广东档案扫描数字化加工

　　数字化加工扫描是将传统纸质档案转换为电子格式的过程，通常通过扫描技术实现。这一过程不仅能够提高信息管理效率，还能有效保护和保存原始文档，使其更易于检索和利用。以下是数字化加工扫描的基本流程：

　　广东档案扫描数字化加工

　　1、数字化前期准备

　　前期准备包括选定数字化处理场所，筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理，扫描设备完善，数字化处理软件齐备，并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案，需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序，并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏，以保障扫描过程顺利、有效的进行。

　　2、档案扫描

　　档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　3、图像处理

　　（1）图像数据质量检验：

　　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见

　　（2）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　（3）去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　（4）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（5）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　4、图像存储

　　（1）存储格式：批量扫描后形成的图像文件在存储时一般应进行压缩。图像压缩指消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF（G4）、JPEG等压缩格式。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

　　（2）图像文件的命名：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

　　5、目录建库

　　（1）数据格式选择：目录建库选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　（2）档案著录：按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。

　　（3）目录数据质量检查：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　6、数据挂接

　　数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。

　　7、档案还原装订

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。档案装订分为整卷装订和按件装订两种。通常采用三孔一线方法装订；文件很薄时，也可采用缝纫机扎线装订，但线脚不宜过密，以免出现折断档案现象。

　　8、数据验收

　　项目验收是档案数字化加工中，用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查，以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下，项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程，以确保符合所需标准。

　　9、数据移交

　　可以通过各种不同的存储技术来实现，例如：硬盘驱动器、网络连接的存储设备或云服务器等。所使用的具体技术将取决于传输图像的数量，以及相关档案管理部门的要求。这样就可以确保数字档案被妥善存储和保护，并可供将来访问和使用。

　　通过数字化加工扫描，传统纸质档案得以转化为便于存储、管理和利用的电子形式，大大提升了档案管理的效率和可靠性。电子档案不仅节省了空间，减少了档案管理的成本，还能通过电子检索和数据分析等技术手段，实现更快速、更精准的信息查找和利用。

　　档案数字化常见扫描仪设备

　　在当今数字化时代，档案数字化已成为许多组织和机构管理和保存重要文件的重要方式之一。为了有效地进行档案数字化，选择适合需求的扫描仪设备至关重要。

　　1.档案纸张不太好，比较薄、易破损，或者扫描量较少，选择平板扫描仪。

　　平板扫描仪（flatbed scanner），又称平台式扫描仪、台式扫描仪，是指由CCD或CIS等光学器件来完成扫描工作的扫描设备。扫描时需要掀开扫描仪的盖子，档案资料平铺透光玻璃上再盖上盖子，镜头在透光玻璃下左右移动，达到扫描成像目的。

　　普通企业日常办公用的较多的扫描仪就是平板扫描仪，它能够对A4、A3纸张进行扫描，是常用的办公小助手。

　　2.如果档案纸张可以拆订，质量相对较好，没有太多褶皱，没有粘贴票据，且扫描量相对较大的项目，可以选择馈纸式扫描仪。

　　馈纸式扫描仪（sheetfed scanner）俗称高速扫描仪，将单张的整齐的纸张放到馈纸处，扫描仪会自动一页一页的将纸张进行扫描。

　　相对来说，高速扫描仪，效率高，速度快，扫描的图片质量好，但成本相对较高。

　　3.在扫描的档案中，有些难以拆卷或者不允许拆卷的情况，这个时候零边距扫描仪可以派上用场了。

　　零边距扫描仪可以不用拆卷就能够对档案进行扫描，在扫描装订成册的对象时，纸张不必紧贴玻璃面板，并且扫描后的图像能够做到不变形，不失真。

　　4.如果须对工程类的档案或者大型图纸进行加工，可以选择大幅面扫描仪。

　　大幅面扫描仪能够对A0、A1这类的大型图纸进行扫描，保持图像的完整性。

　　5.如果档案纸张粘贴有票据，或者项目有一些特殊要求，可以选择高拍仪。

　　高拍仪（high-speed photographic apparatus）可以通过拍照的方式，对图像画面进行扫描。高拍仪具有OCR文字识别功能，可以将扫描的图片识别转换成可编辑的word文档。

