什么叫档案整理数字化

　　近些年，信息技术迅速发展，各种新兴技术手段纷纷出现，如云计算、数字化、人工智能等，为各个领域和行业的发展转型提供了很大助益。为了提高管理水平，我国档案管理也积极与数字化相结合，发展出档案数字化的新型档案信息形态。

　　什么叫档案整理数字化呢?

　　档案整理数字化是随着计算机技术、扫描技术、光学字符识别技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术和存储技术等的发展而产生的一种新型档案管理形态。档案整理数字化可以将各种载体的档案资源转化为以二进制形式存在的电子档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息管理系统，可以及时提供利用，实现资源共享。

　　档案整理数字化的重要性和意义：

　　1. 强化档案保管效果，及时备份原件的同时可以更好满足原件管理的需要。很多的机关事业单位与企业已经采取了档案数字化建设模式，但是对于库房的整体管理还存在一些问题。档案库房条件差、老旧小问题依然突出，档案原件依然存在在反复查阅与复印过程中的磨损、丢失的风险。档案数字化建设可以将原件与数字化信息分开，查阅通过电子档案进行，高效还不丢失，从而实现了强化档案保管的效果，分散了风险。

　　2. 档案数字化建设的重要目标是显著提升信息应用水平，改善档案管理效率，从而改善单位组织架构，推动工作成果。在传统的档案管理模式中，大多数管理工作，包括资料的收集、整理、分类管理等都需要人工来完成。而通过数字化建设能够将传统的纸质资料转化为信息资源录入到计算机中，可以随时进行信息的调取，做好内容的分析与筛选，从而为便利地进行信息查询、检索提供方便，有效降低了档案管理的负担，提升了科学管理的效果。

　　3. 档案数字化建设的一个重要原则就是提升管理覆盖面，降低不必要支出。除去部分重要材料需要采取纸质归档模式之外，大部分的材料都属于佐证材料，不需要采取纸质归档模式来进行管理，不但节约了资料室的管理空间，也有效降低了管理成本。通过优化管理流程与环境能够帮助单位更好地分配档案管理资源，既可以突出关键材料的应用，也可以减轻后期管理的压力，更有利于提升管理覆盖面，满足信息化发展的客观需求。

　　如何实现档案整理数字化转型呢?

　　1. 档案数字化管理。数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。

　　2. 档案数字化采集。从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。

　　3. 档案数字化查阅。以组织系统专用资源网为网络基础，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权;阅档过程进行详细的日志记录;信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

　　最后，众所周知，档案是在各种活动和工作中形成的原始记录，对组织和个人来说都十分重要，具有重要的原始凭证作用和参考作用。因此，档案整理数字化使用的范围非常广泛，政府单位、企业、以及医院和学校等其他社会组织，都可以通过档案整理数字化，更好地进行档案管理和利用工作。