百色档案整理服务

　　档案整理是一项重要且细致的工作，它对于信息的有效管理和利用具有关键意义。通过有序的整理，可以提高档案的查找效率，保障数据的准确性和完整性，为各项工作的顺利开展提供有力支持。下面是关于档案整理的流程：

　　百色档案整理服务

　　一、组件

　　归档文件一般以每份文件为一件，其中：

　　正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

　　有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。同时应注意件内排列顺序。

　　二、分类

　　立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

　　1、按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

　　2、按机构（问题）分类

　　将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法和问题分类法应择一适用，不能同时采用。

　　采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多个部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

　　采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

　　3、保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　三、排列

　　1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；

　　3、会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　四、编号

　　归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　　档号结构宜为：全宗号-档案门类代码-年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成的归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

　　归档章的组成：全宗号、年度、保管期限、件号、页数作为必备项，机构（问题）作为选择项。

　　五、编目

　　归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细、便于检索。

　　归档文件应逐件编目，设置序号、档号、文号、责任者、提名、日期、密级、页数、备注等项目。

　　归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

　　归档文件目录除保存电子版外，还应打印装订成册。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）。

　　总之，档案整理是一个系统性的工作，需要耐心和细心。只有严格按照以上步骤进行操作，才能实现档案的规范化管理，使其更好地服务于工作和决策。

　　档案整理原则

　　档案整理作为一项重要的管理工作，需要遵循特定的原则，以确保档案的质量、可用性和规范性。这些原则为档案整理工作提供了明确的指导方向，有助于提高档案管理的效率和效果。

　　1、遵循档案的形成规律

　　档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。

　　文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。

　　把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基础

　　（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

　　（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　3、必须保持文件之间有机的历史联系

　　文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。

　　在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。

　　来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。

　　时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。

　　内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。

　　4、区分不同价值

　　整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。

　　5、便于保管和利用

　　档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。

　　而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。

　　总之，这些档案整理原则相互关联、相互支持，共同构成了一个有机的整体。在实际的档案整理工作中，严格遵循这些原则，能够有效地提高档案管理的水平，充分发挥档案的价值，为各项工作的顺利开展提供有力的保障。

　　档案整理注意事项

　　档案整理是一项严谨且细致的工作，在进行的过程中有许多需要特别留意的事项。这些注意事项不仅关系到档案整理的质量和效率，还影响着档案后续的使用和管理。

　　1、在进行人事档案整理时，要审核材料是否完整齐全，档案内容是否真实客观、手续是否完备等，并且要按照相关要求进行记载与详细分类。

　　2、档案材料收集要齐全完整，档案材料鉴别要准确真实。人事档案是记载个人学习工作经历、成长轨迹的重要材料，因此材料收集、档案审核和信息反馈工作一定要同时开展，并且及时提醒当事人补充材料与相关证明，确保档案材料的齐全完整。

　　3、人事档案整理要分类准确、编目无误。严格从档案材料的分类要求出发，合理进行分类排列，且根据格式编写好类号页，仔细认真对档案进行技术加工，符合规定要求，这样才能入库保存。

　　4、对于人事档案整理，其审核一定要细致严格。尤其是干部人事档案，如果存在审核确认“三龄两历”时，必须要坚持实事求是的原则，逐项进行，根据相关规定进行认定，保证认定结果的真实性和准确性。

　　总之，在档案整理工作中，充分重视并落实这些注意事项，能够有效避免错误和疏漏，提高档案整理工作的质量和可靠性。只有严谨认真地对待每一个环节，才能让档案管理工作发挥出最大的价值，为组织的发展提供有力的支持和保障。

　　档案整理的优势

　　档案整理具有多方面的显著优势，它对于组织和个人的信息管理、工作效率提升以及长远发展都有着重要的意义。

　　1.提高查询效率：经过整理的档案分类清晰、编号有序，能够快速定位所需信息。

　　2.保证信息准确性：整理过程中对档案进行审核和校对，及时发现并纠正错误。

　　3.便于信息共享：规范整理后的档案易于在不同部门和人员之间共享和交流。

　　4.节省存储空间：合理的整理可以减少冗余文件，优化存储空间的利用。

　　5.保障信息安全：明确的分类和管理规则有助于保护敏感信息不被泄露。

　　6.为决策提供支持：系统整理的档案能够提供全面、准确的信息，辅助做出科学的决策。

　　综上所述，档案整理带来的诸多优势能够极大地提升组织的运营效率和管理水平，是实现信息化、规范化管理的重要环节。充分认识并发挥这些优势，将有助于组织更好地利用档案资源，推动各项工作的顺利开展和持续发展。