档案整理服务公司泰州

　　档案整理服务公司泰州地区的业务也是跟随时代在不断拓展，根据企业档案管理办法，若要进行档案分类，需要遵循对应的不同类型档案整理的方法。

　　根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。

　　分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

　　企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

　　常用的分类方法有:(1)按产品型号分类;(2)按设备型号分类;(3)按科研课题分类;(4)按工程项目分类;(5)按专业性质分类;(6)按组织机构分类;(7)按时间分类。

　　公司档案管理制度及流程

　　一、目的

　　加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

　　二、适用范围

　　适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

　　三、术语和定义

　　1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

　　四、职责

　　1、行政人事部：

　　1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

　　2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

　　3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

　　4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

　　5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

　　6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

　　2、其他各部门的相关人员：

　　1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

　　3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

　　4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

　　3、各部门档案主管人员

　　1）负责部门档案的管理。

　　4、各部门负责人

　　1）负责对部门档案管理的监督检查。

　　五、工作程序

　　1、档案资料的收集

　　1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制本部门《文件（合同）管理记录目录》。

　　2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。

　　a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。

　　b)档案资料的标识

　　各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。

　　c)档案资料的日常管理：

　　⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。

　　⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便

　　检索利用。

　　⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排列

　　放在文件／档案柜中。

　　d)档案借阅

　　(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，

　　不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

　　⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

　　⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

　　⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

　　e)档案销毁

　　⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。

　　⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。

　　2、档案管理细则

　　1）档案资料的归档范围

　　⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

　　⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

　　⑷公司领导的批示、指示等；

　　⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

　　⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

　　⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

　　⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

　　⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

　　⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；

　　⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

　　⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

　　⒀财务档案资料；

　　⒁各种实物档案；

　　⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。

　　3、档案资料的归档要求

　　⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

　　⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存

　　档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。

　　⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

　　⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的归档。

　　档案工作制度

　　一、档案工作是机关行政管理工作的重要组成部分，依法建立健全档案管理制度和档案工作管理机制，指定档案工作负责部门，明确档案工作负责人和分管领导，配备与工作量相匹配的专（兼）职档案工作人员。

　　二、档案工作负责人应及时将上级档案部门的有关要求向分管领导汇报，以便分管领导及时了解档案工作动向，协调解决档案工作中人、财、物等问题，部署安排档案工作。

　　三、遵照“集中统一管理”的原则，本单位各类档案应集中存放在机关档案室，实行统一管理。

　　四、档案工作人员在做好档案工作的同时，要对各科室的兼职档案员进行业务指导和档案移交时审核把关。

　　五、档案工作人员要编制各种检索工具、参考工具，积极为单位的档案利用工作提供便利，及时做好档案利用情况登记和统计工作。

　　六、机关档案管理部门认真做好下属单位档案业务工作的检查指导工作。组织专（兼）职档案工作人员参加由档案主管部门开展的各类业务培训。

　　档案工作人员岗位责任制

　　一、认真贯彻执行档案工作的各项法律、法规和规章制度。

　　二、认真做好档案的收集、整理、归档、保管、利用和统计等工作。

　　三、认真做好档案的防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作，确保档案的安全。

　　四、按规定开展档案查阅工作，不得私自将档案外借。

　　五、努力学习档案业务知识，提高业务能力和学术水平，努力实现档案管理科学化、现代化。

　　文件材料归档制度

　　一、各科室在工作中形成的具有保存价值的应当归档的文件材料和专业档案资料，由兼职档案员按照规定定期向机关档案管理部门或档案工作人员移交，集中统一管理，任何个人不得拒绝归档或据为己有。

　　二、各科室兼职档案员于次年3月底前将工作中形成的各种应归档的文件材料收集齐全完整后移交档案管理部门，由档案工作人员整理归档。

　　三、专业档案资料严格实行部门立卷制，各科室兼职档案员本着“谁形成、谁整理、谁移交”的原则，对本科室的专业档案和专业性管理材料按专业（行业）要求规范整理归档，于次年6月底前移交机关档案室集中管理（因工作需要，部分专业档案资料可再延迟一年移交）。

