数字化档案扫描服务

　　数字化档案扫描服务，纸质档案数字化加工的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份和成果管理。企业部门想要做好档案数字化扫描工作，需要充分准备好前、中、后三个阶段。

　　一、扫描前期准备

　　1.档案接收：对档案进行详细登记，确保数量无误，与客户进行书面交接并签字确认。

　　2.档案整理准备：熟练掌握各阶段档案整理规则，包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页排序、页码编写等。

　　3.设备准备：配备适当的场所和安全系统，如消防系统和门禁、防盗、视频监控等。同时，准备计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质等设备，以及相应的软件系统支撑。

　　4.人员准备：档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识，制定实施方案，成立档案数字化工作领导小组，要求责任心强，细心细致。

　　5.管理制度的完善：制定相应的制度，如《档案数字化工作管理办法》、《数字化工作流程》等，并在纸质档案数字化工作过程中严格执行。

　　二、扫描加工中阶段

　　1.扫描操作：将纸质档案放入扫描仪进行扫描，注意设置扫描方式、色彩模式、分辨率和图像存储格式。

　　2.图像存储：通常存储的格式为JPG，扫描分辨率应为300dpi以上。

　　3.图像处理：完成图像拼接、去污、裁边、旋转和纠偏等图像处理工作，使图像完整、整洁、端正。

　　三、扫描加工后阶段

　　1.图像检查：检查人员要掌握纸质档案数字化加工的标准要求，认真负责地进行检查，发现问题必须进行修改。

　　2.数据对接检查：检查目录与图像及数字化副本是否一一对应，发现问题必须重新修改完善。

　　3.数据存储：存储内容包括档案图像、目录数据和相关说明文件等，按照数字档案管理系统的设计模板建立存储结构，并提供完整的项目档案元数据。

　　4.数据移交：将前期工作成果向档案管理部门移交，包括验收和办理交接手续，由档案管理部门进行验收并盖章确认，标明工作圆满完成。

　　档案数字化扫描要求

　　档案数字化扫描要求主要包括以下几个方面：

　　图像质量：要求扫描图像具有较高的清晰度和对比度，文字字符必须清晰可见，图片色彩要自然逼真；

　　分辨率：扫描分辨率一般要求至少为300dpi（每英寸点数），部分特殊档案如古籍、照片等可能要求更高的分辨率；

　　文件格式：常用的文件格式有PDF、JPG、TIF等，可以根据需求选择合适格式，保证文件质量和可读性；

　　扫描范围：严格按照档案管理相关规定，确保扫描范围涵盖所有需要数字化的页面；

　　文档保护：在整个扫描过程中要注意保护原稿不受损坏，避免直接接触原稿表面，保持扫描环境清洁干燥；

　　标注说明：对扫描过程中的特殊情况（如破损、缺失等）做出标记和说明，便于后续处理。

　　档案数字化扫描注意事项

　　档案扫描是档案数字化加工的重要环节，需要根据纸质档案的实际情况、数字化目的、规模和存储条件等因素选择适当的扫描设备，并进行参数的设置和调整。以下是关于档案扫描的一些建议：

　　1、扫描设备的选择应注重对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化处理。

　　2、对于超出扫描仪尺寸的档案，可以采用更大幅面的扫描仪进行扫描，或者使用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接。在分幅扫描时，相邻图像之间应保留足够的重叠部分，并使用标板等方式明确说明分幅方法。如果后期采用软件自动拼接的方式，建议重叠尺寸不小于单幅图像对应原件尺寸的三分之一。

　　3、对于非常珍贵且尺寸不规则的档案，为了方便直观地显示原件大小，可以使用标板、标尺等方式标识原件大小等信息。

　　4、定期维护和保养所使用的扫描设备，遵循相关设备的使用规律。

　　5、为最大限度地保留档案原件信息，便于多种方式的利用，建议全部采用彩色模式进行扫描。对于页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，也应采用彩色模式进行扫描。对于页面为黑白两色且字迹清晰、不带插图的档案，可以选择黑白二值模式进行扫描。对于页面为黑白两色但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可以选择灰度模式进行扫描。

