电子档案系统管理

　　为迎合对应的市场需求，电子档案系统管理越来越普遍化，以科学技术为基础，依靠先进的设备和优越的设计理念、科学客观的管理，利用信息化管理及相关最新技术，有效整合电子档案管理系统、档案库房安全管理系统、档案存储设备智能管理系统、电子档案系统，对实体档案一体化管理，结合信息化技术对档案状态与位置实现集中管理。

　　建设智慧档案室，实现档案建立、档案存放环境安全、使用便捷、高效、智能、互联，是军队信息化建设对档案管理工作的必然要求，也是契合智慧档案事业发展的客观需求。

　　我们正处在信息大爆炸时代，以物联网、互联网大数据、智能化、云计算等为标志的网络充斥到社会生活、生产的各个角落。在我国，档案馆产生与发展经历了一个由低级到高级、由简单到复杂的发展历程，与时代发展同步，现代化档案馆建设也给未来档案馆建设提出了明确要求，那就是要向更高级的绿色、智能、智慧档案馆建设迈进。

　　作为传统档案馆、数字档案馆建设的更高层次和阶段，智慧档案馆的理念确立以及实际建设迫在眉睫。为用户提供一个舒适、便捷的工作环境，为档案提供一个安全、舒适的保管环境，将档案数字化、档案管理智能化、档案查找便捷化。

　　1.档案出入库管理系统

　　2.馆库环境管理系统

　　3.馆库安防告警系统

　　4.人员出入管理系统

　　档案馆特点

　　1.完善的档案安全体系

　　智慧档案馆集成RFID技术，通过视频监控一起保障实体档案安全，档案非法出入库时自动报警并通知管理人员。通过数据加密传输，防止非法入侵、结合防火墙等其它软、硬件设备及技术手段，保障电子档案数据的安全。

　　2.创新的环境管理体系

　　平台配置温度、湿度、空气质量等传感设备，环境数据实时采集、自动展示。同时配置恒温恒湿净化设备，在温度、湿度、空气质量等环境数据超标时，自动控制相关设备工作，保障库房环境。

　　3.先进的库房安全体系

　　平台配置视频监控、红外检测、门禁管理设备，通过本平台统一管理调度，异常情况时，以系统提示、声光、短信多种方式实时通知，报警位置视频监控设备自动进行抓拍并保存视频图像，实现24小时自动布防，对跟随人员进行记录，实时跟踪，并发出告警，从而保障档案馆的安全。

　　4.便携的远程控制体系

　　档案馆内的设备比较多，工作人员有时离开后忘记关闭的情况也是时有发生的事情，这样不但浪费电能而且也会影响档案的保存环境。通过管理系统可以实现远程把馆内的灯光关掉既方便又节能，同时达到保护档案馆室内环境的目的。

　　5.虚拟3D库房展示

　　智慧档案馆通过图像化的方式，直观的展示档案数量、状态，库房与设备状态。大大提高了管理效率。通过虚拟库房使用图表等多种方式实时展示库房的实时环境数据(温度，湿度，空气质量等)。

　　6.档案电子化加工系统

　　支持TWIN、ISIS高扫模块，可直接连接各种高速扫描仪。通过OCR模块相结合，可轻松实现档案文档的快速自动录入、相关图像优化处理，自动建立索引。可对扫描后电子档案进行OCR识别形成文本文件，标准字体识别率可达99%，用于档案的快速检索。

　　档案室是信息管理系统的重要组成部分，是对各类档案进行收集、保管有效使用的机构。目前我军档案室还处于传统管理占据主导地位、数字档案室建设刚刚起步、智慧档案室建设开始摸索的阶段。

　　传统档案收集、存储以手工为主，盘点工作量大、耗时长，档案提交标准不规范，没有完善的分类和编码格式，档案借阅信息更新不及时，借阅过程追踪、提醒难。数字档案室是将档案信息数字化，信息来源于实体档案室馆藏原件，数字档案室的建设需要大量的资金、人力、物力的投入，传统档案室向数字档案室转化是时代发展的趋势。

