在信息时代的大背景下，档案管理数字化转型已成为不可阻挡的趋势。兴宁作为一个处于迅速发展时期的城市，档案资源的种类与数量随着社会发展持续增长。从政务部门的文件资料，到企业的商业档案，再到文化机构的珍贵文献，这些档案对城市的发展起着重要的支撑作用。传统档案管理方式难以满足档案高效管理与利用的需求，兴宁档案服务扫描顺势而生，凭借专业的服务与先进的技术，推动兴宁档案管理迈向数字化、智能化的新阶段。

　　兴宁档案服务扫描过程中，应严格遵循以下原则：

　　第一，需求牵引，成本效益原则。档案数字化以档案利用为目的，贯彻需求牵引和成本效益原则，根据需要，先数字化利用率高的档案，后数字化利用率低的档案。根据这一原则，应贯彻“五个优先”原则，下列档案应优先考虑建立数据库。

　　(1)常用优先。这是贯彻需求牵引原则，把利用频率较高的档案优先数字化，以满足当前利用的需求，增加数字档案馆的效益。

　　(2)目录优先。即把档案目录优先数字化，以满足检索需求。目录优先还体现为成本效益的需要。由于全文数字化建设需投入的人力物力较大，见效比较慢，如优先将档案的目录进行数字化，实现档案的计算机检索，以尽快见到效果。

　　(3)急用优先。企业在某一个时期有特定的专项任务，从而派生出对某一方面档案利用的紧迫需求，档案数字化时应考虑这一需求，将急用的档案优先数字化，以满足紧急需求。如产品开发时期有可能对某一老产品的档案调用较多，可考虑优先将该老产品档案数字化，以方便利用和满足业务发展对档案利用的需求。

　　(4)孤本优先。即把珍贵的档案优先数字化，以满足珍藏需求。数字化后，孤本档案利用可不用调用原件，可有效保护档案原件，达到珍藏的目的。

　　(5)特色优先。即将体现本企业特色的档案优先数字化，以满足特殊需求。不少企业档案机构保存有称之为“镇馆之宝”的档案，这部分档案较易引起利用者的兴趣，可优先数字化，有利于增强档案部门的影响力。

　　第二，档案数字化“两个同步”原则。

　　(1)档案数字化转换与档案鉴定同步推进。在档案数字化过程中，要对每个保管单位进行梳理，在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。通过鉴定重新审视其价值，尤其是已到期或将到保管期限的档案，通过鉴定可剔除价值较低的档案，将其排除在数字化范围之外。数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定，可谓一举两得。

　　(2)数字化转换与档案利用同步推进。由于档案数量庞大，档案数字化工作周期一般较长，如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索，数字档案馆的效益将长期得不到体现，增加缩减投资和项目失败的风险。

　　第三，完整性原则。档案数字化加工应以保持数字图像文件内容的连续性和完整性为参考依据。主要考虑保持数字图像加工文件的完整性、来源、时间、形式的连续性和完整性，在加工的过程不能出现档案缺失情况。

　　第四，现实性原则。基于当前数字化图像加工条件和档案现状，要充分考虑档案数字化图像加工所需的人力资源、数字化加工设备能力和档案实际状况，包括馆藏文件的数字化基础、整理基础、档案形态、数量和残损程度。

　　第五，安全性原则。在档案加工的过程中要保证档案的安全性，既要保证加工场所的防火、防泄密等，有些档案涉及到国家机密，必须要妥善的保管，这类档案加工人员必须经过保密培训，并签署保密协议，人员也不能随意更换。

　　最后，兴宁档案服务扫描作为档案管理数字化转型的重要举措，已经初步取得成效。在未来的发展中，档案管理相关机构将继续探索创新，积极应对挑战，不断推进档案服务扫描工作向纵深发展，为各个城市的经济社会发展、文化传承创新提供更有力的档案支撑，书写档案管理现代化的新篇章。