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河北档案扫描数字化加工

时间:2024-07-26 作者:中博奥 来源:中博奥 点击量:

  档案扫描数字化加工是将传统纸质档案转换为电子档案的重要过程,它有助于提高档案管理的效率和便利性。档案扫描数字化加工的流程主要包括以下几个方面:

河北档案扫描数字化加工

  河北档案扫描数字化加工

  1、数字化前期准备

  前期准备包括选定数字化处理场所,筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理,扫描设备完善,数字化处理软件齐备,并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案,需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序,并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏,以保障扫描过程顺利、有效的进行。

  2、档案扫描

  档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成,例如:平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量,以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行,对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

  3、图像处理

  (1)图像数据质量检验:

  对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。

  由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描。

  发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。

  发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

  认真填写相关表单,记录质检结果和处理意见

  (2)纠偏:对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。

  (3)去污:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

  (4)图像拼接:对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。

  (5)裁边处理:采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。

  4、图像存储

  (1)存储格式:批量扫描后形成的图像文件在存储时一般应进行压缩。图像压缩指消除图像冗余或对图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中,较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰模式和彩色模式扫描的文件,一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像,也可存储为CEB、PDF或其他格式。

  (2)图像文件的命名:纸质档案目录数据库中的每一份文件,都有一个与之相对应的唯一档号,以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹,按页码顺序对图像文件命名。

  5、目录建库

  (1)数据格式选择:目录建库选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

  (2)档案著录:按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录,建立档案目录数据库。

  (3)目录数据质量检查:采用人工校对或软件自动校对的方式,对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

  6、数据挂接

  数据挂接又称数据匹配,是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接,并逐条对挂接结果进行检查,包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等,以实现准确关联。

  7、档案还原装订

  扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。档案装订分为整卷装订和按件装订两种。通常采用三孔一线方法装订;文件很薄时,也可采用缝纫机扎线装订,但线脚不宜过密,以免出现折断档案现象。

  8、数据验收

  项目验收是档案数字化加工中,用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查,以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下,项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程,以确保符合所需标准。

  9、数据移交

  可以通过各种不同的存储技术来实现,例如:硬盘驱动器、网络连接的存储设备或云服务器等。所使用的具体技术将取决于传输图像的数量,以及相关档案管理部门的要求。这样就可以确保数字档案被妥善存储和保护,并可供将来访问和使用。

  总之,档案扫描数字化加工是一个复杂但十分有价值的工作流程。严格按照这些步骤进行操作,并注重每个环节的质量控制,可以有效地实现档案的数字化转换,为档案的高效利用和长期保存奠定坚实的基础。

  档案扫描数字化加工基本原则和环节

  档案扫描数字化加工是档案管理现代化的重要举措,为了确保这一过程的顺利、高效和准确,需要遵循一定的基本原则,并把握关键的环节。

  基本原则

  1、加强管理,保障安全

  遵守保密安全要求,对数字化对象进行划控、鉴定。涉及国家秘密的档案,不得以外包方式委托进行数字化加工。加强档案数字化各个环节的管理工作,确保档案原件和数字化成果的安全。

  2、完善细节,规范流程

  对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象,应用文字做出说明,并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加工。应加强数字化加工流程管理,界定各个环节的职责任务,堵塞漏洞和缺憾。

  3、分工协作,夯实基础

  加强内设机构的分工协作,把夯实档案基础业务工作与档案数字化相结合,开展传统载体档案清理、整理、鉴定、修裱等基础处理工作,为加快推进档案数字化创造有利条件。

  基本环节

  纸质档案数字化的基本环节为数字化前期准备、数字化前处理、数字化扫描、数字化后处理、数字化成果验收移交。内容主要包括:制定数字化工作方案、案卷整理与交接登记、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果移交及管理等。

  档案数字化从整理分件到案卷还原的各个环节,应以卷(盒)或批次为单位建立档案数字化加工流程单,记录每卷(盒)或每批档案数字化过程,确保档案扫描加工质量和效率。

  总之,通过遵循这些基本原则,并抓好各个环节的工作,能够保障档案扫描数字化加工的质量和效果,为档案的现代化管理和利用提供有力支撑,充分发挥档案的价值。

  档案扫描数字化加工标准

  在当今数字化时代,档案扫描数字化加工标准至关重要。随着信息技术的迅猛发展,传统的纸质档案逐渐被电子文档所取代,这不仅提升了信息管理的效率,也为保护文化遗产和历史资料提供了新的可能性。然而,要实现有效的档案扫描数字化加工,需要严格遵循一系列标准和流程,以确保数字化文档的准确性、长期可访问性和安全性。

  1、档案整理标准

  将分散的材料补充到文件中。对每一份材料严格把关,按类编号,页码进行编注,编码不能出现重复,次序混乱。

  档案材料整理完毕后,用铅笔在每份材料的第一页右上角编好版号和序号,并在右下角写上页码;纸张要求A4或B5格式,其他格式的文件需要改为A4版本。

  2、打印订装标准

  打印文件目录;为符合《档案整理细则》的规定,装订时一定要做到底侧整齐,左侧整齐。

  3、目录录入标准

  文件目录的录入要严格准确,具体要求如下:一是单记一条,不多记,少记;二是输入的目录内容与档案内容完全一致,不得有差错。

  4、扫描图像标准

  检查文件的扫描图像,图像的排列顺序与纸质文件的排序要求一致;图像清晰无杂质,亮度不易太强,但适中。

  分辨率为300DPI的图像必须进行校正和打孔,图像在每条中心线的起点和终点的倾斜度不得超过1°。

  5、图像处理标准

  基于原始图像质量:图像排序要求与原始图像排序要求一致的图像去除污点、黑点、黑边,肉眼可见清晰、平坦、清洁的布局采用自动中央操作的图像不得与原始图像过浓或过淡,字迹清晰。