　　四、各科室兼职档案员移交档案前须经单位档案工作人员验收，移交时履行移交手续，填写移交清册。

　　档案库房管理制度

　　一、档案库房应与查阅、办公用房分开。

　　二、档案库房由档案工作人员负责管理，并负责每天检查门窗电源的开关情况。

　　三、档案库房内的档案柜要统一编号，档案、资料要按分类顺序排列整齐。

　　四、档案库房必须具备防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护条件，并每月检查一次，发现问题及时处理。

　　五、档案库房内不得堆放其他物品，以保证库房整洁。

　　六、档案工作人员要做好档案库房的日常安全检查，排查整改安全隐患，发现问题及时向档案负责人汇报。

　　七、非档案工作人员不得进入档案库房。

　　档案保密制度

　　一、档案工作人员要严格遵守保密规定，坚持原则，认真执行各项保密制度。

　　二、档案库房和档案柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员保管。档案人员工作调动时，必须办理档案交接手续。

　　三、档案管理人员不得擅自将文件、档案资料带离岗位，确有工作需要，应经单位分管领导审批、登记备案。

　　四、不得擅自翻印、复印涉密文件或资料，不得在私人通信（含QQ、微信等）、普通电话或网络中涉及档案秘密；不得向无关人员谈论、泄露有关档案内容。

　　档案资料查阅借阅制度

　　一、查阅各种档案必须在查阅室进行，未经同意，不准私自带走。

　　二、凡查阅本单位重要的档案或在一定范围内控制使用的档案，应经单位分管领导批准。

　　三、档案严格控制借出，如确因工作需要，应经单位分管领导批准，履行借阅手续，填写借阅登记，借出时间一般不得超过三天。借阅期间，要确保档案的安全。

　　四、查阅人员因工作需要，凡摘抄单位档案材料，应写明时间、资料号、目录，并认真校核。出具证明材料，要加盖公章，方能有效。如需要复制，须经单位分管领导同意。

　　五、查阅档案，必须注意保守秘密，不得任意泄露和向外公布档案内容。如确因工作需要对外公布的，参照本单位信息公开管理办法，经单位分管领导审批、登记备案。

　　六、查阅档案，必须注意爱护档案，不得在文件材料上圈点、批注、勾画、添加、篡改、污损，更不得损毁原件。

　　七、查（借）阅完毕交档案工作人员验收，查（借）阅人应填写利用效果记录表，以反映查（借）阅档案资料所取得的社会和经济效益。

　　档案销毁制度

　　一、档案销毁前应当建立由档案分管领导、档案工作负责人、相关科室负责人及档案工作人员（含科室兼职档案员）组成的鉴定小组，严格进行档案鉴定，形成鉴定报告，按规定报经领导批准、上级业务部门同意，经档案主管部门审核后方可予以销毁。（以上材料存入全宗卷永久保存，并在各种统计台账上注明）

　　二、凡需销毁的档案必须编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容。

　　三、销毁档案时必须有两人以上进行监销，在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并须签名盖章以示负责，销毁清册应永久保存。

　　四、被销毁档案如送造纸厂打浆，必须在监督下进行，打成纸浆后监销人员方可离开。

　　五、涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

　　档案统计与汇报制度

　　一、应指定专人兼管档案统计工作，负责单位档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作，负责档案部门需要的各种报表填报和上报上级档案部门工作。

　　二、抓好档案统计的原始记录工作。档案登记是档案统计的基础，应客观、准确地做好各项原始材料的登记，主要包括以下内容：档案目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。

　　三、建立健全统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和各种情况数据，按上级部门要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。

　　四、上级档案部门需要的各类报表，要按时间要求，准确无误地报出，所报各类数据不得弄虚作假。

　　五、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行，保证档案与账目相符，每年年底对本年度各类数字要进行综合统计，形成完整的统计资料。

　　六、统计人员要依据统计数字及报表中的各项统计指标，找出存在问题，将提出改进措施的业务分析材料向档案工作负责人汇报。