山东档案数字化外包

　　在当今数字化和信息化进程快速发展的背景下，越来越多的组织和机构选择将其档案资料进行数字化外包。这一趋势不仅能够提升档案管理的效率和安全性，还能够释放人力资源，集中精力于核心业务。下面将为您介绍档案数字化的流程：

　　山东档案数字化外包

　　1、数字化前期准备

　　前期准备包括选定数字化处理场所，筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理，扫描设备完善，数字化处理软件齐备，并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案，需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序，并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏，以保障扫描过程顺利、有效的进行。

　　2、档案扫描

　　档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　3、图像处理

　　（1）图像数据质量检验：

　　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见

　　（2）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　（3）去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　（4）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（5）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　4、图像存储

　　（1）存储格式：批量扫描后形成的图像文件在存储时一般应进行压缩。图像压缩指消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF（G4）、JPEG等压缩格式。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

　　（2）图像文件的命名：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

　　5、目录建库

　　（1）数据格式选择：目录建库选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　（2）档案著录：按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。

　　（3）目录数据质量检查：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　6、数据挂接

　　数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。

　　7、档案还原装订

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。档案装订分为整卷装订和按件装订两种。通常采用三孔一线方法装订；文件很薄时，也可采用缝纫机扎线装订，但线脚不宜过密，以免出现折断档案现象。

　　8、数据验收

　　项目验收是档案数字化加工中，用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查，以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下，项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程，以确保符合所需标准。

　　9、数据移交

　　可以通过各种不同的存储技术来实现，例如：硬盘驱动器、网络连接的存储设备或云服务器等。所使用的具体技术将取决于传输图像的数量，以及相关档案管理部门的要求。这样就可以确保数字档案被妥善存储和保护，并可供将来访问和使用。

　　总之，档案数字化外包是一种有效管理和保护档案的方式，能够提高信息检索的效率，降低管理成本，并且在信息安全方面能够达到更高的水平。然而，在选择合作伙伴和制定合同时务必谨慎，确保外包流程的顺利进行和合作伙伴的信誉可靠性。

　　选择档案数字化外包服务需要注意哪些

　　在当今数字化转型迅速发展的时代，许多组织和机构选择将档案数字化外包给专业服务提供商，以提高效率、降低成本并增强数据安全性。然而，选择合适的档案数字化外包服务并不简单，需要考虑多方面的因素，以确保最终的服务质量和数据保护。

　　首先，在档案数字化外包服务机构的选择上，需要做好安全保密工作，比如外包服务机构是否具有保密资质，不存在外资背景，不涉及外籍工作人员等，除此之外，对于进行档案数字化外包服务的工作团队，需要签订保密协议，并做好人员登记备案。

　　其次，开展数字化工作需要先制定好工作方案，从总体规划到具体的实施行动都需要做好精细化的管理，将档案数字化工作拆分量化，便于企业在进行档案数字化外包服务时做好监督管理工作。

　　最后，档案数字化服务离不开设备的支持，如完成电子目录录入工作的保密使用电脑，进行档案扫描工作的各类型号的扫描设备，进行信息化数据存放使用的管理查询软件及设备等等，都是在选择档案数字化外包服务时需要关注的地方。

　　总之，选择合适的档案数字化外包服务是一项复杂而重要的决策，直接影响到您机构的信息管理和长期存储能力。通过综合考虑服务提供商的专业性、数据安全措施、技术设施、项目管理和费用结构等因素，可以确保选择的服务符合您的需求并能够达到预期的效果。

　　档案数字化外包方案

　　在当今信息化快速发展的时代，许多组织和机构面临着将纸质档案数字化的重要需求。这不仅仅是为了提升工作效率和信息管理的便利性，更是适应信息化管理趋势、保障数据安全和长期保存的必然选择。

　　首先要确定的是我们的档案数字化数量是多少，具体的截止日期是哪天，也就是给我们自己留出多长时间来完成此项工作。这样在我们把目标确定之后才好倒推整个档案数字化工作方案。

　　以人事档案为例，比如我们目前有200份左右的档案需要进行数字化，时间上有一个月的时间给我们。首先我们确定了这两点信息，接下来我们还需要知道的是我们准备投入多少的人和物以及效率问题，这样能够细化我们每天的工作量，只要我们每天能够完成规定的任务量，那总体的任务就一定能够完成。

　　值得注意的是我们还需要留出足够的时间来进行复核检查，这是因为每个人做事的细节多多少少都会存在差异，即使我们事前进行过统一的培训也会存在，不可避免。同时复核也是我们发现问题解决问题的最好途径，复核可以通过人工和系统来进行，避免出错。

　　当然，如果您的公司因为配备专业的档案人员或者工作繁忙无法抽调足够的人手来进行档案数字化，那也可以将此项工作外包给专业的档案公司来处理，让专业人来处理专业事。

　　总之，档案数字化外包不仅仅是技术更新换代的需要，更是信息管理效率提升和数据长期保护的重要保障。在选择外包服务时，机构应根据自身的档案特点、安全需求和预算考量，综合评估外包方案的专业能力、服务质量和成本效益。只有如此，才能确保数字化转型的顺利进行，为机构的信息管理和业务发展提供稳定可靠的支持。

　　档案数字化外包意义

　　档案数字化外包是许多机构和企业处理大量纸质档案的重要选择，这种方式不仅仅简化了档案管理流程，还带来了诸多实际的经济与效率优势。

　　1.提升效率与减少成本

　　档案数字化外包能够大幅提升档案管理的效率。通过专业设备和技术，纸质档案可以迅速转化为数字格式，实现快速检索和管理。

　　成本方面，外包档案数字化通常比内部处理更经济。外包服务商拥有规模化的设备和优化的流程，能够降低每单位档案的处理成本，节省机构的运营开支。

　　2.提高信息安全与保密性

　　数字化档案可以通过设定权限来管理访问，进一步提升信息的安全性。相比于传统的纸质档案，数字档案更容易进行备份和恢复，减少了因灾害或人为错误而造成的信息丢失风险。

　　外包服务商通常配备有高级的数据安全措施，如加密和访问审计，确保档案信息在传输和存储过程中的保密性。

　　3.专业技术与服务质量保障

　　外包服务商拥有专业的档案数字化技术与经验，能够保证数字化过程的质量和准确性。他们熟悉各类档案的处理需求，能够根据客户的具体要求提供定制化的解决方案。

　　服务商通常有严格的质量控制流程，包括质量审查和后续支持，确保客户得到符合预期的服务和成果。

　　综上所述，档案数字化外包不仅帮助机构在信息管理方面实现了从传统到现代的转型，还为其提供了经济、效率和安全的全面优势。随着数字化技术的进一步发展，外包档案数字化将继续在各类组织中发挥重要作用，促进信息资源的有效利用与管理，推动机构运作效率的持续提升。