档案整理档案扫描公司

　　档案整理档案扫描公司：随着社会信息化的迅速发展，很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。档案是国家的重要信息资源，建立数字化档案资源体系是档案工作适应时代发展要求、满足各领域广泛需求的有力体现。

　　纸质档案数字化主要是指采用档案扫描仪等专业设备对纸质档案进行加工，要求一页一页、一件一件、一个年度一个年度进行有序化加工。这里把纸质档案数字化加工工作分为扫描加工前、扫描加工中、扫描加工后三个阶段，分阶段进行介绍，并提出了一些具体工作中的建议。

　　（一）扫描加工前阶段

　　这一阶段是数字化工作开展前的准备阶段，是该项工作的起步阶段也是关键阶段，本阶段的工作做好了就为后期工作打下良好基础。准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。

　　1.纸质档案的准备。许多档案工作人员有着强烈的工作积极性和责任感，希望尽早把工作完成，这样的思想是好的，但不能盲目推进，在纸质档案没有准备好之前最好不要进入下一阶段，必须在纸质档案已按档案整理规则完成规范的归档整理后进行。若纸质档案整理不合格就开展数字化扫描，那么一旦纸质档案需要重新调整必然牵动相应的数字化档案的调整。

　　档案整理人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则，整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、全年档案完成编目并准确无误等工作，确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范，同时要注意有些档案需要进行拆除装订物，修整页面，修补褪变、破损档案等工作，才能进行数字化加工。

　　2.基础设施的准备。纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所，数字化加工场所应空间充足，布局合理，有条件的可配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质（如磁带、磁盘、光盘等），有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等，数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑，如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等，来保障数字化加工工作安全有保障。

　　3.人员的准备。档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要积极向单位领导汇报反映此项工作的程序和需求，做好工作计划，确定工作形式（自主加工或业务外包），制定实施方案，成立档案数字化工作领导小组，工作人员要求责任心强，细心细致，能够严格把好质量关，实行数字化加工过程的全流程管理。

　　4.管理制度的完善。科学、规范、可行的工作制度能够保障此项工作的顺利有序开展，纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等，要做好这项工作，应从这几个方面制定相应的制度，如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等，并在纸质档案数字化工作过程严格执行，确保档案的安全和工作的有机衔接。

　　（二）扫描加工中阶段

　　这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段，是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法，充分掌握合格图像的标准要求。

　　1.掌握标准要求。做好工作标准先行，纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准，也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描，图像按档案排列顺序依次扫描，每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应，每一件档案图像首页应含有归档章，各页有正确的页码标识，每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯，图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

　　2.掌握操作方法。在未实现完全电子化办公情况下，纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的，要做好此项工作，操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。

　　扫描操作：档案扫描仪与计算机连接，安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂，就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。

　　但是这里还是强调不要急于扫描，在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。

　　目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等，应根据需要和档案的纸张质量进行选择，有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描，而色彩往往又与图像存储格式关联，彩色图像通常存储的格式为JPG，若存储为TIFF格式占用空间相对会大。

　　扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数，规范中规定最低为200dpi，要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

　　图像处理：规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌，但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响，可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题，出现这些情况就需要进行图像处理操作，一般需要采用专门的图像处理软件来实现，一般可以采用PS软件，也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件，能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作，使图像完整、整洁、端正。

　　（三）扫描加工后阶段

　　一批档案扫描完，在移交档案管理部门前，还有一些工作要做，包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作，每项工作依次衔接完成。

　　1.图像检查。数字化加工的成果好不好，在数字档案利用过程中会得到检验，但是作为加工工作来说，不能等到利用时发现问题再回过头来修改，就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题，这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求，然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责，在可能的情况下实现100%的检查，最低不能低于10%，对抽检到的内容要达到100%的合格率，一旦发现问题，必须进行修改，该处理的处理，该重扫的重扫，该补扫的补扫，并要进一步扩大检查范围，再检查完善。

　　2.数据对接检查。目前，利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据，因此目录与图像及数字化副本能否一一对应，也是检查的重要内容，检查率应为100%，如果发现问题，必须重新修改完善。

　　3.数据存储。在前两步骤没有问题的前提下，就可以将数据进行脱机存储，目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质，存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等，其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立，而相关文件说明要尽可能地齐全，包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等，建立起完整的项目档案元数据。

　　4.数据移交。这是扫描加工工作完成前的最后一项内容，将前期工作成果向档案管理部门移交，移交的内容由档案管理部门规定，移交过程包括移交前的验收和办理交接手续，此验收由档案管理部门来验收，验收合格则进行下一步——办理交接手续，如果验收不合格，那么说明前期的工作还存在问题，需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后，标明此次工作即圆满完成。

　　档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一，这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心，但只要掌握具体规范，并在工作中积极总结经验，都能够把这项工作很好地完成。

