高校档案数字化扫描

　　档案数字化扫描是将传统纸质档案转换为电子档案的重要过程，通过这一手段能够提高档案管理的效率、安全性和可用性。以下是档案数字化扫描的主要内容：

　　高校档案数字化扫描

　　一、档案整理

　　对需要扫描的档案进行分类、编号和整理，确保档案的顺序和完整性，以便于后续的扫描工作能够顺利进行。

　　二、扫描操作

　　使用专业的扫描设备，如高速扫描仪，按照预设的分辨率和色彩模式对档案进行逐页扫描，确保图像清晰、完整。

　　三、图像处理

　　对扫描得到的图像进行去污、纠偏、裁剪等处理，以提高图像质量和可读性。

　　四、文字识别（OCR）

　　运用OCR技术将图像中的文字转换为可编辑的文本，方便检索和利用。

　　五、数据校对

　　对扫描生成的图像和OCR识别的文本进行仔细校对，确保数据的准确性。

　　六、数据存储

　　将处理好的数字化档案按照一定的格式和目录结构存储在服务器或存储设备中，并建立相应的备份机制，以保障数据的安全。

　　七、索引建立

　　为数字化档案建立索引，便于快速检索和查询。

　　八、数据加密

　　对重要和敏感的档案数据进行加密处理，保护档案的机密性。

　　总之，档案数字化扫描是一项系统而复杂的工作，涵盖了多个环节和技术。通过精心组织和实施这些内容，可以实现档案管理的现代化和信息化，为档案的利用和保护提供有力支持。

　　档案数字化扫描原则

　　档案数字化旨在将纸质档案转化为数字化形式，它可以提高档案管理的效率，促进信息资源的安全性和共享性，帮助企业或机构更好地管理档案。在进行档案数字化扫描工作时，需要遵循以下原则，以确保档案数字化扫描工作的高效完成。

　　一、科学性原则

　　档案数字化的科学性原则指在进行数字化时遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，使档案信息数字化工程真正服务于社会，发挥其信息资源的作用。

　　档案数字化的科学性要求从档案信息的收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈的整个过程，都必须保证真实、准确、可靠,数字化的方法和手段也需要注意科学性。

　　二、实用性原则

　　针对馆(室)藏档案有重复利用和紧急利用两种方式,急用、常用档案应优先进行数字化，坚持“现用现扫,常用先扫，已用定扫”的快捷服务方式。社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。档案业务部门应注重多年档案利用的情况统计，把利用频繁的档案进行综合分析，科学地确定优先进行档案数字化的范围。

　　许多档案信息具有实效性,过了一定期限后其价值就会降低，甚至丧失，因此在进行档案数字化时要用发展的眼光看待，争取在档案信息价值的升值前期完成。档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化的最佳途径。

　　三、规范性原则

　　档案数字化的规范性原则指档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准,具有较好的通用性,能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。

　　如果解决了数字档案的法律凭证作用问题，利用者在计算机网络上利用的数字化档案信息相当于在档案馆实地查阅原始档案实体,对于有些特殊的电子文件能以原始形成格式进行还原显示，例如照片、图纸等。

　　四、安全性原则

　　档案数字化的途径一般有两种：一是通过归档接收电子文件；二是馆(室)藏传统载体档案数字化。馆(室)藏传统载体档案数字化的方式一般是通过计算机录入和扫描两种方式进行的，与传统的档案信息相比,这些数字化档案信息，因为依托于计算机存储技术、网络技术，所以具有明显的不稳定性，数字化信息的内容和位置易发生变化。

　　因此,在档案数字化过程中，要做到以下几点，以保证安全性原则：

　　(1)通过录入或扫描方式得到的数字化档案信息，要确保档案原件的安全；

　　(2)在处理和存储数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合；

　　(3)遵循原始档案的保密性，确保涉密档案的信息不被未授权者浏览；

　　(4)利用先进的计算机安全技术，如防火墙、实时杀毒软件以及存储设备等，保证已经数字化的档案信息的安全。

　　五、共享性原则

　　档案数字化的共享性原则是由档案信息的利用率决定的，因为档案信息是来自社会的宝贵财富，数字化的档案信息利用得越广泛，其作为资源的作用就发挥得越充分。

　　因此，要建立完备的档案数字化保障体系和高效的信息流通、传递和利用体系，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高且具有较大社会效益和经济效益的档案信息最大限度地进行利用。

　　总之，遵循适当的档案数字化扫描原则可以确保数字化档案的质量和可持续性，使其能够更好地为学术研究、文化传承、知识共享等领域提供支持。

　　如何提高档案数字化管理能力

　　单位内部的管理能力不仅体现在人事、项目、规章制度等，档案数字化也是重要的组成部分。很长一段时间内，大家对于档案的认识只停留在个人人事档案，而随着近年来政策法规的完善、越来越多单位的重视，其他各类档案的管理和数字化也逐渐提上了日程。那通过哪些方法，能够提高档案数字化管理能力呢？

　　一、提升档案管理、利用的规范性。档案数字化管理的基础，就是针对档案实物的管理，所以制定好日常档案管理、利用的流程和制度，有助于提升档案数字化管理能力。在档案管理上，需要配备专人专岗、能够保证档案安全性保密性的库房场地；在档案利用上，制定严格的流程和制度，在确保规范的同时，保障档案内容不被泄露、不产生损坏。

　　二、进行档案整理。档案如果不进行整理，那开展档案数字化管理将无法提升档案整体的管理能力。档案在整理时不仅要考虑相关条例规章，进行准确的鉴别和分类、编目，还要结合单位的实际情况开展工作，便于后期的档案再利用及存放要求。

　　三、采用专业的软硬件设施。在扫描时，利用专业的扫描仪、扫描软件；在保管时，利用档案信息管理软件、硬盘U盘等存储介质，切实保障档案数字化管理的规范性和安全性。

　　档案数字化优势

　　在当今信息化时代，档案数字化已成为各类组织和机构提升效率和安全性的重要手段。档案数字化是指将纸质档案通过扫描、数据录入等方式转化为电子档案，以便于存储、管理和检索。这一过程不仅提升了档案管理的便捷性，还带来了多方面的显著优势。

　　一、数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　二、提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增强档案原件保护，将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。

　　总之，档案数字化为档案管理工作带来了前所未有的便利与创新。它不仅提高了工作效率和资源利用率，还增强了档案的安全性和长期保存能力，更为数据分析和科学决策提供了坚实的基础。