会计档案整理服务公司

　　会计档案整理服务公司对会计档案进行整理是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构和会计人员必须认真对待，努力做好。会计档案是记录和反映各单位经济业务的重要史料.是一项重要的经济档案.必须妥善管理，为此，各个单位应根据国家的:《会计档案管理办法》……制定本单位具体的会计档案管理制度。

　　档案是指企业在生产、经营等管理活动中形成的具有保存价值并办理完毕的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。

　　会计档案整理服务公司档案管理工作是企业生产、经营管理的重要组成部分，是强化内部控制、防范经营风险的重要基础性工作。是维护企业经济利益、合法权益，见证企业发展历史真实面貌的一项重要工作。

　　一、名词解释（DA/T1档案基本术语）

　　档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

　　整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

　　归档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

　　二、企业档案种类：

　　文书档案、建设项目档案、会计档案、声像档案（照片、录音、录像）、人事档案、电子档案、实物档案等。

　　（一）文书类:反映党务、行政、经营管理等活动的档案。包括党群工作、行政管理、经营管理、工程技术管理、人力资源管理、财务审计等方面的文件材料。

　　依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》国家档案局10号令及《归档文件整理规则》DA/T22进行收集整理。

　　（二）建设项目类：包含项目准备阶段、监理文件、施工文件、竣工图及竣工验收等方面的档案。

　　依据《建设工程文件归档规范》GB/T50328、《建设项目档案管理规范》DA/T28进行收集整理归档。

　　（三）会计档案类：包含会计凭证、会计帐簿、财务会计报表及其他会计档案。依据《会计档案管理办法》国家档案局79号令及《会计档案案卷格式》DA/T39进行收集整理归档。

　　（四）声像档案类：包括照片、录像、录音、宣传片及相应的说明文字档案。依据《照片档案管理规范》GB/T11821、《录音录像档案管理规范》DA/T78进行收集整理归档。

　　（五）人事档案类：包含干部、员工人事档案。依据中组部《人事档案管理条例》进行收集整理归档。

　　（六）电子档案类：光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等档案。

　　依据《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894、《电子公文归档管理办法》国家档案局14号令进行收集整理归档。

　　（七）实物档案类：包含奖杯、奖牌、证书、聘书、奖品、奖章及印章档案。依据《印章档案整理规则》DA/T40进行收集整理归档。

　　国家档案局发布了《电子会计档案管理规范》，规定了电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作的要求。这标志着电子会计档案纳入会计档案范围，电子会计凭证从纸质走向电子化的趋势已经不可逆转。

　　电子会计档案2022管理规范

　　这也对我们的会计工作提出了新的要求，下面就来看看电子会计档案要求归档哪些资料，年限又是多久，企业如何才能构建一个符合要求的电子会计档案管理系统呢？

　　一、电子会计档案的定义

　　电子会计档案管理由会计人员、档案人员分工负责，涉及会计核算系统、业务系统、电子会计档案管理信息系统等信息系统，管理过程包括电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会计档案的保管、统计、利用、鉴定、处置等。

　　电子会计档案主要流程

　　二、电子会计档案需要归档的具体内容

　　企业电子会计档案系统主要是对电子发票、会计账簿、会计凭证、会计报表、电子银行回单、电子银行对账单以及纸质票据影像的管理。其中，企业需要将纸质票据在纸质档案库中进行归档，并通过拍照或者扫描上传的方式同步到纸质票据的管理并关联对应的记账凭证，类似于存放在凭证附件中进行管理，这也是最基本需要做的会计电子档案管理。

　　例如业界新兴的财务软件适合广大中小微企业使用，提供凭证附件一键上传和管理功能，而且软件性价比很高，对于预算不多的小微企业是一个不错的选择。

　　毕竟，在企业外部会计凭证中，发票的存在范围最广，国家出台的政策中也指明了以增值税专用发票电子化为发展趋势。企业获取的纸质发票经人工扫描或者拍照后进行上传，发票就能一直保存在云端，确保以后备查时能够及时提供。

　　电子会计归档资料

　　三、电子会计档案保存期限

　　最新出台的文件中规定了企业和其他组织会计档案保管期限，包括行政单位、事业单位和各类企业等，这里重点介绍下企业的电子会计档案所需要保管的期限。

　　电子会计档案保存期限

　　四、企业电子会计档案管理系统的具体构建

　　1、基础文件存储到会计档案系统

　　企业电子会计档案管理系统按照国家规定的文件类型，系统将PDF文件、Office文件、图像格式文件等转换为版式文件，推送至电子档案系统中整理归档。在归档过程中，电子档案与影像集成，原始凭证与记账凭证关联，确保系统及所涉及会计信息的真实性、完整性、可用性和安全性。

　　会计归档系统

　　2、业务单据存储到会计档案系统

　　企业业务产生的申请单、报账单、记账凭证、原始凭证等文件，由电子会计档案系统以内置编码规则的方式自动关联形成一个源文件，包含纳税申报表、发票使用明细表在内的多种财务报表数据会在系统影像库中予以存储。

　　3、根据业务情况来分类存储

　　基于自身业务内容以及业务情况，企业还需要对会计档案进行不同的细分：

　　1）将记账凭证作为财务核算中涉及到的主要归档文件；

　　2）财务核算与原始凭证作为会计凭证的的主要来源；

　　3）资金内转单、应付单、电子银行回单、电子发票、资金收付款单、应收单、报账单为主要的原始凭证类型，通过URL与记账凭证建立关联之前，需要将其以PDF格式归档至影像服务器；

　　4）固定资产卡片、银行余额调节表、明细账、总账属于会计账簿类型，需要采取与原始凭证类文件同样的处理方式；

　　5）月度、季度、年度会计报表同属于财务会计报表类，也需要经由影像服务器转储归档。另外，为实现档案线上组卷的对应关系，企业电子会计档案管理系统中还可以引入条码技术，将档案凭证号、顺序号、分类、存储内容等信息以规则的条空及对应数字符号予以展现，利用光电扫描设备识读这些条形码符号所包含的会计信息，达到自动管理的目的。

　　4、更高层次管理：业财一体化会计档案管理系统

　　业财一体化财务系统

　　1）构建销售订单与企业收款数字化

　　传统手工账务处理模式下，企业需要现场领取发票，存在发票属地管理方面的限制。当企业发生销售业务需要开票时，财务人员可以直接根据来自于业务系统的订单或者合同信息等，开具销项发票，并将相应的数据先传输给客户，完成发票申请、校验、开具、传送、收款等系列操作。

　　在整个订单与收款数字化流程中，开票协同、销项发票管理、收款稽核这些流程都相互匹配、无缝衔接，实现整个开票过程的互联互通，业财一体化囊括了企业经营过程中各个业务场景的财会数据。

　　2）构建采购订单与企业付款数字化

　　企业和供应商之间的系统通过协同平台打通，实现双方之间自动化对账与结算，节省了大量的人力和物力。同时，供应商在收到企业预置发票后，按照其结构化信息开具发票并在线提供给企业，验收单、付款记录、发票等凭证信息相对应。

　　另外，电子发票服务平台与进项发票管理系统连接，会计核算系统、报账系统以及银企互联系统相协同，彼此开展及时、便捷的查验以确保实现三单智能匹配，报销、审核、入账、付款效率提高，企业内控水平提升。