　　目前所说的档案数字化主要指的是纸质档案的数字化，也就是通过扫描设备将纸质档案变成数字图像，供档案调阅利用的过程。

　　数字化扫描工作开展的前提是将档案按照相关规范标准整理规范，然后建立目录数据库，按照统一标准著录目录数据，之后才能考虑如何进行扫描，如何进行管理和利用数字资源。

　　本文谈谈新手档案员开展数字化扫描工作所要经历的步骤。

　　为什么要开展档案数字化扫描？

　　1.更便捷的管理和利用

　　传统的档案管理手段是通过档案目录检索到档案信息，通过库房调卷进行管理和利用档案。如果有数字化的电子目录，检索则较为容易，如果只有手工登记的纸质目录，检索的难度则成倍增加，甚至无法检索。

　　检索到需要的档案信息，通过档号进行库房调卷，可以实现档案的管理和利用，但是效率较为低下。进行数字化扫描后，进行数据挂接，实现数字原文和档案目录的一一对应，将极大的提高档案的利用效率，减少工作人员的劳动负担。

　　2.保护纸质档案实体原件

　　减少纸质实体原件的利用，可以最大限度的保护纸质实体原件，避免不必要的磨损、老化，也避免原件可能出现的丢失、丢页等情况发生。

　　开展档案数字化工作的依据

　　1.中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令第47号）规定，各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

　　2.第13号国家档案局令《机关档案管理规定》规定，机关应当开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。

　　·加强档案工作保障档案经费有哪些政策法规依据？

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　　·什么是档案信息化？档案法规中对档案信息化工作有哪些规定？开展纸质档案数字化工作的依据有哪些？

　　·档案数字化成果验收与移交的工作依据和操作流程

　　开展数字化扫描的步骤

　　制定工作方案，配备设施设备

　　档案数字化

　　①工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。

　　②建立岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的数字化工作制度。

　　③配备专用加工场地，档案存放、数字化前处理、著录、扫描、图像处理、质量检查等工作区域分区布置；配备必要的计算机、扫描仪、存储磁盘、档案整理加工工具；配备防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备；

　　④纸质档案数字化工作如需外包，应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质，指派专门人员参与外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。在项目实施过程中，从数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

　　·档案数字化的工作方案需要注意哪些方面

　　·什么是档案数字化的工作流程控制？如何做好工作流程控制？

　　做好档案出库工作

　　①按照工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

　　②纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

　　数字化前处理档案数字化

　　（1）确定扫描页

　　原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

　　密级档案不得与普通档案一同扫描，如需要扫描，需另设专用涉密计算机、扫描仪、存储磁盘，单独扫描单独存储。

　　（2）编制页号

　　①对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

　　②重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。一般正面右上角，背面左上角的空白位置，距离垂直或水平顶边1CM处。如右上角、左上角已经编制页码，可以统一在左下角、右上角进行编制。

　　③采用硬度较小的铅笔编制页号。

　　④将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

　　（3）拆除装订

　　应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

　　（4）技术修复

　　①破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先进行技术修复，修裱技术标准参照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2022）。

　　②折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

　　·档案数字化的前处理有哪些注意事项？

　　·如何做好纸质档案数字化的前处理工作

　　著录目录数据

　　①使用档案管理软件建立档案门类，以“卷”为保管单位的档案建立案卷级和文件级目录，以“件”为保管单位的档案建立文件级目录。设定好著录项，包括全宗号、档案门类代码、保管期限、年度、实体分类号、卷号、件号、档号、文件编号、页号、页数、题名、责任者、文件形成时间、日期、密级等项，具体参照《档案著录规则》（DA/T18-2022）。配置时，可以联系当地档案行政部门或档案馆专业人员帮助设置。

　　②确定“档号”规则，同一门类的档案，在本行政区域内需要保持一致，标准参照《档号编制规则》（DA/T13—2022），具体设置时，需要联系当地档案行政部门或档案馆专业人员帮助确定。

　　③按照《档案著录规则》进行著录项的数据著录，其中“全宗号、档案门类代码、保管期限、年度、实体分类号、卷号、件号、档号、页号、页数、题名、责任者、文件形成时间、归档日期”一般为必填项，其他著录项根据需要进行选填。

　　④著录项中的“题名”指文件材料的标题，没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。

　　⑤著录项的数据格式需要统一，符合规范要求。如全宗号，当地档案馆统一编制，不应多写或少写字符；档案门类代码、实体分类号、保管期限一般采用大写字母；年度，四位阿拉伯数字，不加汉字“年”；页号、页数不得有符号或字母；文件形成时间、归档日期为8位阿拉伯数字等。具体参照《档案著录规则》（DA/T18-2022）。

　　⑥著录的“卷号、件号、保管期限、年度”要和档案实体的整理方案一致，不得有一点差异。