政府档案整理员是外包

　　近年来，随着档案数量快速增长和档案信息化建设步伐加快，越来越多的单位通过政府购买服务方式，委托档案中介服务机构开展档案整理、档案数字化加工等档案服务外包工作。部分单位在购买档案社会化服务过程中，因业务不熟悉、保密意识不强、管理机制不健全，导致档案服务外包质量未达到国家标准和进馆质量要求，并存在一定安全隐患。

　　为提升档案整理、数字化加工等档案服务外包工作水平，消除档案服务外包过程中存在的失、泄密隐患，确保档案质量符合进馆要求，现就进一步规范全市档案服务外包工作有关事项通知如下：

　　政府档案整理员是外包

　　一、严格落实档案中介机构备案制度

　　各县（市、区）档案局要严格落实档案中介服务机构备案登记制度，按照《广东省档案条例》的相关规定，依法履行备案职责，健全备案工作制度，完善备案程序，强化备案材料审核，进一步规范档案中介机构备案工作。同时，要加强对档案中介服务机构的业务监督和指导，落实监管责任，定期不定期对辖区内档案中介服务机构从事档案服务外包的活动情况进行监督检查，发现有违反档案法律法规现象或行为的，要依法进行查处，并落实整改措施。

　　二、认真审查档案服务外包机构资质

　　各单位在购买档案社会化服务过程中，要严格审查档案服务外包机构资格资质。凡是承接档案整理、档案数字化等服务的外包机构，必须取得由档案行政管理部门出具的备案回执，且其从事档案整理、档案数字化等服务的工作人员，应当具备档案专业知识和专业技能，并经过档案人员岗位培训，取得岗位培训证书。各单位购买档案外包服务时，应当根据国家法律法规的规定、自身业务需要、档案的特点及其管理要求，综合考察确定外包机构，资金额度大的档案外包服务项目，必须通过公开招投标的方式，确定档案服务外包机构。市档案局和各县（市、区）档案局不指定、不推荐档案服务外包机构，任何档案服务外包机构自称为档案局指定、定点或推荐的档案服务外包机构，均不属实。

　　三、落实档案服务外包安全保密责任

　　各单位在开展档案服务外包工作中，要严格遵循国家档案局《档案服务外包工作规范》（DA/T68—2017）有关规定，依法与档案中介服务机构签订档案服务合同和安全保密协议，并严格执行。各单位档案整理、数字化加工外包服务应安排在本单位场所内进行，严禁将档案交由档案中介服务机构带离本单位办公场所。在开展档案服务外包工作前，各单位应对涉密档案进行清理登记，涉密档案原则上由各单位档案员或保密员自行完成整理归档，严禁随意将涉密档案外包给档案中介服务机构。如确因工作需要，将涉密档案外包给中介服务机构进行整理或数字化加工的，承接服务的中介机构，应当取得保密行政管理部门颁发的甲级或乙级涉密档案数字化加工资质，并按照有关规定，落实安全保密责任，管控档案安全风险点，在此前提下开展相关外包服务。

　　四、加强档案服务外包工作管理

　　各单位在档案服务外包工作中，要严格落实档案安全管理机制，做到事先介入、事中控制、事后检查，确保档案实体和相关信息安全。在档案整理、数字化加工过程中，必须认真执行交接制度，履行交接手续，落实安全防控措施，明确专人负责，实行全程跟踪管理，防止档案在流转过程中发生丢失、损毁、失泄密等安全事故。要严格监督检查档案服务外包成果质量，加强质量监督检查和验收，工作结束时，各单位和中介服务机构应当按照相关技术标准、规范及合同约定的技术指标进行质量验收，确保档案整理及数字化工作成果符合国家有关档案业务规范和技术标准要求。