智能档案库房管理系统

　　档案室是信息管理系统的重要组成部分，是对各类档案进行收集、保管有效使用的机构。数字档案室是将档案信息数字化，信息来源于实体档案室馆藏原件，数字档案室的建设需要大量的资金、人力、物力的投入，传统档案室向数字档案室转化是时代发展的趋势。

　　为了解决档案管理中存在的各种问题，在深入调查用户需求的基础上，推出了智能档案库房管理系统，从根本上解决档案管理中存在的痛点难点问题，理顺档案管理流程，正规档案管理秩序，提升档案管理工作效率和信息化水平。

　　《中华人民共和国档案法》中要求提高档案信息化建设的水平。由于档案管理是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，采用的档案管理系统除了档案的录入、查阅、交换、利用等常规功能外，还应当充分发挥档案管理信息化建设的统筹管理、自动化、智能化的优势，帮助档案管理机构大幅度提升档案处理的效率，最大化地发挥档案利用的效能。

　　智能化的档案管理系统应具备哪些突出特点？

　　智能化档案管理系统可以充分发挥计算机和网络通信的自动化、智能化的特征，在各种需要大量重复手工处理的录入、归档等环节能够大幅度提高工作效率，减少乃至于避免人工因素产生的误差。对于档案管理的专业性规范化的要求，可以通过软件系统严格的权限设置、档案借阅手续、流程管控等方法保障档案和信息的安全。

　　还可以借助各类智能外设提高实体档案的自动化管理，降低人员配置和专业化素质不足等因素对档案的规范化管理产生的可能影响。

　　智能化可以极大提高档案录入的效率

　　档案库主要管理包括纸质档案在内的实体档案材料，这些原始材料经过纸质档案的电子化加以电子文件形式保存，才能借助档案管理系统进行在线查询和借阅。借助扫描仪、高拍仪等输入设备实现大批量采集图片和文件资料，可以极大地提高数据录入的速度和准确性。

　　此外，通过的专用接口，档案管理系统能够跨系统采集多个来源的文档信息，与办公自动化（OA）、ERP、财务等软件系统无缝集成，实现多来源信息的采集和自动归档。而对于大批量的电子文档数据，则可以利用Excel表格批量导入电子文档和元数据，并依据设定的条件进行自动归档。

　　借助AI识别转化格式文档，利用大数据技术进行全文搜索

　　档案管理系统提供了多种模板可以对各类证件进行识别，包括不同发票格式的识别，各银行回单的识别，以及条形码、二维码的识别。还可以对公文、合同、委托书等格式文档进行识别，将整页的图形文字转化为信息容量更大的文本信息。

　　按照大数据存储和利用的思路，用户可以对系统内管理的所有知识内容实行标签化管理，自定义文档内容的属性标签，以便于知识内容的快捷查找。对于所有经过OCR文本识别转化过的文本文档信息，可以通过强大的全文搜索功能对知识库进行关键词全文搜索，以得到更为全面而精确的搜索结果。

　　智能化能让档案管理更规范，更便捷

　　利用档案管理系统自带的常规流程模板和用户自定义的流程模板，文档可以与业务流程协同流转，在实现协同工作和文件修改、审批的办公流程的同时，文档本身也将形成最终的版本并归档入库。

　　档案管理系统能够连接外设对档案借阅人员的身份证进行识别，快速校验用户信息，判断该用户是否具备借阅权限，令档案借还的过程非常快捷简便。

　　档案库房建设管理可根据库房规模和档案密集架的实际布局情况配置虚拟库房，全面支持分区、列、组、排、层管理。用户既可以在虚拟库房中查看对应位置的电子档案，也可以在查看电子档案信息的时候，获取到对应实体档案的存放位置。

　　借助软硬件技术确保档案安全

　　库房温湿度控制是库房管理的重要工作，需要依靠精确的温湿度监测系统。传统的人工巡查和监控已经无法满足多点监测、多库房、异地库房等复杂的条件要求，更达不到24小时监控和自动化报警的要求。

　　《档案管理系统》的库房管理模块提供了专业的温湿度监测功能，可以在统一的界面监控分处在不同地理位置的多个库房，也可以在同一个库房布置多个温湿度监测点。当温湿度探测器监测到超出规定阈值的情况时，系统能够即时发出报警，提醒用户及时作出处理，避免实体档案受到损害。

