档案整理服务公司台州

　　机关档案收集工作的要求概括起来讲，就是要做到齐全完整、标准规范、及时安全。归档移交的档案及其相关的文件材料都应符合有关标准和规范。档案整理服务公司台州的项目人员在机关档案整理过程中依照有关标准和规范。在机关档案收集工作提出标准化、规范化的要求，是机关档案管理现代化的需要，将会大大提高归档移交的档案的质量，为今后其他档案管理工作的开展打下扎实的基础。

　　在归档过程中，机关单位或个人都应按照有关制度执行，并自觉地维护归档文件材料的安全，防止归档文件发生泄密、损坏、遗失等不该发生的现象，确保档案的安全。

　　1、确保档案的齐全和完整。

　　所谓档案的齐全，就是指机关各种门类和载体的所有档案都全部归档，所谓档案的完整是指归档的每一份档案都完好无缺。一个立档单位档案的整体为一个全宗。一个机关的各项工作活动不是孤立进行的，相互之间有着密切的联系，在工作与生产活动中形成的文件材料，无论从来源、内容、形式、时间等方面都存在着固有的联系，是一个不可分割的整体。归档时，必须要有全宗观念，坚持全宗的不可分散性，保持机关档案的齐全和完整。确保机关档案的齐全和完整是贯穿收集工作始终的要求。

　　要做到这一点必须采取有效的措施：

　　（1）应有各种具有约束力的规章制度，强化有关人员的档案意识，提高文书和档案人员的素质，建立正常的档案工作秩序。可以在每年年初行文发一通知。

　　（2）每个单位除了认真执行《机关文件材料归机关文件材料归档和不归档的范围》的规定外，应结合本单位的情况，制定更具体、更完善的归档制度，使归档范围恰当，归档办法和要求明确，便于遵照执行。

　　（3）机关的立卷归档工作应纳入业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应把立卷作为其中的一项内容，从组织上保证档案的齐全完整。

　　（4）机关的文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须严格按照鉴定原则和机关档案保管期限表的规定，结合本单位的实际审慎地进行鉴定，准确地确定档案的存毁、减少失误，使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能立卷归档。机关档案部门在接收档案时，除审核移交档案的质量外，还应对未移交的档案进行检查，如发现因保管期限划分不准而造成的应移交的档案未能移交的差错，应及时予以纠正。

　　2、符合规范和标准。

　　在机关档案收集工作中要坚持机关档案的标准化和规范化。标准化、规范化是现代化的基础。现代化的程度越高，就越要求标准化、规范化。档案工作标准化、规范化，应从的档案收集工作做起。

　　国家档案局制定了《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》以及案卷格式、《档号编制规则》》等一系列有关档案工作的规范和标准，这些都是机关档案管理所要执行的。

　　3、保证及时和安全。

　　档案室机关单位的一种资产、财富，是社会的宝贵的信息资源和国家的档案全宗不可分割的组成部分。因此，任何单位和个人都应按规定及时归档，确保机关单位和国家档案全宗的完整。

　　如何规范管理机关档案

　　国家档案局第13号令《机关档案管理规定》于2019年1月1日起施行。13号令对加强、规范、推动当前和今后一个时期我国各级党和国家机关、人民团体的档案工作，推进机关档案的科学规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，具有重要的现实意义和长远价值。

　　一、什么是档案，什么是机关档案？

　　《档案法》第二条规定：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　《机关档案管理规定》第二条规定：机关档案是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

　　二、机关档案包括哪些？

　　根据《机关档案管理规定》，下列文件材料应当纳入收集范围：机关在日常公务活动中形成的归档文件材料；机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；机关所属机构撤销形成的归档文件材料；机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。

　　具体的，机关档案归档范围如下：

　　（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

　　（二）机关履行行业特有职责形成的专业档案；

　　（三）照片、录音、录像等音像档案；

　　（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

　　（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；

　　（六）其他档案。

　　但是，以下这些文件不需归档：

　　1、上级机关的文件材料：

　　（1）上级机关任免、惩处非本单位工作人员的文件；

　　（2）上级机关普发性供参阅、不需办理的文件。

　　2、本单位的文件材料：

　　（1）无查考、利用价值的事务性、临时性文件及重份文件；

　　（2）未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件；

　　（3）一般性文件历次修改稿；

　　（4）有关工作参考的文件材料；

　　（5）单位主要负责人兼任职务的外单位形成的与本单位无关的文件材料。

　　3、同级单位文件材料：

　　（1）参加非本单位主管机关召开的会议，不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；

　　（2）同级单位抄送的，无需办理的文件材料。

　　三、要归档的文件材料怎样规范整理？

　　四、怎样的文件才能算一件档案？

　　实际工作中，归档文件一般以每份文件为一件来处理，那么，怎样的文件才能算一件档案？一般情况下，是这样确定的：

　　正文、附件为一件；

　　文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件；

　　转发文与被转发文为一件；

　　原件与复制件为一件；

　　正本与翻译本为一件；

　　中文本与外文本为一件；

　　报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

　　简报、周报等材料一期为一件；

　　会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

　　来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

　　有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

　　五、档案文件要怎样排序？

　　（1）归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；

　　（2）转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；

　　（3）不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；

　　（4）中文本在前，外文本在后；

　　（5）来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；

　　（6）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；

　　（7）正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　六、档案文件要怎样分类？

　　档案文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

　　按年度分类，将文件按其形成年度分类

　　跨年度一般应以文件签发日期为准

　　涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度

　　跨年度形成的会议文件归入闭幕年

　　跨年度办理的文件归入办结年

　　当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明

　　按机构(问题)分类，将文件按其形成或承办机构(问题)分类

　　机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用

　　采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门

　　采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类

　　按保管期限分类，将文件按划定的保管期限分类。

　　规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类

　　七、编排目录

　　为了方便检索利用档案，还需要对归档文件编排目录（编目）。

　　编目方法：

　　归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。

　　归档文件应逐件编目。

　　归档文件目录使用电子表格进行编制。

　　归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。

　　编目要求：

　　编目应准确、详细，便于检索为准；

　　来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容；

　　归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目；

　　目录表格采用A4幅面；

　　订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

　　至此，传统档案整理归档工作才算完成。