河南档案扫描数字化加工

　　档案数字化加工扫描是一种将纸质档案转换为数字格式的过程，旨在提高档案管理效率和信息可访问性。该过程涉及多个步骤和技术，从准备工作到最终数字化文件的生成，需要系统性的方法和专业设备支持。

　　河南档案扫描数字化加工

　　（一）档案整理

　　在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

　　1、目录数据准备

　　按照《档案著录规则》(DA/T 18)等的要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。

　　2、拆除装订

　　在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。

　　3、区分扫描件和非扫描件

　　按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。

　　4、页面修整

　　对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊；

　　折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

　　5、档案整理登记

　　制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

　　（二）档案扫描

　　1、扫描方式（扫描前必须准备一台专业的平板扫描仪）

　　根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪，如

　　工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描。

　　普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描；

　　纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描；

　　纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描；

　　对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）

　　页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；

　　页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式（因情况而定）；

　　页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。

　　3、分辨率选择

　　采用黑白、256级灰度模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于300DPI；

　　采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于200DPI。（以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情处理）

　　扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材料的清晰度进行适当的调整；

　　需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准；

　　粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。

　　4、扫描登记

　　填写交接登记表，登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

　　（三）图像处理

　　对图像进行处理，以获得最好的图像质量，保证图像完整、端正、无扭区、版面无暗影、无干扰信息，主要完成图像处理包括：去黑边、去污点、纠偏等，处理完的图像保存格式为PDF。

　　纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，包括自校和手校，保证数字图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内半个文字）；

　　旋转：按方字方向将图片旋转至正确方向，没有文字的图片，判断其方向后进行左旋、右旋、翻转、旋转等工具；

　　去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，去除数字图像中影响可懂度的杂质，如去除黑边、多余边、污点；

　　裁边：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　删除空白页：将扫描后页面之间的空白页进行删除；

　　断字修补：对部分文字不清楚可进行修补；

　　反白字修正：将部分反白文字可进行描述；

　　分割：将A3幅面的文件分割为两份A4幅面的文件；

　　拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（四）图像处理质检

　　主要对完成图像深处理的检查，不合要求的返回上一环节重新处理，如以下问题：

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；

　　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；

　　图像处理的是否得当，严重的应重扫，处理不当的应重新处理；

　　扫描图像页码顺序是否与原文件一致，有无漏扫、多扫（重复）、纸张倒置等情况；

　　顺序：如果页码不连续，与原文不一致，需对页面进行排序；

　　漏扫：将漏扫的页面重新扫描，并插入到正确的位置；

　　多扫：将多扫页面删除；

　　倒置：不符合要求的需进行调整，保持与原文一致。

　　（五）图像存储

　　纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件要合并为一个PDF，保存到指定的路径，便于准确挂接入库，与档案管理软件中的目录建立一一对应的关系。再将所有文档批量转换为可以复制、检索利用的双层PDF格式，然后进行光盘刻录，确保刻录好的光盘能正确地读出，并做好标识标签。

　　注：禁止用Word文档保存扫描图像。

　　（六）目录建库

　　按照《档案著录规则》(DA/T 18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　注：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　（七）数据挂接

　　1、挂接前的数据关联检查

　　以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

　　2、汇总挂接

　　档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

　　（八）数据验收

　　一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

　　验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

　　填写纸质档案数字化交接登记表。

　　（九）数据备份

　　经验收合格的完整数据应及时进行备份。著录条目和全文数据进行一式两份DVD光盘刻录。移交前检测光盘读取性能，抽查刻录好的光盘影像质量，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。不合格的需重新刻录。数据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光盘编号等，以便查找和管理。对保密的需标明密级。

　　（十）装订

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

　　装订不能损害档案原件。装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌，并认真做好档案页码、页数的检查对较。

　　（十一）扫描注意事项

　　扫描前必需对文档进行拆除装订物，并检查文档内是否藏有干扰物（如钉书钉、碎纸等），以免产生卡纸、损坏扫描仪，务必保持文档干净送入扫描仪中；

　　对破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复、裱糊；

　　褶皱不平影响扫描质量的原件应先压平再进行扫描；

　　对纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）、纸质过厚、照片等采用高速扫描仪的平板扫描；

　　对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；

　　扫描完每一份文件，要对照原文仔细检查扫描是否清晰、完整；

　　按要求使用扫描仪、清洗，并对每次使用完扫描仪进行保洁，检查是否关闭电源；

　　纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

　　总之，档案数字化加工扫描不仅是一种技术进步，更是档案管理现代化的重要步骤。随着技术的不断发展和应用范围的扩大，数字化档案将在各个领域发挥越来越重要的作用，为信息化时代的发展贡献力量。

