大连档案整理服务外包

　　档案整理工作是组织和管理文件、记录和资料的过程，对于任何组织而言都是至关重要的。它不仅涉及收集和分类文件，还包括保护信息安全和确保文件易于访问的任务。下面将为您介绍档案整理的主要工作内容：

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　　1.收集与归档：

　　收集文件和记录，并按照事先设定的标准进行分类和归档。

　　确保每一份文件都有明确的标识和位置，便于日后查找和管理。

　　2.整理与分类：

　　对收集到的文件进行整理，保证其按照逻辑顺序排列。

　　根据文件的内容和用途进行分类，例如按照日期、主题、部门等分类方法。

　　3.数字化与存储：

　　将纸质文件或记录数字化，以确保长期保存和易于访问。

　　设立安全的电子存储系统，包括备份和恢复措施，防止文件丢失或损坏。

　　4.信息安全与保护：

　　制定和执行信息安全政策，确保敏感信息的保密性。

　　控制文件访问权限，避免未经授权的查阅和使用。

　　5.检索与访问管理：

　　建立有效的文件检索系统，使文件能够快速定位。

　　提供访问管理服务，确保只有授权人员能够获取需要的文件和信息。

　　档案整理工作不仅仅是一项管理任务，更是组织运作和信息管理的基石。通过精确的整理和分类，可以提高工作效率，减少信息丢失风险，并确保组织对历史数据和重要文件的有效管理和利用。

　　档案整理方法

　　档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　01组件（卷）

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　02分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　04编号

　　宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05编目

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷，逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。

　　档案整理原则

　　在进行档案整理时，遵循一定的原则至关重要，这不仅有助于保持档案的组织性和可访问性，还能确保信息的准确性和完整性。档案整理的原则涵盖了如何分类、保存和管理文档，以及如何处理不同类型的记录和文件。下面将为您介绍档案整理的原则：

　　(一)整理档案必须遵循文件的形成规律

　　文件材料是单位工作活动的产物，其内容反映了单位历史活动的性质、职能任务和发展历程。根据形成文件的内容特点与规律整理，才能对档案进行恰当的分类与合理的组织。

　　文件材料是在文书处理中形成的，体现出文书格式、语言文风、行文关系、载体材料和技术环境的特征。依照形成文件的形式特点与规律整理，才能正确处理档案材料的特殊问题。

　　正确认识和理解文件材料内容和形式上形成的特点与规律，在整理工作中将两者有机地结合，就能客观地反映一定时期单位各项活动的历史真实面貌，使档案的分类、组合工作有效地进行。

　　(二)整理档案必须保持文件材料之间的历史联系

　　1.来源联系。文件的来源即文件的产生和处理者。文件材料的来源方面联系，是指产生和处理这些文件的内部机构、组织和个人的异同关系。文件不是凭空产生的，而是由具有一定职权和职责的组织或个人在其活动中形成的。只有把同一来源的文件集中，才能完整、全面地反映该组织或个人的职权职责和工作活动情况。

　　2.时间联系。文件材料在时间方面的联系，是指文件产生和处理的时间范略上的异同关系，具体表现为自然的先后顺序和一定的起止过程或阶段。任何单位的工作活动，都有一定的时空范围，具有一定的过程和阶段，因而文件在产生和处理过程中，必然形成自然的时间联系。保持文件的时间联系，就能按其自然形成的先后顺序，依次反映出单位活动的发展运动过程，便于按过程、分阶段管理和利用档案。

　　3.内容联系。文件材料内容方面的联系，是指文件产生和处理过程中所反映和涉及的工作、活动、问题、事物、事件、人物方面的异同关系。文件材料是单位内部机构或个人在履行一定职责、解决一定问题时形成的，保持同一内容的文件的联系性，就能集中反映机构或个人某项职责、某方面工作活动的基本面貌，便于按内容集中管理和利用档案。

　　4.形式联系。文件材料形式方面的联系，是指文件在制作材料、记录表达方式、种类名称等方面的异同关系。文件必须按一定的形式产生和处理。保持文件形式方面的联系，就能把相同载体、记录表达方式和种类的文件集中，便于按形式上的特征管理和利用档案。

　　(三)整理档案必须充分利用原有的整理基础

　　充分利用原有的整理基础，既可以保持文件材料之间原有的历史联系，维护单位的历史真实面貌，又可以节省人力、财力、物力和时间，保证整理质量，降低整理成本，提高工作效率。

　　整理档案要尽量在原有整理基础上进行，充分尊重和利用档案原有的整理成果，不轻易打乱已有的整理体系。原有整理结果基本能用，可以维持原有状态；局部不合理、不可用，进行局部调整，纠正其中整理不当和整理有误的地方；原有整理基础混乱，不能达到有效管理目的，需重新整理，作必要的加工。

　　(四)整理档案必须区分不同价值

　　档案整理过程中，区分档案的不同价值、划分保管期限是一个关键的环节。它有利于减轻日益增多的档案给保管场所和设备带来的压力，集中人力、物力妥善保管价值较大的档案。通过判定档案的价值，档案人员能够进一步掌握档案的内容和效用，针对实际情况提出开发利用的具体建议，指导档案的利用工作，充分发挥档案的作用。

　　总之，档案整理的原则不仅仅是管理文件和记录，更是组织保留信息资产的关键。通过遵循分类与归档、标准化、保密性与访问权限、完整性与保存期限以及备份与灾难恢复等核心原则，我们能够有效地管理档案，确保其可持续性和可访问性。

　　档案整理的优势

　　档案整理是管理和保管文件、资料的过程，其重要性不言而喻。在现代社会，随着信息的爆炸性增长，有效的档案整理变得愈发重要。档案整理的优势主要有以下几个方面：

　　1.提高工作效率：

　　档案整理可以帮助组织和员工更快速地访问需要的信息，节省查找时间。

　　减少重复劳动，避免因信息不全或混乱而导致的工作延误。

　　2.保障信息安全：

　　有效的档案整理可以确保文件的安全存储和保密性。

　　防止重要信息的丢失或被盗取，维护组织的业务安全。

　　3.支持决策制定：

　　档案整理使得历史数据和信息易于获取，有助于制定未来策略和规划。

　　提供可靠的数据支持，帮助管理层做出基于事实的决策。

　　4.合规性和法律要求：

　　档案整理确保组织遵守相关法规和法律要求，如数据保护法。

　　在审计和法律诉讼中，有序的档案可以作为证据，保护组织的合法权益。

　　5.传承与文化保护：

　　组织历史的档案整理有助于传承和保护文化遗产。

　　保存和管理历史文献、文件，促进社会记忆和文化认同的传承。

　　综上所述，档案整理不仅是组织高效运作的基础，更是信息管理与保护的关键环节。通过提高工作效率、保障信息安全、支持决策制定、遵守法律法规以及传承文化遗产，档案整理为各类机构带来了显著的优势和长期利益。