档案数字化优势

　　在信息化迅速发展的时代，传统的档案管理模式逐渐不能满足社会需要。一方面，档案数量迅速增加，每天都在产生新的档案文件，档案管理机构和人员按照以往的模式进行管理，工作负担不断加大，成本也不断提高。另一方面，传统的档案管理模式下，档案查询和利用效率较为低下，需要人员亲自到线下档案存放地进行查询、利用工作，异地查询时较为麻烦和繁琐，还容易造成档案丢失、缺页等问题。

　　因此，随着科技进步，档案管理积极顺应时代潮流，与数字化技术相结合，开展档案数字化转型升级。档案数字化，是一个通过计算机、扫描、文字识别等先进技术将实体档案转换成非实体的数字化档案的过程。

　　第一，提升企业的经济效益随着社会的进步与发展。人们每天要接收与处理大量信息，而传统办公方式由于工作效率低，无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下，要想实现海量信息处理，不得已要增加办公费用与人员，这必然会增加企业成本，影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言，最大的优势是实现了对传统纸张档案机读，既节约保管费用与占地空间，又可以提高查阅效率，减少了人员与纸张浪费。

　　第二，提升了档案利用效率传统纸质档案多保存于档案馆与档案室，对于用户来说存在许多不便，而数字化档案管理的特点是高效、便捷，用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术，档案查找摆脱了时空限制，用户可以随时随地查找档案，充分利用档案资料。

　　第三，随时查找和检索任何文件，方便快捷。使用档案数字化管理解决方案，只要有权限都可以立即查找和检索任何文件，用户就可以访问桌面或移动设备以及每个不同公司办公地点的文档。同时，支持全文搜索，不管电子档案存在哪里或文件名是什么等等这些都不重要。您只需搜索文档中某处关键词即可，搜索数百万个文件，只需几秒钟内便能检索出您所需要的档案。

　　第四，使用权限将始终可用。数字化档案对企业和组织来说的一大优势就是保持始终可用。而利用电子档案，不管员工如何变动，都可以轻松且立即获得。尽管员工本人不在场，他们负责的工作流程也可以得到处理，确保数字化档案始终可用。

　　第五，实现信息共享，集中管理。传统的档案管理模式中，各单位的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛，无法进行统一管理，不利于档案信息的共享协作，甚至有时候容易发生永久保存原本可能错放或丢失的文档和信息。而通过档案数字化，可以把企业的相关数据档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，实现信息共享。

　　第六，有利于保护档案原件。档案的唯一性、原始性和凭证性决定了档案是真实记录历史的重要载体，因此保护原始档案安全和可用性是档案工作的重要内容之一，档案数字化之后，档案利用方式从利用原件变成主要使用档案数字副本，档案原件从而得到了更加充分和有效的保护。档案数字副本可以异地保存，这样可使这些档案在遇到突发性灾害时避免遭到毁灭性破坏。

　　第七，有利于电子政务和无纸化办公。随着国家电子政务的不断发展和推广，无纸化办公正被普遍应用，根据国家对档案信息化建设的进一步规范，在相关法律允许的范围内，纸制档案的数字副本可替代原件直接用于电子政务，与电子档案共同组成数字档案信息库，为电子政务和无纸化办公创造条件。