档案数字化规划和方案

　　对于每个公司的人事部门来说都会涉及到档案问题，目前国家大力倡导档案数字化，方便信息化建设，所以对于公司来说就必须把档案数字化提上日程。对于从事档案工作的人来说，一份完整的档案数字化方案是我们必须具备的，今天我们就一起来了解下。

　　首先要确定的是我们的档案数字化数量是多少，具体的截止日期是哪天，也就是给我们自己留出多长时间来完成此项工作。这样在我们把目标确定之后才好倒推整个档案数字化工作方案。

　　档案数字化方案

　　以人事档案为例，比如我们目前有200份左右的档案需要进行数字化，时间上有一个月的时间给我们。首先我们确定了这两点信息，接下来我们还需要知道的是我们准备投入多少的人和物以及效率问题，这样能够细化我们每天的工作量，只要我们每天能够完成规定的任务量，那总体的任务就一定能够完成。

　　值得注意的是我们还需要留出足够的时间来进行复核检查，这是因为每个人做事的细节多多少少都会存在差异，即使我们事前进行过统一的培训也会存在，不可避免。同时复核也是我们发现问题解决问题的最好途径，复核可以通过人工和系统来进行，避免出错。

　　当然，如果您的公司因为配备专业的档案人员或者工作繁忙无法抽调足够的人手来进行档案数字化，那也可以将此项工作外包给专业的档案公司来处理，让专业人来处理专业事。

　　档案数字化作用以及重要性

　　“由于以前档案管理条件有限，不能保护好档案的完整面貌，翻开一本陈年档案，发霉发黄的印迹历历在目，有的破损严重，还需要小心翼翼的查阅，一不小心又加重了破损，以后要查阅档案更困难了…”这是很多单位人事的吐槽。所以这个时候档案数字化作用以及重要性就体现出来了！

　　档案是具有公信力的材料，是记录着一个人出生时间、家庭背景，学历时间、参工时间，政治背景等等重要信息。所以很多小伙伴在考公或者国企事业单位入职前，都要进行档案的政审查阅。而且不仅如此，在很多面临即将退休的长辈都会需要查阅档案中的工龄，所以足以见得档案的重要性。

　　档案数字化作用

　　但是一本受损的档案，如何能延长它的使用寿命呢？那就是将档案数字化！用先进专业的高科扫描仪对档案进行超高清的扫描，然后再用特定的美工软件对扫描出来的图像进行美化，例如去除那些发黄发霉的印迹，调整图像的边距等等，以体现出一份档案的完整性。将原始档案好好保管起来、不再加重受损的同时，最重要的是方便了档案的查阅使用，也体现了现在高科技术的发展和档案数字化作用，电子化档案最终会逐步成为常态化。

　　档案数字化扫描加工是一个多步骤的过程，是指将传统纸质档案通过扫描仪转换为电子文件的过程，旨在将纸质档案转换为数字化形式。数字化档案可以轻松地进行共享和协作。通过网络或内部系统，用户可以远程访问和共享数字化档案，促进了跨部门和跨地域的协作工作。多用户同时访问的功能还能提高工作效率和合作性，促进信息共享和团队协作。

　　档案数字化加工方案

　　1.预处理：

　　在进行数字化扫描之前，需要对档案进行预处理。这包括清洁、整理和分类档案文件。清洁过程涉及清除灰尘、污渍、胶带等杂质，以确保扫描结果的质量。整理和分类阶段则是对档案进行排序和归档，以方便后续的扫描和管理工作。

　　2.扫描：

　　扫描是数字化转换的核心步骤。使用高速扫描仪对纸质档案进行逐页扫描。扫描仪具有高分辨率和自动进纸功能，可以快速捕捉每一页的图像。此外，扫描设备还可以通过自动双面扫描功能，同时扫描纸张的正反面，提高扫描效率。

　　3.图像处理：

　　扫描完成后，需要对图像进行处理。这包括图像校正、裁剪、旋转和增强等操作。图像校正消除了因扫描时出现的倾斜或偏移导致的问题，确保图像的水平和垂直对齐。裁剪操作可以去除边框、空白和不需要的部分，使图像更加整洁。旋转功能可以纠正横向或纵向放置的图像。图像增强则是通过调整亮度、对比度和色彩来改善图像质量。

　　4.光学字符识别（OCR）：

　　为了增强可搜索性和可编辑性，通常需要进行光学字符识别（OCR）。OCR软件能够自动识别扫描图像中的文本，并将其转换为可编辑文本格式。这样，用户可以方便地使用关键词搜索档案内容，而不必逐页查找。

　　5.数据整理与分类：

　　数字化后的档案需要进行数据整理和分类，以方便管理和检索。这包括添加元数据、建立索引和标签等操作。元数据是指关于档案的描述信息，如标题、日期、作者等。索引和标签可以根据档案的内容、主题或其他特征进行分类，以便快速定位需要的档案。

　　6.存储与备份：

　　数字化的档案通过专久智能档案管理系统存储在计算机、服务器或云存储中。根据需求和安全要求，可以选择合适的存储方式。为了确保数据的安全性，还需要进行定期的数据备份和灾难恢复计划，以防止意外数据丢失或损坏。

　　7.审查与验证：

　　在完成数字化扫描加工后，需要进行审查和验证，确保扫描结果的准确性和完整性。审查过程包括检查扫描图像、OCR识别和元数据等，以发现并纠正可能存在的错误或缺陷。

　　综上所述，档案数字化扫描加工的流程就是利用专久智能档案管理系统将纸质档案高效、准确地转化为数字化形式的过程，为档案管理提供更好的支持和服务。使其具备高效、准确、可搜索和可持久保存的特性，提高了档案管理的效率和可靠性，推动数字化转型的进程。

　　档案数字化的储存方案

　　随着数字化时代的到来，档案数字化已成为了档案管理工作中不可或缺的一部分。数字化可以方便档案的储存、使用和管理，大大提高了档案利用的效率。然而，储存方案也面临着安全性、可靠性、可持续性等多个问题，因此需要制定科学合理的储存方案。

　　1.储存设备

　　储存设备是储存方案的核心。常见的数字化档案储存设备有硬盘、光盘、磁带、云存储等。硬盘储存速度快，容量大，但易受损坏；光盘储存寿命长，但容量较小；磁带储存容量大，但读写速度慢；云存储空间大，但需要保证网络安全。

　　2.储存格式

　　储存格式也是储存方案的重要组成部分。目前常用的格式有PDF、JPEG、TIFF、PNG等。其中，PDF格式具有跨平台、易于浏览、可搜索等优点，是数字化档案最常用的格式。

　　3.数据备份

　　数据备份是数字化档案储存方案中至关重要的一个环节。合理的数据备份可以避免数据丢失、损坏、被篡改等情况。常见的备份方式有本地备份、远程备份和云备份。其中，本地备份可以保证数据随时可用，但受限于空间和安全性；远程备份可以避免数据丢失，但需要保证网络畅通和安全性；云备份可以大大提高数据的可靠性和安全性。

　　4.数据安全

　　数据安全也是储存方案中不可忽视的一个环节。数据安全包括数据加密、防火墙、访问权限等多个方面。对于档案数字化储存方案而言，保证数据的安全性尤为重要，需要制定合理的防护措施来保障档案的安全性。

　　总之，储存方案是档案管理工作中不可或缺的一部分。有效的储存方案应当综合考虑储存设备、储存格式、数据备份和数据安全等方面，并制定科学合理的储存方案来保障安全性、可靠性和可持续性。