　　传统档案收集、存储以手工为主，盘点工作量大、耗时长，档案提交标准不规范，没有完善的分类和编码格式，档案借阅信息更新不及时，借阅过程追踪、提醒难。

　　但一些年代久远、具有历史价值或凭证价值的档案原件，其所具有的空间感、时间感与真实感是无法通过计算机模拟的，为了弥补传统档案室对档案管理、保护等手段的不足，同时基于对档案信息真迹的保护角度，依靠云计算、大数据、人工智能等一系列新技术，根据档案管理事业的发展趋势，智慧档案室这一新兴的概念也开始有了较大发展。

　　建设智慧档案室，实现档案建立、档案存放环境安全、使用便捷、高效、智能、互联，是军队信息化建设对档案库房建设管理工作的必然要求，也是契合智慧档案事业发展的客观需求。

　　一、系统组成

　　智慧档案室是档案资料的集中存储和收发中心，根据技防要求和功能划分，由以下系统组成：

　　智能档案密集架系统：包括智能档案密集架、智能档案密集架控制系统、密集架保护组件等。

　　智能档案柜管理系统：包含RIFD智能档案柜、RFID智能档案柜控制系统、RFID电子标签等。

　　智能门禁系统：包括智能门禁控制器、电控锁等。

　　RFID实体档案管理系统：包括档案超高频标签、层架标签、馆员工作站、RFID标签打印机、出入检测通道门、智能盘点设备等。

　　环境控制系统：包括区域显示测控屏、空气质量云测仪、温湿度监测仪、除湿加湿消毒净化一体机、空调控制模块等。

　　库房预警系统：包括漏水报警模块、红外微波双鉴探测器、烟感探测器、声光报警器、短信猫等设备。

　　视频监控系统：包括红外网络摄像机、网络硬盘录像机、监控级硬盘等。

　　库房支撑系统：包括系统服务器、档案库房一体化平台、智慧大屏等。

　　二、建设原则

　　智慧档案室的建设是在追求性能优越、经济实用的前提下，遵循技术先进、功能齐全、性能稳定、节约成本的原则。力图使该系统真正成为符合档案管理的实际应用管理系统。在系统的设计和实现中，严格遵守以下原则：

　　先进性原则

　　智慧档案室所有的组成要素均充分地考虑其先进性，使系统的扩充和维护简单化，并满足不断提升的信息化建设与应用的要求，保证其在相当长的时间内具有技术优势，能够适应未来技术发展的潮流。

　　开放性原则

　　智慧档案室在遵循标准性原则的基础上，采用开放的技术、结构、系统组件、用户接口，采用开放式通信协议和技术标准，确保系统在互联或以后的扩展过程中能够稳定有效的运行，满足业务应用需求。

　　安全性原则

　　智慧档案室对安全性的要求极高，因此系统在建设中对敏感信息加密存储，防信息泄露，并对系统和服务软件及时更新，开启防火墙，限制端口和服务，有应急预案机制，充分保障智慧档案室的实体防护与数据安全。

　　可靠性原则

　　智慧档案室的可靠性原则贯穿于系统设计、设备选型、软硬件配置到系统施工的全过程。只有可靠的系统，才能发挥有效的作用。在软件部分具有高MTBF(平均无故障时间)和低MTBR(平均无故障率)，提供容错设计，有故障检测和恢复手段，从实际应用的需要出发，并不是功能越多越好。

　　可扩展性原则

　　智慧档案室的结构具有可扩展性，即在系统结构、系统容量与处理能力、物理联接、产品支持等方面具有扩充与升级换代的可能，采用的产品遵循通用的工业标准，以便不同类型的设备能方便灵活地接入，并满足系统规模扩充的要求。

　　三、系统功能

　　1.智能档案密集架系统

　　智能档案密集架是针对智慧档案室管理需求，结合传统密集架工艺与人工智能技术、网络技术、视频采集技术、生物识别技术等多技术手段综合运用多项开发工具和技术，打造的智慧密集架系统。

　　密集架按档案存放类别有文书档案密集架、财务档案密集架、报刊档案密集架、奖牌奖杯实物密集架、底图式密集架、挂画类密集架和防磁柜密集架，具有智能交互、防霉、防蛀、防鼠、防尘、防光、防盗、防火、防倾倒、防水、防污染、防挤压保护的功能。