　　档案数字化扫描加工注意事项

　　在当今信息化发展迅速的时代，档案数字化扫描加工是保护和利用档案资源的重要手段之一。通过数字化，可以有效管理、保存和利用大量的纸质档案，提高档案信息的可访问性和利用效率。然而，档案数字化扫描加工涉及到一系列的注意事项和技术要求，需要在操作过程中严格遵守相关规范，确保数字化成果的质量和长期可持续性。

　　1.选择合适的扫描设备：

　　选择分辨率高、色彩还原度好的扫描设备，以保证数字化结果的清晰度和质量。

　　考虑扫描速度和扫描容量，确保设备能够高效完成大量档案的扫描工作。

　　2.档案准备工作：

　　对纸质档案进行预处理，如去除金属夹子、塑料封套等，确保扫描过程中不会损坏扫描设备或档案本身。

　　按照档案的重要性和特殊性分类、编号，便于后续的管理和检索。

　　3.扫描操作流程：

　　保持档案的原始顺序和完整性，在扫描过程中避免遗漏或错位。

　　定期检查扫描设备的清洁度，防止灰尘和污渍影响扫描效果。

　　4.数字化文件格式选择：

　　根据档案的具体需求选择合适的文件格式，如PDF、TIFF等，考虑文件大小、可读性和长期保存的稳定性。

　　5.质量控制与检验：

　　建立数字化质量控制标准和检测方法，确保扫描结果符合要求。

　　对关键档案进行复核和验证，防止信息丢失或扫描误差。

　　总之，档案数字化扫描加工是档案管理现代化的重要步骤，正确的操作和严格的注意事项可以有效保证数字化成果的质量和可持续性。

　　档案数字化扫描格式类型

　　在进行纸质档案数字化扫描时，需要选择适当的文件格式来存储扫描后的图像或文档。纸质档案数字化扫描格式是为了方便存储、管理和利用数字化档案而选择的一种将纸质文件转换为数字形式时所使用的特定文件格式。纸质档案数字化扫描格式包括以下这些类型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一种通用的文档格式，可以存储文本、图像、表格和其他多媒体内容。PDF文件可以在各种设备和操作系统上保持一致的呈现效果，并且支持文本搜索和可编辑性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：这是一种广泛使用的图像格式，适合存储彩色照片和复杂图像。它采用有损压缩，可以在文件大小和图像质量之间取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一种支持透明背景和压缩的图像格式。它适合存储图标、简单图形和带有透明度的图像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：这是一种无损的图像格式，适合保存高质量的图像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的细节和颜色信息。

　　5、OCR（光学字符识别）：OCR不是一种文件格式，而是一种技术，可以将扫描的纸质文档转换为可编辑的文本文档。OCR技术可以将扫描后的图像中的文字识别出来，并生成可编辑的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文档）：DOC格式是Microsoft Word的原始文档格式，可以存储文本、表格、图像和其他格式的内容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中进行编辑和处理。

　　7、TXT（纯文本文档）：TXT格式是一种纯文本格式，只能存储文本内容，不支持文本格式和图像。TXT文件可以在各种文本编辑器中打开和编辑。

　　总之，选择中博奥档案管理系统进行档案数字化加工时，需要依据具体的需求和应用场景，来选择不同特点和用途的纸质档案数字化扫描格式，具体来说，需要考虑文件类型、可编辑性、文件大小、存储需求以及兼容性和可访问性等因素来确定最合适的格式。

　　档案数字化加工扫描意义

　　在当今数字化快速发展的时代，档案数字化加工扫描不仅仅是一种技术进步，更是对文化遗产和信息管理方式的革新。通过将传统纸质档案转变为电子格式，不仅提升了信息存储和传播的效率，还有效保护了历史文化遗产，满足了信息化时代对高效管理和便捷获取信息的需求。

　　1.保护和保存历史文化遗产：

　　档案数字化使得珍贵的历史文献、艺术作品等得以长期保存，并通过备份和复制避免了纸质档案易于损坏或丢失的风险。

　　数字化档案可以通过云存储和在线数据库共享，使得全球范围内的研究人员和学者能够轻松访问和利用这些文化资料。

　　2.提升信息管理效率：

　　数字化档案可以实现快速检索、分类和索引，大大节省了查找信息所需的时间和人力成本。

　　档案数字化也促进了各种行业和领域的信息共享和协作，促进了跨学科研究和知识创新。

　　3.推动社会发展与服务改进：

　　在教育、医疗、法律等行业，数字化档案使得历史病例、法律文书等信息更容易访问和分析，提升了服务质量和效率。

　　政府部门通过数字化档案管理系统提升了政策制定和实施的精准性和透明度，为公众提供了更好的政务服务体验。

　　综上所述，档案数字化加工扫描不仅仅是信息技术的应用，更是社会文化进步和传承的重要保障。随着技术的不断发展和应用的普及，我们期待数字化档案能够在更广泛的领域发挥作用，为保护文化遗产、提升信息管理效率以及促进跨界合作与创新提供更加坚实的基础和支持。