贵州档案整理数字化

　　贵州位于中国西南部，是一个拥有丰富地理位置、历史背景和文化底蕴的省份。独特的喀斯特地貌、湖泊、峡谷和古迹等自然景观与丰富的民族文化共同构成了贵州独特的魅力。与此同时，贵州省作为我国“一带一路”陆海新通道的重要节点，将发挥其地理优势，加强与周边国家的经贸合作和人文交流，为贵州的发展提供了更广阔的空间。在此背景下，贵州积累了许多珍贵的档案资源。为了更好地保存这些档案，贵州各个档案管理机构积极开展档案整理数字化工作。

　　贵州档案整理数字化应遵循的原则：

　　第一，安全性原则

　　档案数字化的途径一般有两种：一是通过归档接收电子文件;二是馆(室)藏传统载体档案数字化。馆(室)藏传统载体档案数字化的方式一般是通过计算机录入和扫描两种方式进行的，与传统的档案信息相比,这些数字化档案信息，因为依托于计算机存储技术、网络技术，所以具有明显的不稳定性，数字化信息的内容和位置易发生变化。

　　因此,在档案数字化过程中，要做到以下几点，以保证安全性原则：

　　(1)通过录入或扫描方式得到的数字化档案信息，要确保档案原件的安全;

　　(2)在处理和存储数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;

　　(3)遵循原始档案的保密性，确保涉密档案的信息不被未授权者浏览;

　　(4)利用先进的计算机安全技术，如防火墙、实时杀毒软件以及存储设备等，保证已经数字化的档案信息的安全。

　　第二，两个同步原则

　　1. 档案数字化转换与档案鉴定同步。推进在档案数字化环节中，要对每一个存放单位进行梳理，在这过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。通过鉴定重新审视其价值，特别是已期满或将到保管期限的档案，通过鉴定可去除价值相对较低的档案，把它排除在数字化范围以外。数字化过程的鉴定也可以纳入日常管理的定期鉴定，可以说一举两得。

　　2. 数字化转换与档案利用同步。推进因为档案数量众多，档案数字化工作周期一般很长，假如等到所有档案数字化完成后将档案数据开放查找，数字档案馆的效益将长期无法得到体现，提升减缩投资和项目失败的风险。因此，需要尽早将档案数据开放查找，推行数字化与档案利用同步进行，完成一批投入，开放一批，尽快使数字档案馆建设工作看到成果。

　　第三，规范化原则

　　规范化原则指档案数字化时数据的格式、信息代码元数据项需要规范一致，以便于数据管理、查找利用和数据传输与分享。反过来，数据格式、信息代码和元数据项不统一、不合规，将不利于档案的监管、查找利用和数据交换共享。统一的规范包括三个方面，一是数字化的档案信息的数据格式、信息代码和元数据项需要统一;二是数字化中应尽量使用国家或国际标准，将数据格式、信息代码和元数据统一到国家或国际标准上去;三是数字化全过程严格规范，每一个环节都必须要遵照对应的规范。

　　贵州档案整理数字化过程中所需工具：

　　1. 扫描仪：用于将纸质档案转换为电子文件，可以选择单页或多页扫描，同时还可以进行自动分页和文本识别。

　　2. 文档管理系统(DMS)：用于管理和组织电子文件，提供文档检索、版本控制、权限管理等功能，方便用户快速找到和共享文件。

　　3. 光学字符识别(OCR)软件：用于将扫描的图像文件转换为可编辑的文字文件，提高文档的可搜索性和可编辑性。

　　4. 数据库管理系统(DBMS)：用于建立和维护一个中央数据库，存储和管理所有的电子档案信息。

　　5. 数字化存储设备：例如硬盘、云存储等，用于安全地存储和备份所有的电子文件。

　　6. 档案管理系统软件：专门用于管理和组织电子档案的软件，提供文件检索、索引、分类、备份等功能。

　　这些工具可以根据不同的需求和预算进行选择和组合使用，以实现高效的档案数字化管理。

　　最后，随着社会发展，社会对于档案数字化的需求只会越来越大，档案数字化将会与更多先进技术手段相结合，变得更加完善、便利。