  6、存储处理标准

  存储是对档案信息的完整评估;检查和校准目录、原始、高清白色图像和高清黄色图像,以满足验收标准。原则上,存储需要单独存储在服务器上,如果条件不能满足,也可以用单独的计算机代替。

  总之,档案扫描数字化加工标准不仅是现代信息管理的基础,也是文化遗产保护和历史资料保存的关键。只有通过严谨的标准和技术手段,我们才能有效地将珍贵的纸质档案转化为数字形式,使其能够永久保存并广泛传播。

  档案扫描数字化加工如何选择合适的扫描仪

  选择合适的扫描仪对于档案扫描数字化加工至关重要,因为它直接影响到扫描的质量、效率以及后续处理的便捷程度。那么,该如何选择合适的扫描仪设备呢?

  平板扫描仪

  平板扫描仪主要用于破旧、易损坏的A3幅面纸质档案的数字化作业。平板扫描仪分辨率在100-2400dpi之间,色彩位数从24位到48位,扫描幅面一般为A4或A3纸张,其优点是扫描图像清晰、色彩逼真、不易损坏纸张,缺点是扫描速度比较慢、图像处理功能比较弱。

  使用扫描仪需要电脑配合,所以首次使用需要安装与扫描仪配套的驱动程序。驱动程序安装好后,将扫描仪插上电源并打开电源,当开始按钮为绿色且稳定亮起时,表示扫描仪已准备就绪。通过USB连接线连接电脑和扫描仪,打开扫描驱动软件,设置扫描的参数及保存格式。

  平板盖上的白色背景必须保持清洁和通畅,扫描时,确保平板盖是关闭的且自动文档进纸器中没有其他纸张。在平板上放置文档(或书籍)时,文档可能会一直展开到平板的边缘。合上平板盖后,可使用平台或扫描仪上的“开始/恢复”按钮,或点击驱动程序的确认按钮,开始扫描。

  平板的玻璃压板会聚集指印和灰尘,所以需要经常清洁。清洁平板玻璃时,必须用专门的防静电布和光纤清洁垫清洁玻璃压板。需要注意的是,静电抹布含有异丙醇,会导致眼睛不适及皮肤干燥。执行维护步骤后,务必使用肥皂和水清洁双手。

  高速扫描仪

  高速扫描仪主要用于政府、银行、企业相关票据和文档的数字化作业,是档案数字化中使用最多的扫描仪,其扫描分辨率在50-600dpi之间。在200dpi以下、黑白或灰度扫描时,每分钟可扫描90多幅影像;彩色扫描时,每分钟可扫描60多幅影像。扫描幅面从小卡片至A3纸张均适用,既可单面扫描,也可双面同时扫描。它的优点是扫描速度快、图像处理功能强;缺点是扫描时容易卡纸,易损坏档案,对字迹质量较差的档案不易扫清楚,扫描后的图像处理工作量比较大。

  大幅面扫描仪

  大幅面扫描仪是一种大型的扫描仪,又被称为工程扫描仪,主要应用于城建档案馆、设计院、工程项目等大幅面图纸的数字化作业,最大进纸宽度可达到54英寸,最大扫描宽度达到51英寸,扫描厚度达1.5毫米,幅面范围为A0-B0。这种扫描仪分辨率在50-800dpi之间,有黑白、灰度、彩色等扫描模式。自带扫描和图像处理系统,具有全面支持色彩管理、快速预览、处理大型文件、改进批量扫描等功能,能有效提升扫描的效率和品质。它的优点是能扫描A0、B0及以下的工程图纸和大幅的地图、字画,超长、超厚的文书档案等,缺点是扫描速度比较慢,价格比较昂贵。

  数码翻拍仪

  数码翻拍仪又称为书刊扫描仪、非接触扫描仪,主要用于不可拆卸、线性封装、胶装书籍的扫描作业。数码翻拍仪是一种将数码相机安置在可垂直调节高低的支架上,用以拍摄文件材料或其他实物的数字化设备。目前,市场上数码翻拍仪按照翻拍性能、翻拍对象、尺寸等分为多种。

  数码翻拍仪与一般的扫描仪相比,具有数字化速度快、对档案材料损害小、加工对象直观、加工对象不限于纸张、便于调节扫描幅面等优势,且后期图像处理便捷。目前,该技术已经广泛用于政务领域红头文件、往来信函等文件翻拍;银行票证、合同、抵押担保、会计凭证和信用卡等文件翻拍;证券期货行业股东账户开户、买卖合同、股东身份等文件翻拍;保险行业合同、发票、身份证等文件翻拍;工商税务行业税务年检等业务文件翻拍。

  在档案领域,数码翻拍仪也逐渐应用于书刊的扫描。虽然当前由于价格等原因,档案数字化使用最多的仍是高速扫描仪而不是数码翻拍仪,但鉴于数码翻拍仪应用广、拍摄精度高、速度快、操作简便,又便于做OCR字符识别和其他图像处理等特点,将来必定会吸引越来越多的档案用户。随着数码翻拍仪应用范围的扩大,数码翻拍仪的功能和性能将会不断改进和完善,因此,它有可能在近几年中逐步取代扫描仪,成为纸质档案数字化的得力工具。

  综上所述,选择合适的扫描仪需要综合考虑多方面因素,包括扫描速度、分辨率、自动化功能、文件处理能力以及成本等。针对不同的档案扫描需求,可能需要权衡这些因素,并选择最符合需求和预算的设备。正确的选择将提高数字化加工的效率,确保扫描质量,并为后续的档案管理和利用提供良好的基础。

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