人才档案整理扫描南昌

　　人才档案整理扫描南昌，随着信息技术的不断发展，人才档案管理逐渐从传统的纸质档案向数字化档案转变。数字化档案具有存储空间小、检索速度快、易于共享等优点，能够更好地满足现代企业管理的需求。南昌作为江西省的省会，经济发展迅速，人才需求旺盛，因此，对人才档案进行整理扫描具有重要意义。人才档案整理扫描南昌是指对在南昌地区的个人或企业的人才档案进行整理和扫描的工作。这项工作通常由专业的档案管理公司或政府部门负责，旨在提高档案的信息化管理水平，便于查询和使用。

　　南昌市作为江西省的政治、经济、文化、科技、教育中心，吸引了大量的人才涌入。这些人才来自不同的行业、领域，形成了庞大的人才档案库。据统计，南昌市的人才档案数量已经超过了数十万份，且每年还在以较快的速度增长。

　　目前，南昌市的人才档案管理仍然采用传统的纸质档案管理方式，即通过人工进行档案的收集、整理、归档等工作。这种方式不仅效率低下，而且容易出现档案丢失、损坏等问题。此外，由于人才档案涉及的信息较多，如个人基本信息、工作经历、学历学位等，因此，传统的纸质档案管理方式难以满足现代企业管理的需求。因此，引进先进的技术，提高人才档案整理扫描数字化非常必要。例如，可以采用OCR技术对纸质档案进行快速扫描，将纸质档案转化为电子文档；同时，可以采用大数据、云计算等技术对电子文档进行存储、管理和分析，提高人才档案的利用价值。此外，还可以通过建立人才档案管理系统，实现对人才档案的自动化管理，降低人工成本。

　　档案整理扫描步骤

　　档案整理扫描的主要步骤如下：

　　1、收集资料：首先需要收集个人或企业的各类人才档案资料，包括学历证书、职称证书、培训证书、工作经历证明等。在收集资料的过程中，要确保资料的完整性和准确性，避免遗漏或错误。

　　2、分类整理：将收集到的资料按照类别进行整理，如学历类、职称类、培训类等。同时，还需要对每份资料进行编号，以便于后续的扫描和查询。分类整理的过程可以帮助我们更好地管理和利用人才档案资料。

　　3、扫描处理：使用高速扫描仪对整理好的人才档案资料进行扫描，生成高清的电子文件。在扫描过程中，需要注意保持纸张的平整，避免出现倾斜、模糊等问题。同时，还需要注意调整扫描仪的参数，以确保扫描结果的质量。

　　4、图像处理：对扫描生成的电子文件进行图像处理，如调整亮度、对比度、清晰度等，确保电子文件的质量。图像处理可以提高电子文件的可读性和可视性，方便后续的查询和使用。

　　5、数据录入：将处理好的电子文件录入到人才档案管理系统中，包括资料的编号、名称、类别等信息。同时，还需要对资料进行归档，便于后续的查询和使用。数据录入的过程需要仔细核对信息的准确性，确保数据的完整性和一致性。

　　6、数据备份：为了确保人才档案数据的安全，需要定期对数据进行备份，防止因意外原因导致的数据丢失。数据备份可以采取多种方式，如云存储、外部硬盘等，以确保数据的可靠性和可恢复性。

　　7、数据更新：随着个人或企业的发展，人才档案资料可能会发生变化，需要定期对数据进行更新，确保数据的时效性。数据更新包括新增、修改和删除等操作，需要及时记录和更新人才档案资料的变化。

　　通过以上步骤，可以有效地完成档案整理扫描的工作，提高档案管理的效率和质量。同时，还可以为个人或企业提供准确、完整和及时的人才档案资料，为人才选拔、培养和管理提供有力支持。

　　如何做好档案数字化扫描工作

　　随着社会信息化的迅速发展，许多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。档案是国家的重要信息资源，建立数字化档案资源体系是档案工作适应时代发展要求、满足各领域广泛需求的有力体现。

　　纸质档案数字化主要是指采用档案扫描仪等专业设备对纸质档案进行加工，要求一页一页、一件一件、一个年度一个年度进行有序化加工。本文将纸质档案数字化加工工作分为扫描加工前、扫描加工中、扫描加工后三个阶段，分阶段进行介绍，并提出了一些具体工作中的建议。