　　但一些年代久远、具有历史价值或凭证价值的档案原件，其所具有的空间感、时间感与真实感是无法通过计算机模拟的，为了弥补传统档案室对档案管理、保护等手段的不足，同时基于对档案信息真迹的保护角度，依靠云计算、大数据、人工智能等一系列新技术，根据档案管理事业的发展趋势，智慧档案室这一新兴的概念也开始有了较大发展。

　　为了解决档案管理中存在的各种问题，在深入调查用户需求的基础上，安密电子推出了智慧档案室管理系统，从根本上解决档案管理中存在的痛点难点问题，理顺档案管理流程，正规档案管理秩序，提升档案管理工作效率和信息化水平。

　　一、系统组成

　　智慧档案室是档案资料的集中存储和收发中心，根据技防要求和功能划分，由以下系统组成：

　　智能档案密集架系统：包括智能档案密集架、智能档案密集架控制系统、密集架保护组件等。

　　智能档案柜管理系统：包含RIFD智能档案柜、RFID智能档案柜控制系统、RFID电子标签等。

　　智能门禁系统：包括智能门禁控制器、电控锁等。

　　RFID实体档案管理系统：包括档案超高频标签、层架标签、馆员工作站、RFID标签打印机、出入检测通道门、智能盘点设备等。

　　环境控制系统：包括区域显示测控屏、空气质量云测仪、温湿度监测仪、除湿加湿消毒净化一体机、空调控制模块等。

　　库房预警系统：包括漏水报警模块、红外微波双鉴探测器、烟感探测器、声光报警器、短信猫等设备。

　　视频监控系统：包括红外网络摄像机、网络硬盘录像机、监控级硬盘等。

　　库房支撑系统：包括系统服务器、档案库房一体化平台、智慧大屏等。

　　二、建设原则

　　智慧档案室的建设是在追求性能优越、经济实用的前提下，遵循技术先进、功能齐全、性能稳定、节约成本的原则。力图使该系统真正成为符合档案管理的实际应用管理系统。在系统的设计和实现中，严格遵守以下原则：

　　先进性原则

　　智慧档案室所有的组成要素均充分地考虑其先进性，使系统的扩充和维护简单化，并满足不断提升的信息化建设与应用的要求，保证其在相当长的时间内具有技术优势，能够适应未来技术发展的潮流。

　　开放性原则

　　智慧档案室在遵循标准性原则的基础上，采用开放的技术、结构、系统组件、用户接口，采用开放式通信协议和技术标准，确保系统在互联或以后的扩展过程中能够稳定有效的运行，满足业务应用需求。

　　安全性原则

　　智慧档案室对安全性的要求极高，因此系统在建设中对敏感信息加密存储，防信息泄露，并对系统和服务软件及时更新，开启防火墙，限制端口和服务，有应急预案机制，充分保障智慧档案室的实体防护与数据安全。

　　可靠性原则

　　智慧档案室的可靠性原则贯穿于系统设计、设备选型、软硬件配置到系统施工的全过程。只有可靠的系统，才能发挥有效的作用。在软件部分具有高MTBF(平均无故障时间)和低MTBR(平均无故障率)，提供容错设计，有故障检测和恢复手段，从实际应用的需要出发，并不是功能越多越好。

　　可扩展性原则

　　智慧档案室的结构具有可扩展性，即在系统结构、系统容量与处理能力、物理联接、产品支持等方面具有扩充与升级换代的可能，采用的产品遵循通用的工业标准，以便不同类型的设备能方便灵活地接入，并满足系统规模扩充的要求。

　　三、系统功能

　　1.智能档案密集架系统

　　智能档案密集架是针对智慧档案室管理需求，结合传统密集架工艺与人工智能技术、网络技术、视频采集技术、生物识别技术等多技术手段综合运用多项开发工具和技术，打造的智慧密集架系统。

　　密集架按档案存放类别有文书档案密集架、财务档案密集架、报刊档案密集架、奖牌奖杯实物密集架、底图式密集架、挂画类密集架和防磁柜密集架，具有智能交互、防霉、防蛀、防鼠、防尘、防光、防盗、防火、防倾倒、防水、防污染、防挤压保护的功能。