　　安全权限控制:智能密集架系统具备权限控制功能，只有具备相关权限的用户才能进行密集架的操作，系统锁定后用户可通过人脸识别、九宫格、密码等方式进行解锁。

　　无感人脸识别：智能密集架屏幕支持无感人脸识别功能，当人员靠近时，智能密集架系统自动唤醒进入人脸检测界面，具备权限的用户可直接通过人脸识别解锁架体，节省用户的操作时间。

　　手动控制功能：智能密集架可实现手动控制，每列密集架配备一个摇手柄，和传统的密集架一样，通过摇动手柄可以打开或关闭架体，并确保在断电情况下密集架仍能正常使用。

　　电动控制功能：智能密集架电动控制部分结构包括：主控板、电机控制板、到位感应传感器等；其中主控板包括固定列控制器通信模块、温湿度传感器、通信接口等模块，能够与计算机通信，对电机驱动板进行控制，采集到位感应传感器信号以及控制指示灯等功能。

　　信息提示功能：在检索档案时，档案所在的移动列通过控制器可显示档案名称、档案条码、在库情况、存放位置，并可以图形化显示所有位置档案在库情况，架体运行时，屏幕上的动态画面，与架体运行方向一致。

　　查询定位功能：智能密集架具备精确定位档案位置功能，执行档案任务时，智能密集架以语音提示档案所在的层组位置，同时档案位置也可在固定列、移动列屏幕图形化直观显示。

　　扫码完成档案管理：智能密集架可通过二维码、条形码方式对档案进行管理，通过管理平台对档案信息进行录入并自动生成二维码，管理员通过密集架控制器摄像头扫描二维码即可完成对档案的上架、下架、借阅、归还等任务操作。

　　状态显示功能：密集架智能管理系统主界面可显示温度、湿度等实时架内环境数据，密集架的操作状态、人员进出通道的实时状态、各项报警信息以及控制系统网络状态等。显示内容清晰，界面布局合理。

　　2.智能档案管理系统

　　RFID智能档案柜采用单面5层设计，可存放1200份档案文件，柜体正面安装12寸电容触摸屏，可快速查询档案信息；可选择密码、指纹、人脸识别等方式登录，可进行组合验证，保证产品安全；配合监控摄像及语音提示，让档案文件管理更加安全、智能、高效。

　　智能档案柜系统采用全铝合金外壳设计，具备防水、防尘、防高温等特性。档案柜内置RFID超高频天线。可实现档案精准定位到格，实现有序存放、有序管理。智能档案柜可进行多柜体级联控制，最多可实现1主20从模式。主柜控制器可查询任意柜体档案信息，并通过生物识别，将档案取出。

　　3.智能门禁系统

　　智能门禁系统采用全铝合金外壳设计，具备防水、防尘、防高温等特性，面板采用7英寸LCD触摸显示屏。人脸识别选用200万分辨率的红外活体双目摄像头，摄像头自带白光和红外补光灯，可实现人脸检测、人脸识别、活体检测等，使用宽动态摄像头实现逆光识别，人脸识别速度＜0.5秒，人脸识别准确率可达99.99%。

　　4.档案室库房支撑系统

　　档案管理员工作站采用整机ABS防火材质，集成RFID桌面读写系统，具备标签转换功能，可将档案信息快速写入RFID标签，标签读写速度大于100次/秒，并可通过工作电脑完成对档案的查询、检索、借阅、归还等操作，方便快捷。

　　通过RFID智能盘点设备可完成对档案的上架、盘点、理架、查找等操作，对档案进行盘点时能显示当前层应有档案数，并能够生成在架档案列表，同在借档案列表比对后能生成未在架档案列表、错架档案列表，以及提示错架档案正确位置。

　　出入检测通道门具备RFID标签检测与防盗报警功能，门体自带门禁软件监控系统，实时显示非法出入档案详细信息，内置红外检测装置，可识别运动方向，并进行人员双向计数；同时具备离线报警功能，在网络断开时能够检测档案是否办理出库手续，并正常报警。

