清远档案服务扫描

　　清远位于我国广东省，在清远一词中，“清”寓意政治清明，社会安定，“远”寓意清远地域广，并且远离统治中心。为了保护珍贵历史档案，提高档案利用率，清远市积极开展档案扫描工作。

　　档案数字化是随着先进技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，主要是将传统的实体档案通过扫描加工转换成线上存储的、非实体的数字档案，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种对组织内各种活动的原始记录，其重要性正日益凸显出来，在信息化时代，掌握信息技术，为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

　　档案扫描是档案数字化的核心环节，档案扫描可能会用到的工具包括以下这些：

　　1. 扫描仪。扫描仪包括平板扫描仪、大幅面扫描仪、高速扫描仪、馈纸式扫描仪等。在实际工作中，可以根据档案的实际情况选择最合适的扫描设备，以确保档案扫描的质量和完整性。

　　2. 光学字符识别技术(OCR)。OCR主要用于自动识别图像中的文字，并将文字转换成可编辑的文本形式，为后续建立档案管理系统、快速检索定位档案提供基础，方便档案的利用。

　　3. 文件管理系统。用于存储、分类、索引和检索数字档案的软件系统。

　　4. 数据安全工具。包括防病毒软件、防火墙、加密软件等，可用于保护电子档案的安全性和机密性。

　　5. 数字签名工具。用于对电子文档进行电子签名，确保文件的真实性和完整性。

　　6. 数据备份和恢复工具。用于定期备份电子档案，并在需要时进行恢复。。

　　7. 共享和协作工具。如云存储平台、协同办公软件等，用于多人共享和协作电子档案。

　　在实际工作过程中，可以根据具体的需求和场景组合使用以上工具，以确保档案数字化的质量。

　　档案扫描要求：

　　1. 档案信息安全方面。档案扫描后形成的数字档案只能保存在特定的计算机和系统上，并且需要设置访问权限，只有档案管理人员可以访问，档案的电子文件不得未经授权进行传播和扩散。在扫描过程中，为了保护档案实体文件，防止丢失、错放，在扫描过程中需要设置专门的档案文件存放区和工作区，对临时保管的档案集中管理，已经扫描和待扫描的档案分开放置，扫描工作完成的档案及时归还。

　　2. 档案的案卷文件都是原件，档案管理人员和扫描人员的交接必须详细登记、

　　3. 交接清楚。扫描人员对档案的接收时间、案卷清单、电子文件页数、交付时间等进行记录，以便后期查询和工作量的统计。

　　4. 扫描活动中应轻拿轻放，扫描完成小心清点后重新装盒，避免档案原件损伤、遗漏。

　　5. 对于案卷中超过A4幅面的纸张，需要单独取出展开后扫描，形成的文件插入到案卷电子文件的相应顺序。

　　6. 案卷中原文件有装订的，拆除装订应注意不要损害原文件。胶装的原文件，应优先使用书籍扫描仪处理，尽量不对文件造成损坏。

　　最后，为了确保档案扫描的效果，减少档案数字化工作量，清远各档案机构可以与专业从事档案数字化整理的外包公司合作，可以极大地节省人力物力成本，且公司经手的档案扫描项目数量多，实操经验丰富，档案扫描效率和质量有所保证。