　　安全权限控制:智能密集架系统具备权限控制功能，只有具备相关权限的用户才能进行密集架的操作，系统锁定后用户可通过人脸识别、九宫格、密码等方式进行解锁。

　　无感人脸识别：智能密集架屏幕支持无感人脸识别功能，当人员靠近时，智能密集架系统自动唤醒进入人脸检测界面，具备权限的用户可直接通过人脸识别解锁架体，节省用户的操作时间。

　　手动控制功能：智能密集架可实现手动控制，每列密集架配备一个摇手柄，和传统的密集架一样，通过摇动手柄可以打开或关闭架体，并确保在断电情况下密集架仍能正常使用。

　　电动控制功能：智能密集架电动控制部分结构包括：主控板、电机控制板、到位感应传感器等；其中主控板包括固定列控制器通信模块、温湿度传感器、通信接口等模块，能够与计算机通信，对电机驱动板进行控制，采集到位感应传感器信号以及控制指示灯等功能。

　　信息提示功能：在检索档案时，档案所在的移动列通过控制器可显示档案名称、档案条码、在库情况、存放位置，并可以图形化显示所有位置档案在库情况，架体运行时，屏幕上的动态画面，与架体运行方向一致。

　　查询定位功能：智能密集架具备精确定位档案位置功能，执行档案任务时，智能密集架以语音提示档案所在的层组位置，同时档案位置也可在固定列、移动列屏幕图形化直观显示。

　　扫码完成档案管理：智能密集架可通过二维码、条形码方式对档案进行管理，通过管理平台对档案信息进行录入并自动生成二维码，管理员通过密集架控制器摄像头扫描二维码即可完成对档案的上架、下架、借阅、归还等任务操作。

　　状态显示功能：密集架智能管理系统主界面可显示温度、湿度等实时架内环境数据，密集架的操作状态、人员进出通道的实时状态、各项报警信息以及控制系统网络状态等。显示内容清晰，界面布局合理。

　　2.智能档案管理系统

　　RFID智能档案柜采用单面5层设计，可存放1200份档案文件，柜体正面安装12寸电容触摸屏，可快速查询档案信息；可选择密码、指纹、人脸识别等方式登录，可进行组合验证，保证产品安全；配合监控摄像及语音提示，让档案文件管理更加安全、智能、高效。智能档案柜系统采用全铝合金外壳设计，具备防水、防尘、防高温等特性。档案柜内置RFID超高频天线。可实现档案精准定位到格，实现有序存放、有序管理。智能档案柜可进行多柜体级联控制，最多可实现1主20从模式。主柜控制器可查询任意柜体档案信息，并通过生物识别，将档案取出。

　　3.智能门禁系统

　　智能门禁系统采用全铝合金外壳设计，具备防水、防尘、防高温等特性，面板采用7英寸LCD触摸显示屏。人脸识别选用200万分辨率的红外活体双目摄像头，摄像头自带白光和红外补光灯，可实现人脸检测、人脸识别、活体检测等，使用宽动态摄像头实现逆光识别，人脸识别速度＜0.5秒，人脸识别准确率可达99.99%。

　　4.档案室库房支撑系统

　　档案管理员工作站采用整机ABS防火材质，集成RFID桌面读写系统，具备标签转换功能，可将档案信息快速写入RFID标签，标签读写速度大于100次/秒，并可通过工作电脑完成对档案的查询、检索、借阅、归还等操作，方便快捷。

　　通过RFID智能盘点设备可完成对档案的上架、盘点、理架、查找等操作，对档案进行盘点时能显示当前层应有档案数，并能够生成在架档案列表，同在借档案列表比对后能生成未在架档案列表、错架档案列表，以及提示错架档案正确位置。

　　出入检测通道门具备RFID标签检测与防盗报警功能，门体自带门禁软件监控系统，实时显示非法出入档案详细信息，内置红外检测装置，可识别运动方向，并进行人员双向计数；同时具备离线报警功能，在网络断开时能够检测档案是否办理出库手续，并正常报警。

　　5.环境控制系统

　　环境控制系统

　　针对档案管理环境的专业特殊要求，环境管理软件具备环境温湿度、PM2.5、PM10等环境数据显示，以及上下班模式切换、空气除湿、加湿、消毒净化、空调智能控制等功能。

