红外报警、自动灭火设备等)，配置信息安全设备和软件(包括电磁防护设备、计算机行为监测系统等)，确保档案实体、数字化加工设备和档案信息的安全。制度建设和安全系统建设相辅相成，缺一不可。