　　5.环境控制系统

　　环境控制系统

　　针对档案管理环境的专业特殊要求，环境管理软件具备环境温湿度、PM2.5、PM10等环境数据显示，以及上下班模式切换、空气除湿、加湿、消毒净化、空调智能控制等功能。

　　环境控制系统配置有空气质量云测仪，实时采集档案室内各项环境指标并显示在区域显示测控屏上，方便用户根据显示数据远程进行除湿机及空调控制。

　　除湿机具有除尘、除味、除湿、加湿、微生物净化等多种模式，PM2.5净化可达99.9%，既可以通过区域显示测控屏进行启动关闭，也可单机进行控制，满足用户对档案室环境的多项要求。

　　6.档案室库房预警系统

　　档案室库房预警系统

　　通过档案管理网络平台、区域显示测控屏对报警探测器状态进行实时监测，可查看各探测器当前状态及历史状态信息。支持外接声光报警器，发生异常时联动声光报警器产生声光警号，同时档案管理网络平台可弹出异常窗口进行提示。

　　系统支持外接短信设备，发生报警时实时向档案管理人员推送相关区域报警警情，无需24小时值守即可对档案室安全进行实时监测。

　　7.视频监控系统

　　视频监控系统为档案管理人员提供视觉延伸，直接监视档案室内外实时状况，使管理人员在控制中心便可以监视整个档案室内外的情况，从而大大加强了档案管理的安全性。

　　NVR硬盘录像机支持IPC（IPCamera）集中管理，包括IPC参数配置、信息的导入/导出等功能，支持600W像素高清网络视频的预览、存储与回放，全新的UI操作界面，支持一键开启录像功能，并可通过档案室综合管理平台查看视频。

　　NVR硬盘录像机支持“录像/抓图模式”、“回放模式”、“备份模式”等多种模式进行录像管理，录像/抓图模式可进行手动录像、定时录像、移动侦测录像、报警录像，回放模式支持即时回放、常规回放、事件回放、标签回放、日志回放等，用户可根据需要进行灵活配置。

　　8.档案室库房平台系统

　　档案库房一体化平台可按照规定的流程实现日常档案出入库、档案借阅、归还等日常业务的管理工作。通过在借档案界面查看所有在借档案信息，支持查询、筛选、排序、打印、导出等功能，支持未归还的档案出借信息统计功能；支持档案直接归还、在借档案列表中归还、扫描归还等多种归还档案方式。

　　档案库房一体化平台支持档案批量入库，支持通过表格批量填写等方式进行档案批量入库。档案库房一体化平台可实时同步档案的在位、领用、归还等状态，用户可随时查询档案的领用归还记录，同时平台可实时查看密集架的运行状态、门禁状态、环境状态、报警状态、视频状态，并根据需要进行控制。

　　档案库房一体化平台可对智能密集架进行开架、合架、通风等远程操作，根据环境温湿度等数据显示对空调、除湿机等环境设备进行远程控制。档案库房一体化平台可通过库房建模，进行3D库房模拟；可进行3D智能导航，展示所有库室3D视图、密集架摆放位置顺序、视频监控点位、空调除湿机点位、各报警器点位等信息。

　　支持鼠标点击视图中的某一设备，显示当前设备的详细信息和报警信息记录；支持对库室中设备数据进行修改，修改后的数据自动同步到设备端；若有报警器发生报警，可直接通过点击设备进行报警处理操作；使库房结构显示更直观、设备操作互动性更强，为用户提供真实清晰的可视范围，提升库房的安全性和设备操作便捷性。

　　档案库房一体化平台可对智能密集架进行开架任务全面监控，智能密集架每3列安装一个摄像头，可通过档案室综合管控平台实时查看操作视频，也可保存记录对开架视频进行回放查看。

　　综上所述，智能档案室管理系统适用于机关档案室、保密室、资料室、文印室等文件档案管理单位和场所，系统有利于整合管控档案及公文信息资源，实现统用统管；有利于利用信息技术管控档案资料，及时掌握档案动态，实现档案管理工作智能化、自动化、科学化。

　　档案存放环境安全、便捷、高效、智能、互联，快速处理突发事件，防范于未然，把控档案分发、管理及安全保密业务工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于节约成本、节约人力，降低工作量，提高档案管控及保密工作效率，提升档案管理信息化建设水平。