档案整理服务业务

　　档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的、有价值的各种形式的历史记录，我国发现最早的档案是商朝时期的甲骨档案。现代以来，档案大多由纸质文件转化而来，但并不意味着所有的文件都能成为档案保存起来。只有那些处理完毕、经过鉴定却又保存价值的文书，即能够提供查考利用的那一部分文书才能转化为档案。档案的来源是多元化的，除了文书外，还有原始册簿、图纸、影片等，文书档案知识档案来源相对重要的一部分。

　　档案的整理工作，就是将处于零乱状态的文件和档案材料，进行分类、组合、排列和编目，使之系统化的过程。档案整理可以在繁杂的文件中筛选出有价值的文件进行收集归档，是档案管理工作的重要环节。档案整理工作的基本方法有两种：

　　1. 以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为整理的档案，其基本保管单位是案卷。

　　2. 以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

　　其次，档案整理服务业务必须以全宗为单位，主要原因包括：

　　1.要符合档案形成的特点和规律;

　　2.能够科学保持文件之间的历史联系;

　　3.对档案管理起到重要的统摄和组织作用;

　　4.能够揭示档案内容的实质，有利于正确评价档案的价值，才能充分地利用档案。

　　近些年，在社会科技水平不断提高的时代背景下，档案整理出现了新的方式，档案数字化。档案数字化整理，就是将传统的实体档案通过扫描转化成以数字形式存在的数字档案的过程。相较于传统的档案整理来说，档案数字化更加能适应当今社会的发展，使得档案管理更加高效，档案的查询和利用也更加便捷。

　　与传统的档案整理服务业务相比，档案数字化整理服务业务具备以下优点：

　　1. 有利于保护档案原件。传统的档案整理业务都以档案原件为操作对象。档案数字化后，档案的存储、管理、备份、利用等流程都可以在线上完成，极大地减少对档案原件的翻阅，保护实体档案不易受到损坏。

　　2. 增强档案的利用价值。档案整理的目的是为了使档案更加有序，便于利用，档案数字化整理可以将档案信息资源进行整合，促进信息共享，实现档案信息的一键检索和远程查阅，在更大程度上发挥档案的利用价值。

　　因此，现如今许多政府机关、企事业单位陆续开展档案数字化工作，以提升档案管理效率，提高管理水平。与此同时，随着档案整理需求的增加，市场上出现了一些专门提供档案整理服务业务的机构，旨在为各个组织提供全方位的档案整理服务，包括档案数字化加工。档案整理服务机构的出现，为各个组织的档案数字化整理提供了更加便捷的方式，共同促进我国档案管理事业的现代化发展。