　　6.对于已经装订成册，不方便拆订的书籍、卷宗等，可以选择非接触式扫描仪。

　　非接触式扫描仪也称为书刊扫描仪，它通常指扫描元件与被扫描物品不进行直接接触，被扫描的书籍、档案、卷宗等摆放在置物台上，线性CCD的扫描方式对图像进行采集。

　　非接触式扫描仪具有OCR文字识别功能，是专门为书籍、档案、账本、卷宗这种已经装订成册，不方便拆订的纸张而设计的一种特殊结构的扫描仪。

　　总之，选择合适的档案数字化扫描仪设备对于保护和管理重要文件至关重要。不同的设备有各自的优势和适用场景，因此在选择时需要根据具体的需求和预算来权衡各种因素。通过选择适合的设备，组织和机构能够更高效地进行档案数字化工作，提升工作效率和文档管理的质量。

　　档案数字化加工扫描注意事项

　　在今天数字化时代的背景下，档案数字化加工扫描已经成为许多机构和组织重要的工作内容之一。这不仅有助于提高档案管理的效率和安全性，还能够保护和保存珍贵的历史文化遗产。然而，进行档案数字化加工扫描时需要特别注意一些关键事项，以确保过程顺利、高效，并且符合相关的法律和标准要求。

　　1.选择合适的扫描设备和技术

　　确保选择的设备能够适应不同类型档案的扫描需求，包括纸质文件、照片、薄膜等。

　　技术要先进可靠，能够保证高质量的扫描结果，同时注意设备的兼容性和稳定性。

　　2.制定详细的数字化加工计划

　　在开始数字化之前，制定详细的计划和流程，包括扫描顺序、文件命名规范、文件格式选择等。

　　确保计划考虑到不同类型档案的特殊性，例如保护文件完整性和隐私等问题。

　　3.严格控制环境条件

　　确保扫描环境干净、整洁，避免灰尘和光线干扰扫描质量。

　　控制温湿度，特别是对于古老和易损档案，避免其受潮或受热影响。

　　4.注意文件处理和操作技巧

　　在操作过程中要小心翼翼，避免损坏文件或照片，尤其是对于易碎和老化严重的档案。

　　使用专业工具和手套，避免直接接触文件表面，防止留下指纹或油渍。

　　5.数据安全和备份策略

　　确保在数字化过程中对数据进行安全保护，避免数据泄露或丢失。

　　建立有效的数据备份策略，确保即使出现意外情况，也能迅速恢复数据。

　　总之，档案数字化加工扫描是一项复杂而重要的工作，正确的操作和严格的注意事项能够有效保障档案的完整性和安全性，同时提高档案管理的效率和可访问性。在进行这项工作时，机构和个人都应该以最高标准对待，以确保数字化过程顺利进行，并达到长期保存和利用档案的最佳效果。

　　档案数字化加工扫描意义

　　在数字化时代，档案数字化加工与扫描技术正日益成为管理和保护重要信息的关键手段。无论是政府部门、企业机构还是个人档案，数字化加工扫描不仅提升了信息存储和访问效率，还为文化遗产的保护和研究提供了新的可能性。

　　1.提升信息存储效率：

　　档案数字化加工将大量纸质文件转换为数字格式，节省了大量的存储空间。

　　数字化档案可以通过云存储和数据库管理系统进行组织和管理，使得信息检索更加高效快捷。

　　2.方便信息访问与共享：

　　数字化档案可以通过网络远程访问，实现了全球范围内的信息共享。

　　便捷的检索和查找功能使得用户能够快速获取所需信息，提升了工作效率和决策准确性。

　　3.提高信息安全性与长期保存能力：

　　数字化档案可以设定不同级别的访问权限，确保敏感信息不被未授权人员访问。

　　采用数字化技术进行备份和存档，增强了信息长期保存的稳定性和可靠性，减少了损失和灾难恢复成本。

　　4.促进文化遗产保护与研究：

　　数字化档案使得历史文献、文化遗产等珍贵资源得以广泛保存和传播。

　　研究人员可以通过数字化档案进行跨领域、跨地域的研究合作，推动知识的创新和发展。

　　综上所述，档案数字化加工与扫描技术不仅提升了信息管理的效率和安全性，还促进了文化遗产的保护和研究。因此，积极推动档案的数字化加工和扫描工作，对于现代社会的信息化进程具有重要意义。