文书档案整理数字化

　　文书档案作为具有保存价值、凭证价值和参考价值的文件材料，详细记录了组织的各类工作记录以及其他各类活动，在组织的发展壮大中发挥着重要的作用。在社会各行各业都积极开展数字转型的背景下，如何进一步加快文书档案数字化进程，提升管理效率，创新管理模式，推动文书档案管理朝着现代化、数字化、规范化的方向发展，是目前我国各个档案管理机构和企事业单位都较为关注的问题。文书档案整理数字化是我国档案数字化整理中占比较大的一个方面。

　　文书档案整理数字化的必要性：

　　第一，数字化整理是提升文书档案管理和利用效率的必然要求。近些年，信息技术对各行各业的影响不断加深，文书档案数字化已经成为时代发展趋势。加快文书档案数字化建设，充分将现代信息技术应用至文书档案管理的各个环节，不断改革文书档案管理内容，能够更好地采集信息资源，提升立卷归档效率。除此之外，传统纸质化、纯手工化的管理模式中，文书档案保管周期短、成本高，且容易受档案管理环境的影响。与此相比，档案整理数字化可以将文书档案转化为数字化的形式进行保存、加工和管理，能够延长文书档案保管期限，打破文书档案开发利用的时间壁垒和空间壁垒，最大限度地保证文书档案资源的完整性、真实性和原始性。数字化整理和建设对我国的实际影响和发挥发展有着十分重要的作用。

　　第二，数字化整理是满足文书档案利用需求的内在要求。文书档案是在组织日常行政事务中产生的信息资源，具有重要的社会价值、文化价值、经济价值、科研价值。因此，充分挖掘文书档案的价值，满足相关主体的利用需求，是数字化时代文书档案管理工作的目标之一。首先，文书档案整理数字化可以大大简化文书档案收集、整理以及编辑的各个流程，打造一体化的档案管理模式，能够更好地对文书档案进行查询与检索，为企业相关的查档、用档主体提供信息参考。例如，文书档案数字化后，能够改变现有的档案管理、档案利用格局，在同一时间满足多个主体的查档需求，提升组织的整体工作效率和质量。其次，文书档案记载了组织内日常行政事务的全过程，反映了组织日常行政事务的内容和规律，具有十分关键的参考、指导和借鉴作用。加快文书档案数字化建设，搭建相应的档案服务平台，可以直接在内网或者外网终端为相关主体提供档案服务，帮助其更好地了解相关信息。最后，加快文书档案数字化建设，能够进一步为企业管理者提供决策依据，增强决策的科学性、准确性以及可行性。

　　文书档案整理数字化应遵循的原则：

　　1. 遵循文件的形成规律，保持文件之间原有的内在联系。文件的形成有其自身的规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行文书档案数字化整理工作时，必须遵循档案文件之间的形成规律，保持文件之间原有的有机联系。

　　2. 区分不同价值。不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照国家有关规定，区分归档范围内不同文件的价值，找定不同保管期限。

　　3. 便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点，也是最终目的。

　　综上所述，文书档案整理数字化对政府机关单位、企业和其他社会机构来说都有着十分重要的意义。为了确保本组织内文书档案数字化的质量和效率，企事业单位可以选择与专门从事的档案数字化整理的外包公司进行合作，将本组织的文书档案扫描等工作外包出去，自己则只需要做好质量检查和日常监督工作，既能节约人力物力成本，又能在一定程度上保证文书档案数字化加工的准确性和完整性。