城建档案数字化服务中心

　　档案数字化流程是将传统纸质档案转换为电子格式，以提高档案的管理效率、存取便捷性及保存安全性的一项重要工作。随着信息技术的迅速发展和应用，各种行业和组织越来越重视档案数字化，旨在推动信息化建设、降低纸质档案的管理成本，并优化业务流程。

　　城建档案数字化服务中心

　　一、档案出库。需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。

　　二、整理编码、核对。对接收的每本档案材料进行核查与整理，比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复，编制材料的类号和页号，整理编码完成后仔细核查准确，防止漏编错编。

　　三、电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录，对完成的目录进行校对，确保转确率、避免出现错别字等，还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。

　　四、档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描，形成档案材料电子档原始图像。

　　五、原始图像制作、数据初审、高清图像刻作。对原始扫描图像进行修整，比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理；修整后要对电子数据进行核查核对，并作图像高清刻作。

　　六、重新装订并检查。要保证纸质文件顺序与电子档文件顺序完全一致，打印并加装新的档案材料目录、隔页纸和档案正文内容，检查类页号是否填写缺漏、文件是否有错装、漏装，核查无误后将纸质档案封盒。

　　七、数据总审入库。对电子档数据进行检查复核，确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后，将电子档数据刻作入库，将档案纸质材料与电子档数据库移交。

　　总之，档案数字化流程是一个复杂而系统的过程，涉及扫描、数据转换、存储、管理和安全等多个环节。通过科学合理的数字化处理，不仅能够实现档案的长期保存和高效管理，还能为信息化时代的工作提供坚实的基础。

　　档案数字化注意事项

　　在现代信息化管理的背景下，档案数字化成为了提升档案管理效率、确保档案长期保存和便于查阅的重要手段。数字化不仅可以减少纸质档案的空间占用，还能够提升数据的检索速度和安全性。然而，档案数字化过程中的细节和注意事项至关重要，以确保数字档案的质量、完整性和安全性。以下是档案数字化过程中需要特别关注的几个方面：

　　1.档案整理与分类

　　在开始数字化之前，必须对纸质档案进行全面的整理和分类。只有在文件的内容、类别和顺序明确的情况下，才能确保数字化后的信息准确无误。因此，合理的整理与分类是数字化工作的基础。

　　2.选择合适的设备

　　数字化过程中使用的扫描仪和相机的质量直接影响到数字档案的清晰度和可读性。应选择高分辨率、高质量的设备来确保扫描结果的细致和准确。此外，还需要根据档案的类型（如文本、图片、图表等）选择合适的设备配置。

　　3.设定标准化格式

　　为了确保数字档案的可用性和兼容性，需要设定标准化的文件格式。这包括选择适当的图像格式（如TIFF、PDF、JPEG等）和文件命名规则，以便于后续的检索和管理。同时，要保证格式的一致性，以便于统一处理和存储。

　　4.数据质量检查

　　数字化后，必须对所有档案进行数据质量检查。这包括校对扫描图像的清晰度、检查文件的完整性、确保所有信息都已被准确录入。发现问题时应及时修正，以保证数字档案的可靠性。

　　5.数据安全与备份

　　数字档案一旦生成，应立即进行安全存储和备份。需要制定严格的安全措施，如访问权限控制、数据加密等，以保护档案免受未经授权的访问和数据丢失。同时，定期备份数据是防止数据丢失的必要步骤。

　　6.合规性和法律要求

　　在进行档案数字化时，必须遵守相关的法律法规和行业标准。这包括数据保护法、版权法等，确保数字档案的处理不违反法律规定，并尊重档案内容的版权和隐私权。

　　档案数字化是提高档案管理效率的重要手段，但其成功实施需要严格遵循以上注意事项。通过精心整理、选择合适设备、设定标准格式、进行质量检查、确保数据安全及遵守法律规定，可以确保数字化档案的高质量和长期有效性。

　　档案数字化原则

　　档案数字化是将传统纸质档案转换为数字格式的过程，它不仅提高了档案的存取效率，还为档案的长期保存和管理提供了新的解决方案。然而，数字化档案的过程涉及到一系列原则，以确保档案的完整性、真实性和长期可用性。

　　1.价值性原则

　　档案在见证历史和传承文化方面具有普遍和长期的使用价值，越是久远的档案越有价值，尤其是历史档案，对于国家而言都是珍贵的记忆，其价值不可估量。对于这类档案在数字化加工时应特殊注意，不要造成损坏。

　　2.实用性原则

　　档案数字化加工要考虑到档案利用的需求和频率。主要考虑满足大众常用的需求，对研究有重要参考价值，原始档案使用频繁，尽量选用优质的纸质，要充分考虑到方便查阅的情况。

　　3.完整性原则

　　档案数字化加工应以保持数字图像文件内容的连续性和完整性为参考依据。主要考虑保持数字图像加工文件的完整性、来源、时间、形式的连续性和完整性，在加工的过程不能出现档案缺失情况。

　　4.现实性原则

　　基于当前数字化图像加工条件和档案现状，要充分考虑档案数字化图像加工所需的人力资源、数字化加工设备能力和档案实际状况，包括馆藏文件的数字化基础、整理基础、档案形态、数量和残损程度。

　　5.安全性原则

　　在档案加工的过程中要保证档案的安全性，既要保证加工场所的防火、防泄密等，有些档案涉及到国家机密，必须要妥善的保管，这类档案加工人员必须经过保密培训，并签署保密协议，人员也不能随意更换。

　　总之，档案数字化不仅仅是技术性的转变，更是档案管理和信息保障的全面升级。遵循以上原则，可以确保数字档案在各个阶段都能维持其原始档案的价值和功能，同时应对未来技术发展的挑战。通过科学的数字化方法和严格的管理规范，我们能够实现档案资源的最大化利用，为组织和社会提供更加高效、安全的档案服务。

　　档案数字化优势

　　档案数字化是现代信息管理的重要趋势，它将传统的纸质档案转化为电子格式，不仅提高了档案的存取效率，还带来了诸多优势。以下是档案数字化的主要优点。

　　1.提升访问速度：数字档案可以快速检索和访问，减少了查找时间，提高了工作效率。

　　2.节省物理空间：电子档案不占用实体存储空间，从而减少了对物理档案库的需求。

　　3.增强安全性：数字档案可通过加密、备份等措施保护，减少了丢失或损坏的风险。

　　4.方便共享和协作：电子档案易于在不同地点的团队成员之间共享，促进了协作和信息流通。

　　5.环境友好：减少纸张使用，支持环保，降低了纸张和印刷的需求。

　　综上所述，档案数字化不仅提高了存取效率和安全性，还节省了物理空间并支持环保。这些优势使得数字化成为现代档案管理的关键，推动了信息处理的革新。