　　6、扫描分辨率的选择应保证扫描后的图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。建议扫描分辨率不小于200 dpi。如果文字偏小、密集或清晰度较差，建议扫描分辨率不小于300 dpi。如果有计算机输出缩微摄影、仿真复制、印刷出版等其他用途时，可以根据需要调整扫描分辨率。

　　7、纸质档案数字图像的长期保存格式应为通用格式，如TIFF、JPEG或JPEG2000等。图像压缩率的选择可以根据实际应用需求而定。当纸质档案数字图像用于利用时，还可以从网络浏览速度、易操作性和存储空间占用等方面综合考虑，将图像转换为OFD、PIDF等其他格式。同一批档案应采用相同的存储格式。

　　8、图像命名应以档号为基础进行命名，确保命名的唯一性。建议将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合进行命名。如果数字图像确实需要存储为多页文件，可以使用该档案的档号进行命名。同时，科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。

　　9、如果需要对数字图像进行裁边处理，应在距离页边最外延至少2mm~3mm处裁剪图像。

　　10、如果需要对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水遗、污点、装订孔等痕迹。

　　11、对数字图像的质量进行检查，包括完整性、清晰度和失真度等方面。如果发现有问题，应及时重新扫描。对于漏扫、重扫、多扫等情况，也应及时改正。同时，检查数字图像的排列顺序是否与档案原件一致，如果不一致，应及时进行调整。此外，还需要对数字图像的拼接、旋转、纠偏、裁边和去污等处理情况进行检查，如果不符合要求，应重新进行处理。

　　12、通过相关软件对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，实现目录数据与数字图像的关联。逐条检查挂接结果的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性以及数字图像是否能正常打开等

　　档案数字化扫描范围规定有哪些内容和要求？

　　档案数字化扫描范围规定是指对于进行数字化扫描的档案材料、文件或记录所做的明确规定和界定。这些规定通常由相关机构、法律法规、政府文件和指南、行业标准以及最佳实践等制定，并用于指导数字化扫描的实施。

　　档案数字化扫描范围规定包括以下内容和要求：

　　1、扫描对象：规定了可以进行数字化扫描的具体档案对象，如文件、卷宗、盒、册、卡片等。

　　2、档案类型：规定了可以进行数字化扫描的档案类型，如纸质档案、照片、绘图、音频录音等。

　　3、档案来源：规定了数字化扫描适用的档案来源，如机构内部产生的档案、外部机构提供的档案、个人捐赠的档案等。

　　4、数字化要求：规定了数字化扫描的具体技术要求，如分辨率、图像格式、颜色模式、文件命名规则等。

　　5、鉴定标准：规定了档案是否适合进行数字化扫描的鉴定标准，如档案的保存状态、材质特性、保密性要求等。

　　6、政府文件和指南：政府机构可能发布文件或指南，提供有关档案数字化扫描的准则和要求。这些文件可以包括扫描标准、数据安全要求、档案分类规范等内容。

　　7、法律法规：某些国家或地区可能有特定的法律法规，明确了档案数字化扫描的范围和要求。这些法律法规可以包括档案管理法、数字化档案法、隐私保护法等。

　　8、行业标准和最佳实践：专业机构或组织可能制定了与档案数字化扫描相关的行业标准和最佳实践。这些标准可以提供关于扫描设备、图像质量、元数据描述等方面的指导。

　　9、其他限制条件：规定了数字化扫描的限制条件，如涉及隐私保、版权要求等。

　　总之，档案数字化扫描范围规定为档案数字化扫描范围从概念上界定，并提供了操作指南和准则，以确保利用专久智能档案管理系统进行数字化扫描时符合相关要求，保护档案的完整性、可访问性和安全性，帮助机构和个人在数字化档案管理中明确目标、规划程序并进行操作。