档案整理及数字化外包方案

　　对于企事业单位，建立安全便捷的档案信息化管理体系，对于日常档案工作的开展也有很多好处。但是对于一些企事业单位来说，开展档案数字化建设也有一些问题，比如缺乏专业的数字化设备，但是专门购置所进行的投入也较高。而且进行信息化体系建设需要构建专门的档案信息化处理系统，对于单位的档案工作人员而言，缺乏相关工作经验，可能达不到较好的工作状态。那么构建档案数字化管理体系可以为日常档案工作提供哪些服务呢？

　　首先，档案数字化管理体系的构建需要完成对传统载体档案进行数字化工作。所以对于人事档案、会计档案、文书档案等多种类型档案材料，都可以进行数字化服务，将纸质材料转化为信息端的电子资料，使得档案查询、利用更为便捷。

　　而且专业的档案数字化服务商可协助单位构建各类专业的档案信息查询系统，可实时掌握档案情况，加强对档案信息资源的开发利用，对于提升档案信息的处理、传输能力也有好处。

　　扫描对象：规定了可以进行数字化扫描的具体档案对象，如文件、卷宗、盒、册、卡片等。

　　档案类型：规定了可以进行数字化扫描的档案类型，如纸质档案、照片、绘图、音频录音等。

　　档案来源：规定了数字化扫描适用的档案来源，如机构内部产生的档案、外部机构提供的档案、个人捐赠的档案等。

　　数字化要求：规定了数字化扫描的具体技术要求，如分辨率、图像格式、颜色模式、文件命名规则等。

　　鉴定标准：规定了档案是否适合进行数字化扫描的鉴定标准，如档案的保存状态、材质特性、保密性要求等。

　　政府文件和指南：政府机构可能发布文件或指南，提供有关档案数字化扫描的准则和要求。这些文件可以包括扫描标准、数据安全要求、档案分类规范等内容。

　　法律法规：某些国家或地区可能有特定的法律法规，明确了档案数字化扫描的范围和要求。这些法律法规可以包括档案管理法、数字化档案法、隐私保护法等。

　　行业标准和最佳实践：专业机构或组织可能制定了与档案数字化扫描相关的行业标准和最佳实践。这些标准可以提供关于扫描设备、图像质量、元数据描述等方面的指导。

　　其他限制条件：规定了数字化扫描的限制条件，如涉及隐私保、版权要求等。

　　总之，档案数字化扫描范围规定为档案数字化扫描范围从概念上界定，并提供了操作指南和准则。所以选择一家专业的档案数字化服务供应商进行档案数字化管理体系的构建，对于推进档案工作的开展是很有利的！

　　档案整理及数字化原则

　　根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分步实施。国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应优先列入数字化加工对象。数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。

　　加强管理，保障安全

　　遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。涉及国家秘密的档案，不得以外包方式委托进行数字化加工。加强档案数字化各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。

　　完善细节，规范流程

　　对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象，应用文字做出说明，并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加工。应加强数字化加工流程管理，界定各个环节的职责任务，堵塞漏洞和缺憾。

　　分工协作，夯实基础

　　加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数字化相结合，开展传统载体档案清理、整理、鉴定、修裱等基础处理工作，为加快推进档案数字化创造有利条件。

　　新《条例》要求要保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。档案数字化平台在实际的数字化工作中，也遵循着真实性、可用性、安全性的基本原则。

　　真实性指确保数字化后的内容与纸质档案在内容上一致，确保档案信息不被更改。原始图像应保留原纸张的颜色、污损情况、文字修改痕迹等原始信息。可用性指确保数字档案可被查找、检索、呈现等，确保数字档案的连续性，维护其可跟踪，可回溯，可关联，可被发现和可被再用，数据链不出现断裂。安全性指应建立身份认证体系、加密存储体系、数据传输方式等安全保密管理机制，确保档案信息的安全。

　　关于档案数字化平台数字化工作遵循的原则就这些了。后续针对档案数字化有任何需求，欢迎联系我们咨询。

　　档案整理及数字化外包特点

　　档案整理及数字化外包是将企业或组织的纸质档案整理和数字化处理的工作委托给专业服务提供商进行，具有如下特点：

　　1.专业知识与经验：外包服务提供商通常拥有丰富的档案管理和数字化处理经验，熟悉相关的法律法规和最佳实践。他们了解档案整理的方法和流程，并能够提供专业的建议和解决方案。

　　2.节约时间和人力资源：将档案整理和数字化处理工作外包给专业团队，可以节约企业的时间和人力资源。外包服务商能够迅速高效地完成任务，释放企业内部人员的工作压力，使其专注于核心业务。

　　3.降低成本：外包服务通常以一定费用为基础，相比企业自行投资档案整理设备和培训人员，外包服务更具经济性。此外，外包服务还可以减少人员培训和设备维护的成本。

　　4.保障数据安全：专业的档案整理及数字化外包服务提供商会采取严格的数据安全措施，确保档案的机密性和完整性。他们通常会使用加密技术和安全存储设备，以防止数据泄露或丢失。

　　5.高质量的数字化档案：外包服务商通过使用专业的扫描设备和处理软件，能够提供高质量的数字化档案。他们会进行质量控制和检查，确保数字化档案的清晰度和准确性。

　　综上所述，档案整理及数字化外包为企业提供了专业、高效、经济和安全的档案处理方案。在选择外包服务提供商时，企业应该注意选择具备专业知识和良好声誉的服务商，确保合同条款明确，并建立良好的沟通与协作机制，以确保外包工作的顺利进行和达到预期的效果。