　　环境控制系统配置有空气质量云测仪，实时采集档案室内各项环境指标并显示在区域显示测控屏上，方便用户根据显示数据远程进行除湿机及空调控制。

　　除湿机具有除尘、除味、除湿、加湿、微生物净化等多种模式，PM2.5净化可达99.9%，既可以通过区域显示测控屏进行启动关闭，也可单机进行控制，满足用户对档案室环境的多项要求。

　　6.档案室库房预警系统

　　档案室库房预警系统

　　通过档案管理网络平台、区域显示测控屏对报警探测器状态进行实时监测，可查看各探测器当前状态及历史状态信息。支持外接声光报警器，发生异常时联动声光报警器产生声光警号，同时档案管理网络平台可弹出异常窗口进行提示。

　　系统支持外接短信设备，发生报警时实时向档案管理人员推送相关区域报警警情，无需24小时值守即可对档案室安全进行实时监测。

　　7.视频监控系统

　　视频监控系统为档案管理人员提供视觉延伸，直接监视档案室内外实时状况，使管理人员在控制中心便可以监视整个档案室内外的情况，从而大大加强了档案管理的安全性。

　　NVR硬盘录像机支持IPC（IPCamera）集中管理，包括IPC参数配置、信息的导入/导出等功能，支持600W像素高清网络视频的预览、存储与回放，全新的UI操作界面，支持一键开启录像功能，并可通过档案室综合管理平台查看视频。

　　NVR硬盘录像机支持“录像/抓图模式”、“回放模式”、“备份模式”等多种模式进行录像管理，录像/抓图模式可进行手动录像、定时录像、移动侦测录像、报警录像，回放模式支持即时回放、常规回放、事件回放、标签回放、日志回放等，用户可根据需要进行灵活配置。

　　8.档案室库房平台系统

　　档案库房一体化平台可按照规定的流程实现日常档案出入库、档案借阅、归还等日常业务的管理工作。通过在借档案界面查看所有在借档案信息，支持查询、筛选、排序、打印、导出等功能，支持未归还的档案出借信息统计功能；支持档案直接归还、在借档案列表中归还、扫描归还等多种归还档案方式。

　　档案库房一体化平台支持档案批量入库，支持通过表格批量填写等方式进行档案批量入库。档案库房一体化平台可实时同步档案的在位、领用、归还等状态，用户可随时查询档案的领用归还记录，同时平台可实时查看密集架的运行状态、门禁状态、环境状态、报警状态、视频状态，并根据需要进行控制。

　　档案库房一体化平台可对智能密集架进行开架、合架、通风等远程操作，根据环境温湿度等数据显示对空调、除湿机等环境设备进行远程控制。档案库房一体化平台可通过库房建模，进行3D库房模拟；可进行3D智能导航，展示所有库室3D视图、密集架摆放位置顺序、视频监控点位、空调除湿机点位、各报警器点位等信息。

　　支持鼠标点击视图中的某一设备，显示当前设备的详细信息和报警信息记录；支持对库室中设备数据进行修改，修改后的数据自动同步到设备端；若有报警器发生报警，可直接通过点击设备进行报警处理操作；使库房结构显示更直观、设备操作互动性更强，为用户提供真实清晰的可视范围，提升库房的安全性和设备操作便捷性。

　　档案库房一体化平台可对智能密集架进行开架任务全面监控，智能密集架每3列安装一个摄像头，可通过档案室综合管控平台实时查看操作视频，也可保存记录对开架视频进行回放查看。

　　综上所述，智能档案管理系统适用于机关档案室、保密室、资料室、文印室等文件档案管理单位和场所，系统有利于整合管控档案及公文信息资源，实现统用统管；有利于利用信息技术管控档案资料，及时掌握档案动态，实现档案管理工作智能化、自动化、科学化。

　　档案存放环境安全、便捷、高效、智能、互联，快速处理突发事件，防范于未然，把控档案分发、管理及安全保密业务工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于节约成本、节约人力，降低工作量，提高档案管控及保密工作效率，提升档案管理信息化建设水平。