纸质档案数字化工作中存在的问题及对策探讨

　　本文总结了纸质档案数字化工作取得的成果及吸取的经验，深入剖析当前纸质档案数字化过程中存在的普遍问题，针对现存问题，通过借鉴部分档案馆数字化实践经验并结合自身思考，提出了有效开展纸质档案数字化工作的对策。档案数字化纸质档案问题

　　一、纸质档案数字化取得的成果及经验探析

　　随着国家信息化建设的推进，社会对档案数字化利用的客观需要日益增强，我国纸质档案数字化工作普遍开展。经过不断地探索实践，部分档案馆在充分立足自身馆藏特点基础上开展的数字化工作取得了一定成绩，数字化效益初显。

　　1.纸质档案数字化成果。

　　（1）提高了利用效率。通过纸质档案数字化，使数字档案资源不断丰富，提高了档案利用效率。例如，北京市档案馆大力实施“全面数字化”战略，加快馆藏档案数字化建设，数字档案利用工作取得显著成效。2010年，北京市档案馆在为社会各界提供查档服务中，数字化档案复制量与原件复印量之比接近3:1，数字化档案复制量首次超过档案原件复印量，而2008年这一比例为1:5；2009年为1:4。通过数字化，广大利用者真正享受到方便快捷的服务。

　　（2）拓展了利用方式。数字化档案可采用单机、局域网和互联网三种利用方式。打破了传统的利用者必须到档案馆进行查阅的方式，有利于充分实现资源共享，扩大利用群体。深圳档案馆截至2009年底完成全文数字化珍贵档案3376511页，全文数字化的档案数量占馆藏珍贵档案总数量比例的36%，通过数字化，档案网站点击率大幅上升。青岛档案馆自开展档案数字化工作以来，访问量不断增长。

　　（3）提高了统计效率。纸质档案数字化后，可以借助档案计算机管理系统，对有关数据按需要进行快速、精确地统计，对相关类目进行自动分析，提高了工作效率。通过计算机在线统计、网上调查、意见反馈等形式可以更及时、全面地了解利用者需求。

　　2.纸质档案数字化经验探析。

　　（1）创新数字化模式。纸质档案数

　　字化过程中，由于档案数量多，工作量大，且需要专业数字化技术，档案馆仅靠自身力量难免显得有些力不从心。因此，一些档案馆探索性地与高校、专业数字化公司进行合作。四川省成都市档案馆在过去两年多对馆藏珍贵历史档案进行数字化工作的实践中，探索性地采取了档案馆、专业公司、高校三方合作的业务外包模式。

　　浙江省龙泉市档案馆在对其17411卷民国民刑档案数字化时，与浙江大学人文学院历史系签订了合作协议。在数字化方式的选择上，采取外包的形式，委托给专业数据制作公司来完成。（2）优化数字化对象。纸质档案数字化工作需要大量的资金、人力、物力的支持，不可能一步到位。数字化工作的开展应结合馆藏实际，将重要、珍贵、利用率较高的档案优先进行数字化。例如，成都市档案馆自2008年开展纸质档案数字化工作以来，首先对其馆藏珍贵、价值较大、破损较严重亟待修复的清代、民国重大历史档案进行数字化抢救与保护；在随后的工作中，根据档案利用情况及用户需求调研，及时对现行利用频率较高与“市民利益”相关的民生档案进行数字化。

　　二、纸质档案数字化工作中存在的问题

　　在我国纸质档案数字化工作取得显著成绩的同时，也逐渐暴露出影响工作效率、不利于今后长远发展的问题。主要表现如下方面。

　　1.标准欠缺。目前，关于纸质档案数字化直接标准就是《纸质档案数字化技术规范》，虽然为纸质档案数字化工作的开展提供了技术指导，但与纸质档案数字化工作相配套的管理规范的建立不够完善,如工作流程的详细说明、工作中使用的文档和表格等；现有标准规范较少，所涵盖的内容不尽全面，加之各地馆藏纸质档案种类不同，保管条件、技术水平各异，各馆在依据国家统一标准对纸质档案数字化时会出现无章可循的状况，在纸质档案数字化实践过程中常出现某些标准前后不统一的情况。

　　以扫描为例，图像越清晰，扫描仪分辨率越高，图像所占空间越大。

　　因此，有人认为在扫描图像时应首先考虑容量，控制图像所占比例，但也有人认为应该首先考虑图像清晰度。2.协调困难。一方面，由于数字化工作涉及部门较多，因而在实际工作中易出现档案馆各部门分工不明，彼此协调困难的现象。另一方面，由于自身条件限制，档案馆在数字化过程中往往需要与高校或专业技术公司合作，与其他合作方之间也往往会出现意见不一致的情况。

　　3.工作流程衔接性较差。纸质档案数字化流程包括档案的领取、编号、著录、裱糊、扫描、挂接等诸多环节，某一细小的环节考虑不周，都会影响整个工作流程。例如，一页纸质档案上粘贴有半页纸的证明，在编号时算作一个号，而在扫描时会扫描成两页，就会导致文件的扫描与编号、著录数据的不一致，数字化工作无法有效衔接。

　　4.软件系统问题。档案管理的系统软件大多会面临过时的问题，由于无法兼容新的数据格式，致使档案数据无法读取。解决数字化档案长期存取和网络利用及共享的问题，需要保证软件及时升级，并实行有效的转换方法，能够将数字化信息从一种技术环境转换到另一种技术环境。

　　5.数字化过程存在安全隐患。一方面是原始档案资料的安全。为了保护档案安全，优化工作流程，档案馆大多根据实际情况制定了相应的档案领取、保管制度。但由于纸质档案数量庞大，参与数字化的人员较多，档案资料找不到的情况时有发生。另一方面是档案数据的安全。由于著录人员多，加之计算机硬件、数据导入软件等不确定性因素，档案数据存在一定的安全隐患。

　　6.数字化档案利用的法律效力问题。纸质档案上的单位盖章和领导签字，是有法律效力的，具有凭证作用。目前，受技术条件及相关立法问题的影响,扫描后的数字档案，其档案属性受到质疑，未能得到法律部门认可，档案的利用在某些方面也就无法体现其作用与价值。

　　三、关于有效开展纸质档案数字化工作的对策探讨

　　1.标准先行，完善制度。宏观层面上，国家应加强对现有档案数字化标准的修订和完善，建立完善的数字化管理体系。微观层面上，档案馆在数字化工作开展前，应在遵循国家统一标准的前提下，结合。