　　（一）扫描加工前阶段

　　这一阶段是数字化工作开展前的准备阶段，是该项工作的起步阶段也是关键阶段，本阶段的工作做好了就为后期工作打下良好基础。准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。

　　1.纸质档案的准备。许多档案工作人员有着强烈的工作积极性和责任感，希望尽早把工作完成，这样的思想是好的，但不能盲目推进，在纸质档案没有准备好之前最好不要进入下一阶段，必须在纸质档案已按档案整理规则完成规范的归档整理后进行。若纸质档案整理不合格就开展数字化扫描，那么一旦纸质档案需要重新调整必然牵动相应的数字化档案的调整。档案整理人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则，整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、全年档案完成编目并准确无误等工作，确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范，同时要注意有些档案需要进行拆除装订物，修整页面，修补褪变、破损档案等工作，才能进行数字化加工。

　　2.基础设施的准备。纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所，数字化加工场所应空间充足，布局合理，有条件的可配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质（如磁带、磁盘、光盘等），有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等，数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑，如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等，来保障数字化加工工作安全有保障。

　　3.人员的准备。档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要积极向单位领导汇报反映此项工作的程序和需求，做好工作计划，确定工作形式（自主加工或业务外包），制定实施方案，成立档案数字化工作领导小组，工作人员要求责任心强，细心细致，能够严格把好质量关，实行数字化加工过程的全流程管理。

　　4.管理制度的完善。科学、规范、可行的工作制度能够保障此项工作的顺利有序开展，纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等，要做好这项工作，应从这几个方面制定相应的制度，如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等，并在纸质档案数字化工作过程严格执行，确保档案的安全和工作的有机衔接。

　　（二）扫描加工中阶段

　　这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段，是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法，充分掌握合格图像的标准要求。

　　1.掌握标准要求。做好工作标准先行，纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准，也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描，图像按档案排列顺序依次扫描，每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应，每一件档案图像首页应含有归档章，各页有正确的页码标识，每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯，图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

　　2.掌握操作方法。在未实现完全电子化办公情况下，纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的，要做好此项工作，操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。

　　扫描操作：档案扫描仪与计算机连接，安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂，就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描，在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等，应根据需要和档案的纸张质量进行选择，有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描，而色彩往往又与图像存储格式关联，彩色图像通常存储的格式为JPG，若存储为TIFF格式占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数，规范中规定最低为200dpi，要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

　　图像处理：规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌，但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响，可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题，出现这些情况就需要进行图像处理操作，一般需要采用专门的图像处理软件来实现，一般可以采用PS软件，也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件，能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作，使图像完整、整洁、端正。

　　（三）扫描加工后阶段

　　一批档案扫描完，在移交档案管理部门前，还有一些工作要做，包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作，每项工作依次衔接完成。

　　1.图像检查。数字化加工的成果好不好，在数字档案利用过程中会得到检验，但是作为加工工作来说，不能等到利用时发现问题再回过头来修改，就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题，这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求，然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责，在可能的情况下实现100%的检查，最低不能低于10%，对抽检到的内容要达到100%的合格率，一旦发现问题，必须进行修改，该处理的处理，该重扫的重扫，该补扫的补扫，并要进一步扩大检查范围，再检查完善。

　　2.数据对接检查。目前，利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据，因此目录与图像及数字化副本能否一一对应，也是检查的重要内容，检查率应为100%，如果发现问题，必须重新修改完善。

　　3.数据存储。在前两步骤没有问题的前提下，就可以将数据进行脱机存储，目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质，存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等，其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立，而相关文件说明要尽可能地齐全，包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等，建立起完整的项目档案元数据。

　　4.数据移交。这是扫描加工工作完成前的最后一项内容，将前期工作成果向档案管理部门移交，移交的内容由档案管理部门规定，移交过程包括移交前的验收和办理交接手续，此验收由档案管理部门来验收，验收合格则进行下一步——办理交接手续，如果验收不合格，那么说明前期的工作还存在问题，需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后，标明此次工作即圆满完成。

　　档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一，这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心，但只要掌握具体规范，并在工作中积极总结经验，都能够把这项工作很好地完成。